La majorité des cabinets s’interrogent sur la manière de s’adapter à la future règlementation de la Facturation Electronique et de transformer cette contrainte en opportunité.
Dès maintenant, Yooz, acteur pionnier de l’innovation en termes de dématérialisation des factures et d’automatisation des factures électroniques, aide les cabinets d’expertise-comptable à anticiper la réforme sereinement et à confirmer leur rôle de conseil et de gestionnaire au centre des flux de leurs clients.
Le portail collaboratif Yooz
La solution Yooz se présente sous la forme d’un portail collaboratif temps réel d’émission et de réception de factures. Ce portail, permettant aussi la consultation et le suivi du cycle de vie des factures, sera disponible en 2023 pour les clients des cabinets d’expertise-comptable qui sont déjà utilisateurs de Yooz sans aucune migration, soit bien avant la première échéance de la réforme du 1er juillet 2024.
A partir du 1er juillet 2024, ce portail sera la fondation de la PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) de Yooz et permettra donc d’émettre et recevoir les factures en toute conformité, de suivre leur statut et de transmettre leurs flux d’e-invoicing et e-reporting vers le Portail Public de Facturation qui fera le relais avec l’administration fiscale. Pour rappel, les PDP seront un maillon clé de l’économie française dans le cadre de la nouvelle réforme Facturation Electronique, puisqu’elles seront immatriculées par l’Etat sur la base d’un audit strict. Une PDP sera en mesure de transmettre directement des factures électroniques aux destinataires et au portail public de facturation, et sera dans l’obligation de gérer les statuts officiels du cycle de vie des factures. En plus des contrôles de conformité que les PDP devront faire sur les factures et les données avant transmission, elles devront transmettre les flux de e-invoicing et e-reporting selon la fréquence imposée par le législateur (à la facture pour le e-invoicing, et selon le régime de TVA applicable pour le e-reporting).
Le portail collaboratif Facturation Electronique de Yooz se présente sous la forme d’une fonctionnalité supplémentaire activée simplement dans l’application Yooz actuelle, et permet aux experts-comptables d’inviter au préalable leurs clients à le rejoindre. Les clients seront ensuite eux-mêmes en mesure d’inviter leurs propres clients et fournisseurs à rejoindre le portail.
L’expert-comptable peut également accéder à la vision portail pour chacun de ses clients, afin d’être en mesure de l’accompagner et le conseiller au mieux dans la gestion de son activité. Cela représente un gisement additionnel de services à valeur ajoutée pour le cabinet.
Les fonctionnalités du portail collaboratif
Les clients de l’expert-comptable auront accès à plusieurs fonctionnalités :
Tableau de bord
Le portail collaboratif Yooz inclut un tableau de bord d’une sélection d’indicateurs clés majeurs, qui permettent de piloter de façon simple et agile l’activité d’émission et de réception de factures (notamment les volumes, les montants correspondants et leur distribution mois par mois, les top 10 de ses clients et fournisseurs).
Emission de factures
Un espace dédié permet d’émettre des factures de vente de différentes manières :
- Une première option consiste à intégrer les factures créées par un outil de facturation existant type ERP ou CRM. Cela donne la possibilité d’importer automatiquement les factures de vente dans Yooz qui les convertit au format Factur-X, UBL ou CII (formats socles de la réforme).
- La deuxième option consiste à déposer un document de type bureautique. Si un fournisseur a l’habitude de créer ses factures clients sur sa suite bureautique (Word, Excel, PDF ou autre), Yooz lui permet de simplement déposer sa facture une fois créée.
- Une troisième option permettra de créer une facture de A à Z.
Une fois que la facture est importée, les technologies Yooz basées sur les meilleurs algorithmes d’Intelligence Artificielle du marché extraient automatiquement 100% des données. Au cours de l’extraction, le système détecte instantanément le client destinataire de la facture à envoyer. Cette dernière, ainsi que ses données associées apparaissent automatiquement pour visualisation dans une interface intuitive. Le fournisseur peut également ajouter des données personnalisées comme le code analytique par exemple, ou bien encore attacher une pièce jointe comme un devis ou un bon de livraison.
Dès que tous ces éléments obligatoires sont revus, la facture peut être validée, convertie par Yooz aux formats officiels attendus et envoyée dans l’application Yooz du client final s’il est déjà utilisateur, ou par e-mail dans le cas contraire. A noter que dès le 1er juillet 2024, Yooz déposera les factures soit sur le PPF, soit directement sur une PDP selon le choix du destinataire.
