La dématérialisation des factures

La gestion des entreprises change de dimension

La dématérialisation des factures a beaucoup évolué au cours de ces dernières années et propose aujourd’hui des modèles innovants. Les organisations peuvent désormais, quels que soient les volumes de documents et factures traités et la complexité de ses processus, accéder à des fonctionnalités avancées tout en garantissant une extrême simplicité d'accès et de paramétrage.

En quoi consiste la dématérialisation de factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer tout ou partie d’un processus reposant sur des échanges de documents et factures papier par un traitement automatisé, basé sur des documents numériques. Ces documents numériques sur lesquels s’appuient les processus dématérialisés peuvent avoir plusieurs origines. Dans certains cas, les données à traiter existent déjà sous un format électronique, soit sous la forme de fichiers structurés (de type EDI, XML ou CSV, par exemple), soit sous forme de fichiers non structurés, comme des documents PDF.

Dans d’autres cas, il est nécessaire de numériser au préalable les documents et factures, en capturant le contenu de documents papier à l’aide de dispositifs de scan, de lecture automatique de document (LAD) et de reconnaissance de caractère (OCR).

La dématérialisation des factures en mode Saas (Software as a Service) permet à l’utilisateur de traiter, enregistrer et classer ses documents et factures à partir de n’importe quel ordinateur ou périphérique connecté à Internet.

La dématérialisation des factures : quelles obligations légales ?

Les évolutions règlementaires ont facilité la mise en place de la facturation électronique au sein des entreprises. En 2010, l’Etat français commence sa politique d’incitation à la transition numérique avec la Directive Européenne 2010-45 CE. Cette directive entraîne une nouvelle législation de la facture dématérialisée en proposant trois voies de facturation électronique possibles.

La voie 1 : PDF simple

Elle impose la mise en place de contrôles permanents et documentés permettant d’établir une Piste d'Audit Fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services qui en est le fondement.

La voie 2 : PDF signé

Elle impose une signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié et créée par un dispositif sécurisé de création de signature.

La voie 3 : EDI

Elle impose l’utilisation de l'échange de données informatisées (EDI) répondant aux normes prévues par le code général des impôts.

A la suite de cette directive, plusieurs dispositions ont renforcé les usages de la facture dématérialisée, notamment l’ordonnance du 26 juin 2014, qui oblige les fournisseurs des établissements publics, collectivités territoriales à recourir à la facturation électronique, via le portail Chorus. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises sont concernées par la facture électronique, plus seulement les PME les entreprises de taille intermédiaire et les grandes entreprises.

Autre avancée : le décret du 5 décembre 2016 qui stipule que « la copie fiable » peut remplacer un original. Et un arrêté du 22 mars 2017 va encore plus loin, en autorisant la production d’une copie fiable en remplacement des originaux. L’administration fiscale considère ainsi qu’une facture papier peut être scannée et devient une copie fiable. La notion de copie fiable constitue une réelle avancée. Elle doit toutefois satisfaire à trois conditions :

la facture dématérialisée doit garantir une reproduction à l’identique ;
l’archivage électronique de la facture doit être documenté, avec des contrôles internes afin de s’assurer de la disponibilité et de la lisibilité du document pendant les durées de conservation fiscale (six ans) et légale (dix ans) ;
la conservation au format PDF de la facture doit être complétée par un mécanisme de sécurité, de type empreinte numérique ou signature électronique RGS**.

Chez nos voisins européens, la législation, avec ses spécificités, converge vers la généralisation de la facture dématérialisée. Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur la facturation électronique en Belgique.

La dématérialisation pour archiver les factures électroniques : quelles obligations ?

L'archivage légal : les solutions de dématérialisation des factures doivent être capables de couvrir le cycle de vie des factures et documents jusqu’à son terme, c’est-à-dire leur archivage pour la durée légale maximale de 10 ans. Ces solutions doivent prendre en charge les factures nativement numériques ainsi que les factures papier, dont elle réalise une « copie fiable », conformément à la norme AFNOR NF Z 42-013 qui encadre l’archivage électronique.

L'obligation d'une signature électronique : afin de garantir l’intégrité des documents et des données numériques, la solution doit également intégrer notamment l’horodatage et la signature électronique par un certificat RGS**, documenter également la procédure d’archivage et les contrôles effectués (d’accès, d’intégrité, de sauvegarde, de redondance). Enfin, toutes ces opérations doivent être réalisées de la façon la plus fluide et la plus ergonomique possible, dans la droite continuité du processus de traitement des factures, pour que l’archivage légal des factures fournisseurs soit une sécurité sans être une charge.

Rappelons aussi que l’enjeu de la fiabilité de la piste d’audit est important. Tout manquement permettrait à l’administration fiscale de considérer que les factures fournisseurs émises ou reçues par les entreprises ne présentent pas les caractères essentiels pour justifier de la TVA déductible et/ou collectée : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité.

Pourquoi dématérialiser ses factures ?

