Les processus comptables manuels : le fléau des décideurs financiers

Alors que la pandémie a accéléré la digitalisation des entreprises, une majorité d’entre elles dépendent encore fortement des processus manuels.

Une nouvelle enquête mondiale réalisée auprès de 1000 décideurs financiers et comptables1 confirme que la dépendance persistante aux processus manuels engendre encore de nombreux risques.

Une entreprise sur cinq (20 %) utilise encore des tableurs Excel pour la gestion de la comptabilité fournisseurs. Seules 18 % d’entre elles ont adopté une solution d’automatisation complète, de la demande d’achat jusqu’au paiement des factures fournisseurs.

Autre fléau mis en évidence par cette enquête, les délais de validation de factures pouvant atteindre une journée ou plus (17%), dépassant les 7 jours pour 6% d'entre elles.

On imagine facilement les impacts néfastes sur la gestion de la relation fournisseurs tels que les retards de paiement (37%), la dégradation de la relation fournisseurs (31%) constituant les deux risques majeurs identifiés.

Les processus comptables manuels : quels impacts ?

Les processus manuels de traitement des factures continuent d’engendrer de nombreux problèmes pour les entreprises : erreurs de saisie (pour 31% des décideurs financiers), retards de paiements (pour 29% d’entre eux) et lenteur des processus (35%).
Ces processus s’apparentent à un parcours du combattant : saisie manuelle des factures qui doivent ensuite être transmises aux personnes concernées pour approbation et paiement, entraînant non seulement des retards, mais également un risque d'erreurs, en particulier au sein des organisations multisites.
Les retards de paiement (29 %) figurent également en tête de liste des problèmes liés aux processus manuels – pouvant entraîner des pénalités de retards,  des amendes, et affecter également la réputation de l’entreprise (name & shame).
Les retards de paiement sont depuis longtemps reconnus comme potentiellement dévastateurs pour les entreprises, avec des centaines de milliers d'entreprises menacées d'insolvabilité chaque année.
La gestion de la relation fournisseurs représente aujourd’hui le sujet de préoccupation numéro 1 pour 79% des décideurs Rien d’étonnant lorsqu’on sait que les processus achats pèsent 60% du chiffre d’affaires des entreprises. D’un côté, cela met en lumière le considérable gisement d’économies que recèle l’optimisation de cette fonction. De l’autre, il souligne l’influence prépondérante des fournisseurs dans la performance des entreprises.

L’automatisation redonne confiance aux entreprises

L’intégration de solutions numériques, telles que l’automatisation du traitement des factures, contribue à restaurer le niveau de confiance des entreprises quant à leur capacité à s’adapter à la crise sanitaire et à ses conséquences à moyen et long terme.

Ainsi, les entreprises qui ont implémenté des solutions de traitement automatisé des factures pendant la pandémie anticipent une reprise plus rapide de leurs activités, 31% d’entre elles prévoyant une reprise dans les six mois, contre seulement 23% de celles qui n’en disposent pas.

De même, parmi les entreprises prêtes à adopter la facture électronique, 31% espèrent une reprise dans les six mois, contre 22% pour l’ensemble des entreprises interrogées.

On peut en déduire que plus le niveau d’automatisation et d’outils numériques dans les domaines de la finance et de la comptabilité est élevé, plus les entreprises ont confiance dans leur capacité à faire face à des perturbations imprévues.

Au-delà de la transformation numérique

Bien que la Covid-19 ait accéléré la transformation digitale, les résultats de ce baromètre mettent en évidence le fait que la fonction finance doit encore progresser en matière de dématérialisation et d’automatisation.
Les directions financières ne doivent pas se limiter à la digitalisation des documents et des processus, mais les automatiser, si possible de bout en bout pour capitaliser sur tous les bénéfices.
Elles ont désormais la possibilité d’améliorer leur contrôle de gestion et soutenir leur croissance, grâce à une meilleure visibilité et à une analyse détaillées de leurs données financières.
Mais elles ont besoin de solutions sécurisées et intuitives d’automatisation, s’intégrant aux solutions logicielles existantes (en particulier les ERP) et qui offrent la possibilité d’extraire et d’analyser les données en temps réel. Elles doivent agir maintenant, en s’appuyant sur les nouvelles technologies numériques, de type cloud et SaaS, et privilégier l’automatisation des processus de comptabilité fournisseurs.