Réception des factures
Dès que le fournisseur a validé et envoyé sa facture client depuis son portail Yooz, elle devient alors disponible au format Factur-X dans le portail Yooz de son client en tant que facture d’achat. Ce dernier peut alors la visualiser et effectuer les vérifications qu’il souhaite avant de l’accepter. Accepter une facture (ou la refuser) devient une action obligatoire attendue dans le cadre de la réforme Facturation Electronique. Yooz a d’ores et déjà intégré cette notion pour permettre à ses utilisateurs d’être prêts avant l’heure.
Cette étape d’acceptation règlementaire obligatoire ne constitue pas une validation métier. Elle peut être complétée par une validation métier beaucoup plus riche intégrant des étapes potentielles d’enrichissement comptable et analytique. Cette fonctionnalité de workflow est disponible dans la Yooz Business Edition, depuis la demande d’achat jusqu’à l’export de paiement, en passant par la validation de factures. Cette édition peut être proposée aux clients finaux des experts-comptables.
Chat collaboratif
Au sein de son portail collaboratif Yooz, le client de l’expert-comptable sera en mesure d’engager une conversation via chat avec différentes parties prenantes, par exemple pour résoudre un litige. Il pourra laisser un message à son client, son fournisseur ou à son cabinet d’expertise comptable et tagger des individus pour faire avancer la situation, d’où l’intérêt d’inviter ses partenaires commerciaux à rejoindre l’écosystème Yooz.
Les avantages pour l'expert-comptable
Le portail collaboratif Yooz, qui sera mis à disposition des clients d’experts-comptables déjà utilisateurs de la solution, offrira un avantage considérable pour les experts-comptables eux-mêmes.
Il permettra à tous leurs clients d’être conformes et d’anticiper la réforme de manière sereine via une seule et unique plateforme que certaines entreprises connaissent déjà si leur expert-comptable l’a déjà ouverte à la collaboration. L’expert-comptable n’aura pas à se soucier d’être tributaire des choix hétérogènes de plateformes que pourraient faire ses clients. Avec le portail collaboratif de Yooz, il est assuré d’être au centre des flux de ses clients puisqu’il verra dans son application Yooz Expert, tous les flux, qu’ils soient des factures de vente ou des factures d’achat de tous ses dossiers existants.
Il rentabilise aussi son investissement dans Yooz Expert Edition en transformant une application d’automatisation de la production comptable en une plateforme d’échanges commerciaux opérés par le cabinet.
L’expert-comptable ou le collaborateur n’aura plus qu’à traiter les factures comme il le fait aujourd’hui, en continuant à bénéficier des fonctionnalités actuelles de Yooz Expert Edition. A noter que les cabinets ayant souscrit à la fonctionnalité add-on Payment Yooz, peuvent aussi assurer le paiement des factures fournisseurs pour le compte de leurs clients qui leur ont donné délégation.
Ce qu'il faut retenir
La future réglementation Facturation Electronique 2024-2026 et les différentes fonctionnalités du futur portail Facturation Electronique de Yooz à destination des experts-comptables et de leurs clients, positionnent concrètement les cabinets au centre des flux et des échanges commerciaux au sein d’une plateforme communautaire et collaborative, apte à fluidifier d’éventuels litiges.
Cette vision de plateforme collaborative constitue aussi et surtout un formidable argument d’attractivité commerciale pour tout cabinet. Yooz poursuit ainsi sa stratégie de collaboration sur Yooz Expert Edition en transformant un outil d’automatisation de la production comptable en un écosystème pour les échanges commerciaux.
La solution sera nativement disponible pour les cabinets utilisateurs de Yooz Expert Edition en 2023, bien avant la mise en place des différentes étapes de la réforme Facturation Electronique qui s’étale du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026.
Elle garantira la conformité réglementaire au 1er juillet 2024 au cabinet comme à ses clients.
Cette anticipation va simplifier la vie des cabinets en permettant de devancer la réforme et de proposer une solution unique conforme à tous leurs clients, évitant ainsi d’être tributaire de leurs choix hétérogènes de PDP. Elle offre aussi et surtout aux cabinets d’expertise-comptable une opportunité unique de se positionner en tant que conseil et guide de leurs clients sur la Facturation Electronique 2024-2026.
