Dans le cas des entreprises qui fournissent le secteur public, et qui doivent emprunter le portail Chorus Pro, la facture électronique est déjà une obligation. Pour les autres, elle ne va pas tarder à le devenir. Prochainement, toutes les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur taille, devront y recourir. L'obligation de réception des factures électroniques prendra effet à l'entrée en vigueur de la réforme, tandis que l'obligation d'émettre ces factures s'échelonnera en fonction de leur taille.

Pour se préparer à ce changement majeur, mais loin d'être insurmontable, voici en cinq questions l'essentiel à retenir au sujet de la facture électronique.

La facture électronique, qu'est-ce que c'est ?

La facture électronique est une notion clairement encadrée par les droits français et européen. En application du VI de l'article 289 du Code Général des Impôts, elle se définit tout d'abord comme une « facture ou un flux de factures créé, transmis, reçu et archivé sous forme électronique, quelle qu'elle soit. »

Elle se définit ensuite par son contenu (des informations et des mentions obligatoires) et son contenant (un fichier numérique). En ce qui concerne le contenu, aucun changement par rapport aux factures papier usuelles : on doit y retrouver la date, les identités du vendeur et de l'acheteur, les prix HT et TTC, etc. Quant au contenant, il peut prendre plusieurs formes : soit un fichier structuré respectant les normes d'échanges de données informatisés (EDI) reconnues par l'administration fiscale ; soit un fichier non structuré et non modifiable (généralement PDF) ; soit un fichier mixte incorporant des données structurées (directement exploitables par la machine) dans un document non structuré (plus lisible pour un humain). Le standard franco-allemand Factur-X, associant XML et PDF, en constitue un bon exemple.

Quelles sont les obligations actuelles ?

Pour pouvoir satisfaire aux contrôles de l'administration ou utiliser les factures comme éléments de preuves pour faire valoir leurs droits, clients et fournisseurs ont l'obligation de garantir durablement l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité des factures. Pour cela, trois possibilités.

Premièrement, mettre en place un protocole EDI sécurisé. Deuxièmement, signer électroniquement les fichiers non structurés ou mixtes. Troisièmement, en l'absence de signature électronique, mettre en place une piste d'audit fiable (PAF) qui permette de démontrer la réalité de l'opération économique facturée. La PAF est une obligation de résultat ; à charge pour l'entreprise de mettre en place les moyens adaptés à leur activité. Enfin, le système d'archivage dans lequel seront conversées les factures devra lui-même être capable de garantir les trois caractéristiques clés d'intégrité, d'authenticité et de lisibilité tout au long de la durée légale de conservation (six ans pour le fisc bien qu'il soit obligatoire d'aller jusqu'à 10 ans pour couvrir les durées prévues au code de commerce ainsi que les éventuels contentieux).

Quels avantages pour mon entreprise ?

Avec la mise en place de l'obligation de la Facturation Electronique pour les transactions B2B des entreprises françaises assujetties à la TVA, le gouvernement français étend cette réforme au secteur privé. Les principaux objectifs de cette démarche sont les suivants :

Combattre la fraude à la TVA, qui représente environ 7% des recettes de l'État. En d'autres termes, l'État subit une perte de revenus de 15 à 20 milliards d'euros chaque année.
Simplifier le processus de déclaration en permettant un préremplissage similaire à celui des impôts sur les revenus des particuliers.
Favoriser la compétitivité des entreprises en réduisant la charge administrative liée à la gestion de la facturation de la TVA et en luttant contre les retards de paiement, qui sont un problème quotidien pour les services de comptabilité et de finances.
Améliorer la connaissance de l'activité économique grâce à la Facturation Electronique, qui permet d'avoir une vue complète et en temps réel des transactions. Cela ouvre la possibilité d'une gestion économique plus réactive et précise.

Témoignage

En 2022, Laura Castelli, vice-ministre de l'Économie et des Finances en Italie, a donné son opinion sur les résultats de la mise en œuvre de la réforme de la Facturation Électronique dans son pays, où l'Italie est considérée comme un précurseur dans ce domaine.

« La Facture Électronique est un outil très complexe mais très utile. (...) Il nous a aidés à réduire de 20 % la fraude à la TVA, à collecter des ressources qui nous ont permis d’améliorer nos politiques financières (...), et, pendant la pandémie, nous avons pu comprendre quelles entreprises il fallait aider, et qui au contraire tirait son épingle du jeu. Nous avons aussi étendu la Facturation Électronique aux petites entreprises avec succès. Ce sont elles-mêmes qui nous l’ont demandée car elles se sont rendu compte des bienfaits qu’elles en tiraient. »

En prenant compte des avantages constatés dans ce pays voisin, il est fortement bénéfique pour l'État et les entreprises françaises de collaborer étroitement afin de réaliser une transition en douceur !

Zoom sur les avantages exclusifs pour les entreprises

En plus des avantages mentionnés précédemment, qui sont les principales motivations de l'État, les entreprises tireront de multiples avantages de la réforme de la facturation électronique.

