5àsec

Un processus de traitement 100% automatisé, de l'émission de la facture à son enregistrement dans l'ERP Navision

Lorsque 5àsec décide de souscrire à Yooz, l'entreprise souhaite également faciliter le processus côté fournisseurs. Yooz suggère la mise en place de l'add-on @Capture : grâce à cela les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures sur une adresse email dédiées afin que celles-ci soient directement capturées dans Yooz. 

Une fois les factures récupérées dans le portail fournisseur, celles-ci sont automatiquement traitées et reconnues grâce à l'OCR de Yooz. Le taux de reconnaissance des champs est de 90%, ce qui facilite le travail du comptable qui peut valider directement les écritures.

La facture part ensuite automatiquement dans le circuit de validation :

• Selon le schéma d’approbation défini, les petits montants sont automatiquement approuvés.
• Les autres factures partent chez le valideur qui décide ou non de valider la facture.
  
  

L'écriture comptable et le bon à payer sont ensuite envoyés directement dans l'ERP Navision.

Inversement, lorsqu'un nouveau compte fournisseur est créé dans Navision, ce compte se retrouve automatiquement créé dans Yooz.

Des bénéfices faisant le succès de la fusion des 4 sociétés chez 5àsec

L'entreprise se félicite de la mise en place de la solution Yooz dans une période aussi stratégique. En effet grâce à son nouvel outil, la fusion des 4 sociétés a pu se faire sans augmenter les effectifs du pôle comptable. Valérie Brunet met en lumière les principaux bénéfices que l'entreprise retire de la solution :

Simplicité d’utilisation pour toutes les parties prenantes:

• Formation de 30 minutes pour rendre toutes les équipes opérationnelles.
• Echanges avec les fournisseurs facilités.
• Outil très ergonomique.
  
  

Traçabilité et sécurité des documents

• L’archivage et l’historique permettent d’accéder aux factures très facilement.
• L’ouverture des accès lors des audits aux commissaires aux compte facilite l’exercice et permet aux comptables un vrai gain de temps !
• Elimination du risque de perte des documents.
• Possibilité de retracer la facture tout au long du processus de validation.
  
  

Gains en temps et en coûts

• Après l’acquisition des sociétés, le même service (3 personnes) continue de gérer toute la comptabilité du territoire français !
• Gain de temps sur les échanges avec les fournisseurs et les prestataires pour les audits.
  
  

Performance de l’outil

• Taux de reconnaissance de 90%.
• Mises à jour et liaison avec Navision très performantes.