Du télétravail improvisé et congés imposés, à la réduction des effectifs et la fermeture pure et simple des entreprises, chaque fonction s'est retrouvée contrainte de changer. Les directions financières ont été particulièrement touchées en raison du rôle crucial qu'elles jouent dans cette crise.
Le premier défi des entreprises a été d'assurer la continuité des activités tout en travaillant à distance ; or le temps ne s'arrête pas et les obligations financières doivent être respectées. Plus que jamais, et surtout pendant les périodes de crise, les entreprises doivent trouver un moyen de continuer.
Le COVID-19 a sans doute été l’un des principaux moteurs de la transformation digitale, obligeant de nombreuses personnes à rechercher des solutions numériques afin de maintenir la production et les ventes. Cette crise a servi de signal d'alarme à toutes les directions financières qui n'avaient pas encore entamé leur transformation digitale.
La gestion des flux de trésorerie s'est imposée comme le deuxième grand défi des directions financières : rationaliser les processus pour réduire les coûts, gagner du temps et gagner en visibilité sur les engagements et les dépenses. Pour ce faire, la mise en œuvre des outils et technologies numériques a du s'accélérer.
Enfin, la crise a mis en évidence le rôle stratégique du DAF dans la prise de décisions. En cette période délicate, les PDG et les équipes comptent plus que jamais sur l'analyse et les conseils de leurs directions financières. La transformation digitale et l'automatisation aident les équipes financières à libérer le temps attribué aux tâches manuelles fastidieuses pour se concentrer sur un travail à plus forte valeur ajoutée, comme l'analyse des données, qui clarifie et facilite la prise de décision.
Dans quelle mesure la responsabilité du service financier a-t-elle évolué ?
Dans un contexte de ralentissement économique, les directions financières doivent être particulièrement efficaces, et se focaliser sur l'optimisation de leurs processus comptables pour gagner du temps et de l'argent. La digitalisation de ces processus aide précisément les services financiers à atteindre ces objectifs. Par exemple, les services financiers qui ont déployé des solutions cloud d'automatisation du processus purchase-to-pay ont réduit leurs coûts de 80% et divisé leur temps traitement de factures par 2, voire 5!
La dématérialisation des factures aide également les entreprises à prévenir les risques tels que les retards de paiement des factures, les paiements erronés ou en double ou les tentatives de fraude documentaire. Yooz, la solution de dématérialisation et d’automatisation des processus Achats et Factures en mode SaaS permet aux entreprises de réduire leurs coûts d'environ 80%, le cycle de traitement des factures à quelques heures tout en évitant les risques associés à la non-conformité et à la fraude - ce qui est crucial en temps de crise où les budgets sont rigoureusement scrutés. Il est donc important d'avoir un accès rapide aux données et une visibilité sur les dépenses de l'entreprise pour mieux gérer la trésorerie. Les processus manuels ne permettent pas d'avoir accès à ces données.
En termes simples, il existe deux façons principales de contribuer à la continuité des activités :
- en permettant aux fournisseurs d'être payés rapidement,
- en offrant une meilleure traçabilité et fiabilité des processus, et une vision instantanée des engagements sur l’ensemble des opérations.
Quel rôle jouent les technologies dans la gestion des crises et la continuité de l'activité ?
Les technologies ont permis aux entreprises de passer au télétravail du jour au lendemain. Nous pouvons affirmer que le Covid-19 est la preuve de concept de la technologie cloud, notamment l'automatisation des processus fournisseurs et un appel à l'action pour les services financiers qui ne disposaient pas d'un plan de continuité des activités incluant les technologies numériques.
De plus, nous prévoyons que les entreprises qui ont été partiellement ou fortement touchées par cette crise, voudront contrôler et réduire encore plus leurs coûts internes. Dans les mois à venir, la réduction des coûts et la lutte contre la fraude sur les factures deviendront essentielles.
Un sage a dit un jour: "la vie, ce n'est pas d'attendre que l'orage passe, c'est d'apprendre à danser sous la pluie". Cela décrit parfaitement l'état d'esprit actuel des décideurs financiers qui ont rapidement réalisé, s'ils ne le savaient pas déjà, que la transformation digitale n'est pas seulement essentielle, elle est inévitable.
Vous souhaitez aller plus loin et découvrir les solutions qui permettent de continuer à assurer l'activité de façon efficace ?