Plusieurs études ont mis en avant les difficultés rencontrées par les services comptables des entreprises dont le processus de traitement factures n’est pas dématérialisé : coûts de traitement significatifs, manque de visibilité, pertes de documents, erreurs de paiement factures, manque de traçabilité, absence de piste d’audit fiable…

La réponse à la question "pourquoi se lancer avec une solution de dématérialisation de factures" est évidente : en effet le coût de traitement manuel d’une facture papier varierait entre 9.4 et 20,8 € et le coût de stockage d’une facture serait estimé à 3,25 € ! Quant aux factures mal classées ou perdues, les chiffres et informations restent éloquents : 110 € pour rechercher une facture et 200 € pour la reproduire. Au-delà de ces coûts directs associés au processus manuel de traitement des factures, il convient d’ajouter les coûts indirects, plus difficilement chiffrables mais tout aussi significatifs et pénalisants :

Gestion d’appel fournisseurs et des retards de paiement factures : ils représentent respectivement 41 % et 31 % du temps d’un comptable.
Pertes de factures papier : 7,5 % des factures papier gérées par une entreprise se perdent.
Manque d’intérêt de certains collaborateurs pour des tâches administratives qui pourraient être facilement automatisées…

Au regard des évolutions réglementaires, dématérialiser ses factures représente une véritable opportunité pour les entreprises.

Il est en effet utile de rappeler qu’il n’y a plus aucune différence de traitement fiscal entre une facture papier et une facture électronique : dans les deux cas, d'après le Bofip, la mise en œuvre d’une Piste d’Audit Fiable, permanente et documentée, est une condition obligatoire. Prendre la décision de dématérialiser son processus factures constitue le chemin le plus court et le plus sûr vers une PAF qui garantit la conformité réglementaire des entreprises.

En ce qui concerne les rappels et rehaussements que l’administration fiscale pourrait mettre en œuvre en cas de remise en cause de la PAF, ils diffèrent selon qu’il s’agisse de flux entrants ou sortants.

Les factures pourraient ne pas être considérées comme de véritables factures au sens de la réglementation fiscale et ainsi permettre au service vérificateur de remettre en cause la TVA déductible.

Au titre des flux sortants, faute de facture « authentique » et « fiable », une pénalité égale à 50 % du montant « facturé » (ramené le cas échéant à 5 %) pourrait être appliquée. L’exonération de certaines opérations à la TVA pourrait également être remise en cause.

Où en sont les experts-comptables ?

En première ligne de cette évolution, les experts-comptables : ils peuvent en particulier témoigner des bénéfices de la dématérialisation des factures au sein des cabinets d'expertise comptable : réduction drastique des erreurs, des retards et des litiges (et donc du temps qui leur est consacré), fiabilisation et sécurisation du processus de traitement, renforcement de la transparence et de la traçabilité des échanges, gains de productivité et amélioration du confort de travail des collaborateurs, facilité et rapidité d’accès aux documents, modernisation de l’image du cabinet en interne comme en externe…

En Belgique, l'encodage des factures est notamment considéré comme un des principaux leviers de valeur pour les fiduciaires.

Les solutions de dématérialisation des factures permettent une approche de la transformation digitale très pragmatique. Il s'agit d'un moyen d’amorçage pour l’ensemble des directions à travers 3 leviers.

Tout d’abord, économique. Elles entraînent des gains de temps et une baisse des coûts. Ensuite, un levier d’engagement: les collaborateurs s’enrichissent de tâches à valeur ajoutée. Enfin, c’est une plus grande sécurisation de l’ensemble des processus, de la data et de la conformité.

François Lacas, Directeur des Opérations Adjoint, Yooz.

Coûts et délais réduits

Mais, pour les professions comptables comme pour toutes les entreprises, l’intérêt n°1 reste bien entendu le coût des factures dématérialisées par rapport aux factures papier. On estime ainsi de 9 € à 20 € le coût du traitement manuel d’une facture.

À cela, il faut ensuite ajouter le stockage de la facture, l'archivage de la facture et, le cas échéant, sa recherche pour consultation, soit 3,25 € en moyenne en tenant compte des coûts directs du papier (temps passé, gestion, surfaces de stockage…) et indirects (pertes, retards occasionnés…).

En dématérialisant les factures, on peut réduire ces coûts de gestion de plus de 70 %. Mieux encore, on est alors en mesure d’automatiser un certain nombre de tâches et donc d’accroître encore le retour sur investissement. Au final, on peut aller jusqu’à diviser par 20 le cycle de traitement des factures !

Le cabinet Paystream Advisors compare, dans son étude, deux indicateurs de performance des services comptables selon le niveau de maturité de l’entreprise en matière de dématérialisation du processus comptable. Les "innovators" étant les entreprises ayant le plus optimisé leur processus factures en le dématérialisant et en l’automatisant.

Le temps de traitement moyen entre la réception d’une facture et son approbation : il varie de 45 jours pour les "novices" à 5 jours pour les "innovators"!