Les processus seront fluides, l'efficacité accrue, ainsi que la sécurité, la traçabilité et l'archivage seront optimisés. De plus, pour être conformes, les entreprises devront adopter de nouvelles solutions technologiques qui vont dans le sens de la nécessité de transformation numérique des entreprises pour rester compétitives face à une concurrence accrue.

Les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée seront supprimées pour les collaborateurs. Les collaborateurs des services de comptabilité et financiers des entreprises assisteront à un enrichissement des tâches et à une augmentation du temps de travail alloué à des tâches à forte valeur ajoutée. En effet, les tâches fastidieuses telles que la saisie de données seront automatisées, ce qui permettra aux collaborateurs de se diriger vers une évolution de leur profession, axée davantage sur l'analyse et le conseil stratégique de la direction de l'entreprise. Une opportunité pour les collaborateurs, plus stimulés dans leurs tâches quotidiennes, mais aussi pour l'entreprise, qui bénéficiera d'une prise de décision éclairée et facilitée.

La relation avec les fournisseurs sera simplifiée et pacifiée. La mise en place de la facturation électronique permettra aux collaborateurs des services de comptabilité et financiers de respecter les délais de paiement grâce à l'élimination des processus manuels fastidieux, tout en réduisant considérablement le nombre d'erreurs liées au traitement des données par les humains. Les fournisseurs seront donc payés en temps et en heure, et recevront le montant correct.

Les échanges avec l'administration fiscale seront plus transparents et le suivi du processus de facturation sera facilité.

Quelles sont les prochaines étapes ?

Depuis plusieurs années, il est obligatoire d'émettre et de recevoir des factures électroniques dans le cadre des transactions entre entreprises et le gouvernement (B2G). Cette réforme sera étendue aux transactions dans le secteur privé, c'est-à-dire aux transactions entre entreprises (B2B) et entre entreprises et consommateurs (B2C), et sera entièrement en vigueur prochainement. Toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA devront alors obligatoirement recevoir des factures électroniques.

Quant à l'obligation d'émettre des factures électroniques, elle sera mise en place à des moments différents selon la taille des entreprises :

Pour commencer, pour les grandes entreprises.
Ensuite, pour les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI).
Et enfin, pour les Petites et Moyennes Entreprises (PME), les Très Petites Entreprises (TPE) et les microentreprises.

Veuillez noter que la taille de l'entreprise sera déterminée en fonction de critères tels que le nombre d'employés, le chiffre d'affaires ou le total du bilan. Cette évaluation sera basée sur le dernier exercice clos avant le 30 juin 2023.

De quels outils dois-je m'équiper ?

Au-delà des critères de sélection fondamentaux tels que, le niveau d'automatisation, l'interopérabilité, la simplicité d'utilisation ou encore le coût, la solution choisie devra être capable à la fois de capturer et automatiser 100% des factures reçues, quel que soit le format, garantir leur mise en conformité avec les règlementations en vigueur (PAF, copie fiable, archivage légal, etc.) tout en préparant le passage à la facturation électronique, de façon simple, rapide et fluide.

Les entreprises seront tenues de respecter l'obligation d'émettre et de recevoir des factures électroniques. Par conséquent, elles ne pourront plus échanger directement des factures entre elles. Elles devront plutôt passer par une plateforme de dématérialisation. Les entreprises devront alors choisir entre utiliser le Portail Public de Facturation (PPF), une plateforme de dématérialisation publique gratuite proposée par l'État français, ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), une plateforme de dématérialisation privée agréée par l'État.

Le PPF et les PDP seront les seules plateformes autorisées à transmettre les factures entre les entreprises. Par conséquent, les entreprises devront déposer leurs factures sur l'une de ces plateformes, qui se chargera ensuite de les transmettre à la plateforme choisie par l'entreprise destinataire.

Le Portail Public de Facturation (PPF) est un outil gratuit proposé par l'État français aux entreprises. Grâce au PPF, les entreprises pourront créer ou déposer leurs factures de vente, extraire les informations nécessaires et transmettre le document à la plateforme choisie par le client. Le PPF permettra également de transmettre les rapports électroniques à l'administration fiscale. Ce portail autorisera uniquement l'émission et la réception de factures entre les assujettis à la TVA en France, c'est-à-dire les entreprises établies sur le territoire français. Il offrira un service minimal et acceptera uniquement les formats standard de la Facture Electronique, avec une tolérance pour le dépôt de factures au format PDF simple jusqu'au 31 décembre 2027.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) seront mises en place pour soulager la charge du PPF. Ce seront des opérateurs développés par des acteurs privés, qui seront immatriculés par l'État. Cette immatriculation signifie qu'elles seront les seules plateformes, avec le Portail Public de Facturation, autorisées à transmettre les factures à leurs destinataires et à envoyer les données de facturation, de transactions et de paiement à l'administration fiscale via le PPF.

