Après un long travail de recherche et d’étude comparative des offres du marché pour trouver la solution répondant au mieux à leur problématique, Kartesia souscrit à Yooz. Parmi les éléments décisifs dans cette prise de décision, Marc Housieaux cite :
- Les workflows de validation.
- L’extrême simplicité d’utilisation et de paramétrage : Yooz est facile à prendre en main, l’administrateur reste maître de la solution. De cette façon il est facile de transmettre ses compétences à un nouvel arrivant dans la société, d’ajouter ou enlever un utilisateur.
- La plus grande rapidité de mise en œuvre sur le marché.
La mise en place de Yooz, un projet attendu et bien accueilli
La mise en place de Yooz fut très bien accueillie par les différentes utilisateurs, heureux de gagner en visibilité sur l’ensemble de leur comptabilité. Après une courte formation, la vingtaine de personnes amenées à utiliser Yooz étaient en mesure de manipuler l’outil sans assistance. Avant la mise en place de Yooz, toutes les factures arrivaient par e-mail avec une proposition de paiement ce qui obligeait les directeurs et valideurs à traiter un par un les documents pour les valider manuellement. Aujourd’hui Marc Housieaux peut valider rapidement plusieurs factures en même temps tout en gardant la possibilité de transférer la validation de certains documents aux Managing Partners.
Des bénéfices au-delà des attentes
L’engagement de départ, à savoir, un système de contrôle et de validation des factures digitalisé, est rempli, nous confirme Marc Housieaux : « Notre volonté était d’avoir un processus de validation des factures plus efficient, que les directeurs voient toutes les factures supérieures à un certain montant et que moi en tant que directeur financier je puisse voir l’intégralité, et puisse m’assurer que rien ne soit payé si ça n’est pas passé par ce flux-là. » Mais les bénéfices ne s’arrêtent pas là, car en plus d’un workflow de validation permettant un meilleur contrôle, la mise en place de Yooz offre aujourd’hui à Kartesia bien d’autres avantages :
- Une vision d’ensemble de toutes les factures.
- Une base de données donnant accès à la donnée source sans dépendre des comptables.
- Un outil permettant d’être conforme à la réglementation en vigueur.
- Un pilotage de la performance grâce à l’accès et l’import de l’analytique comptable depuis Yooz.
- Un temps réduit sur la fonction comptable, permettant d’allouer les ressources sur des postes à plus grande valeur ajoutée.
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