De plus, selon le même critère de comparaison, le coût de traitement d’une facture, tous supports confondus (papier et électronique), oscille entre 14,12 €, pour les «novices» et 2,22 € pour les "innovators", "top performers" du processus comptabilité fournisseur.

Le saviez-vous ?

2 500 € : c’est le coût annuel d’entretien d’une armoire pleine d’archives papier,
7,5 % des documents gérés par une entreprise se perdent,
110 € : c’est le coût moyen de recherche d’un document mal classé,
200 € : c’est le coût de reproduction d’un document perdu.

Le choix déterminant du logiciel

Mais pour maximiser ces bénéfices, la question qui se pose alors est de savoir quel logiciel de dématérialisation des factures choisir. Quatre critères doivent entrer en ligne de compte.

Le premier est fonctionnel : la solution doit couvrir l’ensemble des besoins, de la capture des documents quel que soit le format dans lequel ils arrivent (papier, PDF, EDI…) jusqu’à leur archivage sécurisé en passant par toutes les étapes du processus comptable, et proposer tout cela nativement, sans module externe ou additionnel.

Le deuxième critère est technologique : une solution moderne, ouverte, dans le cloud, permettra, d’une part, d’exploiter le potentiel des nouvelles technologies (IA, Machine Learning…) et, d’autre part, de s’interfacer aisément avec les ERP, les GED, et les systèmes de gestion et de comptabilité usuels.

Le troisième critère est pratique : la solution doit être facile à prendre en main, intuitive, agréable et bénéficier d’un support professionnel et disponible, de manière à être perçue par ses utilisateurs comme un vrai plus pour leur métier au quotidien.

Enfin, quatrième et dernier critère, le prix. La tarification de l’éditeur doit être claire, tout compris et ne réserver aucune mauvaise surprise. Là encore, le cloud est souvent le plus intéressant car son modèle par abonnement permet de ne payer que pour ce que l’on utilise vraiment, sans risquer d’être prisonnier d’un contrat à long terme.

Il est évident que pour optimiser le traitement de factures fournisseurs, amorcer un projet de dématérialisation s'impose.

Comment mettre en place son projet de dématérialisation de factures ?

Comment s’y prendre pour mettre en place son projet de dématérialisation de factures et obtenir à coup sûr les bénéfices escomptés ? La priorité est de bien comprendre comment travaillent les métiers qui utiliseront la solution (achats, comptabilité, contrôle de gestion…) et ce qu’ils en attendent. Bien plus qu’une simple transposition de leurs façons de faire dans un logiciel, la dématérialisation des documents administratifs doit leur permettre d’en pallier les limites : tâches redondantes, ressaisies chronophages et sources d’erreur, confusions dans les rôles et les responsabilités, risques et lacunes du processus…

Concevoir la solution avec les utilisateurs, c’est se donner toutes les chances de leur apporter un outil qui leur conviendra et qu’ils adopteront. Pour autant que l’on ait choisi un logiciel adapté et suffisamment souple, le paramétrage, le déploiement et la prise en main s’en trouvent considérablement facilités, et les premiers résultats concrets sont quasiment immédiats.

Dématérialisation des factures : quels avantages ?

En conclusion, si un mot devait résumer les avantages de la dématérialisation des factures pour les entreprises, ce serait la maîtrise. Le processus de gestion des factures, donc des dépenses, est vital pour l’entreprise. Grâce à la dématérialisation, il est placé sous contrôle tant du point de vue des risques associés (fraudes, litiges, non-conformités…) que celui de son coût intrinsèque (productivité…). Ce faisant, il devient la poutre maîtresse d’une gestion rigoureuse et transparente.

Éliminer le papier et ses désagréments est le bénéfice le plus visible d'une solution de dématérialisation des documents mais ce n’est pas le plus important. Le principal gisement de performance et d’économies tient à l’automatisation des tâches et des processus : les informations clés figurant sur les factures peuvent être identifiées et injectées dans les outils de gestion. Dès lors, il est possible de chaîner dans une même solution de dématérialisation de factures toutes les étapes du processus d’achat, de l’expression du besoin initial au paiement du fournisseur (Purchase-to-Pay) en y intégrant un système de workflow et des règles de gestion automatiques. De cette façon, on peut réduire de 2 à 5 fois la durée globale du cycle de traitement des factures, et donc les coûts associés.

Enfin, il ne fait nul doute que la dématérialisation de factures fournisseurs va intégrer la liste des prérequis pour attirer des talents lors des recrutements, au même titre qu’un poste de travail digne de ce nom, un smartphone, des conditions de travail satisfaisantes et autres avantages sociaux.

En France, mais aussi partout en Europe, les entreprises réalisent les gains significatifs de la dématérialisation des factures ! En Belgique, l'encodage comptable est reconnu comme un des principaux vecteurs de performance, à tel point que la disparition du papier se généralise à grande vitesse.

Vous souhaitez en savoir plus encore ? Découvrez les inconvénients de la dématérialisation de factures !

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