Assurer la continuité de service avec la dématérialisation de factures

Durant cette période difficile exceptionnelle que nous connaissons, nous souhaitons poursuivre la mission de Yooz et continuer à aider les professionnels de la comptabilité fournisseurs, finance et achats qui en ont besoin. Le temps ne suspend malheureusement pas son vol. Le calendrier avance inexorablement vers la fin du mois, les clients et les fournisseurs s’impatientent et il faut bien s’acquitter de ses obligations, tout particulièrement en matière de comptabilité. Face à la nécessité d’assurer quoi qu’il arrive la continuité du service comptable, une solution est de s’appuyer sur des outils les plus ergonomiques et les plus intuitifs possibles.

En y retrouvant des logiques d’usage proches des applications usuelles, les collaborateurs pourront plus facilement prendre connaissance des dossiers en cours, être alertée des urgences à traiter en priorité, être guidés et assistée dans l’exécution des tâches et, en définitive, être opérationnels dès le premier jour. La dématérialisation permet à un novice de retrouver facilement et immédiatement les pièces nécessaires, sans avoir à se familiariser avec un obscur système de classement papier. Avec une formation technique réduite au minimum, la passation peut dès lors se focaliser sur les aspects métiers, comme les règles maison ou la politique vis-à-vis des fournisseurs clés. Non seulement la montée en compétences est accélérée, mais elle n’affecte pas la qualité, l’efficacité et la sécurité du travail.

En définitive, se doter d’une solution de dématérialisation simple d’utilisation est non seulement un facteur de productivité pour le service comptable, mais aussi une mesure de précaution face à certains inévitables aléas.

L’ensemble des collaborateurs peuvent ainsi travailler normalement, tout en étant à distance, et assurer ainsi leurs missions comptables ou financières de manière nominale :

• Créer et valider des demandes d’achat puis émettre une commande fournisseur électronique.
• Recevoir des factures sous forme électronique (mail par exemple), qui seront reconnues automatiquement pour générer automatiquement l’écriture comptable (voir analytique) qui sera comptabilisée par votre logiciel comptable ou ERP,
• Obtenir le Bon A Payer via les fonctions de validation sur PC, mobile, tablette.