Les acteurs souhaitant devenir PDP devront démontrer leur conformité à des exigences de sécurité très strictes lors d'un audit, telles que définies par les réglementations du décret 2022-1299 et son arrêté d'octobre 2022 (certification ISO 27001, hébergement en SecNumCloud, conservation des données dans l'Union Européenne, sécurisation de l'accès des utilisateurs, traçabilité des actions, etc.). Les plateformes de dématérialisation partenaires qui réussissent l'audit seront immatriculées par l'État pour une période de trois ans renouvelables.

Les PDP pourront offrir plus de fonctionnalités à valeur ajoutée pour les entreprises que le PPF, telles que le paiement des fournisseurs, la génération des écritures comptables et le suivi des créances clients.

Les opérateurs de dématérialisation (OD) sont des acteurs qui ne peuvent pas être immatriculés par l'administration fiscale. Ils fourniront des services de dématérialisation des factures, mais ne pourront pas émettre directement des factures aux destinataires. Ils ne pourront le faire qu'à travers le PPF ou une PDP. Par conséquent, ils auront uniquement un rôle d'intermédiaire technique.

Manque de prévoyance de la réforme : conséquences significatives pour les entreprises

Pour certaines personnes, l'entrée en vigueur de la réforme semble encore lointain. Elles pourraient donc considérer qu'il est préférable d'attendre avant de commencer leur transition, d'autant plus que le Plan de Préparation à la Facturation Electronique (PPF) et les Prérequis de Déploiement Progressif (PDP) ne sont pas encore opérationnels. Cependant, il est essentiel pour les entreprises de démarrer leur transition dès maintenant, sinon elles s'exposent à d'importants risques :

Déconnexion des clients et des fournisseurs : La transition vers la Facturation Electronique concerne toutes les entreprises en France. Ainsi, une entreprise qui choisit d'attendre verra tous ses partenaires passer à la Facturation Electronique, ce qui pourrait compliquer les échanges de factures et les flux de paiement. Cela pourrait nuire à ses relations avec ses partenaires et, en fin de compte, détériorer son image en tant qu'entreprise fiable. En adoptant immédiatement la Facturation Electronique, l'entreprise établit une collaboration transparente, réduit les litiges et raccourcit les délais de paiement.
Pression et urgence : Anticiper la réforme permet aux entreprises de prendre du recul sur leurs besoins actuels et futurs afin de choisir la solution la plus adaptée. Cela leur permet également de faire évoluer progressivement leurs processus et de former leurs collaborateurs en conséquence.
Exposition à la fraude et à la cybercriminalité : Les fraudes et les cyberattaques sont fréquentes dans le monde des affaires, et les systèmes de facturation papier sont faciles à pirater. En optant dès maintenant pour la Facturation Electronique, les entreprises garantissent l'authenticité et l'intégrité de leurs factures, renforçant ainsi la confidentialité de leurs échanges. En attendant, elles s'exposent donc à des risques accrus.
Perte de temps, d'argent et de ressources : Selon la Direction Générale des Finances Publiques, le coût d'une Facture Électronique est inférieur à celui d'un timbre-poste, tandis que celui d'une facture papier dépasse 10 euros. Cela s'explique principalement par les gains de productivité importants grâce à l'automatisation du processus de traitement des factures, qui devient ainsi plus rapide et plus fiable. De plus, cela permet des économies matérielles telles que le papier et le stockage. Attendre pour commencer la transition vers la Facturation Electronique signifie renoncer à ces avantages et à leur réinvestissement dans d'autres domaines au sein de l'entreprise.
Frustration des collaborateurs : L'automatisation du processus de gestion des factures permet à l'entreprise d'automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, telles que la saisie de données. Ces tâches, lorsqu'elles sont effectuées manuellement par les collaborateurs sans automatisation, empiètent sur les tâches à forte valeur ajoutée qui sont plus stimulantes pour les équipes. En adoptant la Facturation Electronique, l'entreprise peut réaffecter son capital humain. Les collaborateurs pourront consacrer leur temps de travail à des missions telles que l'analyse des données et le conseil à la direction, favorisant ainsi une prise de décision plus éclairée. Les collaborateurs seront alors plus épanouis, évitant ainsi la frustration liée aux tâches automatisables et à faible valeur ajoutée. En fin de compte, cela favorisera l'attraction de nouveaux talents.
Risque de sanctions juridiques et financières : Commencer dès maintenant la transition vers la Facturation Electronique garantit d'être prêt pour les échéances réglementaires à venir, évitant ainsi le risque de non-conformité et les pénalités qui en découlent. Cela permet également de disposer de toutes les données nécessaires en cas de contrôle fiscal (archives sécurisées et accessibles, une piste d'audit fiable, etc.).

Xavier Lecaille, Associé chez Grant Thornton revient sur les définitions et les enjeux qui entourent la facture électronique :

Visionnez notre webinar replay avec Cyrille Sautereau, le Président du FNFE, Forum National de la Facture Electronique, pour connaître :

les évolutions déclenchées par l’ordonnance 2021 – 1190 du 15 septembre 2021
le modèle retenu pour la France
les futurs formats de factures acceptés comme la factur-X
les obligations pour les Plateformes de Dématérialisation Partenaires et le planning prévisionnel.