Découvrez comment EU Business School a amélioré sa gestion avec Yooz

EU Business School, école de commerce privée disposant de 3 campus en Europe et 1 digital, poursuit sa digitalisation avec Yooz.

EU Business School, école de commerce privée, choisit Yooz pour optimiser le travail des équipes comptables et achats gagnant ainsi en productivité !

EU Business School est une école de commerce privée créée en 1973 et a rejoint Omnes Education Group en 2022. L'école possède 3 campus en Europe situés à Genève, Barcelone et Munich et également 1 campus digital, ce qui représente plus de 3000 étudiants par semestre au total.

Tous les campus sont équipés de l’ERP Sage X3 pour uniformiser le traitement des 500 factures mensuelles. En savoir plus sur l'automatisation des factures avec Sage X3.

Ricardo de Oliveira, Project Manager chez EU Business School, revient sur la mise en place de Yooz sur le campus de Genève puis sur les différentes entités du groupe et ce que cela apporte aujourd’hui à ses équipes.

Situation initiale : une structure comptable complexe sur trois pays avec des outils de comptabilité différents

Initialement, EU Business School bénéficiait d'une solution comptable pour chaque département financier situé dans chacun de ses campus.

En 2021, l'école a commencé son travail d'uniformisation en intégrant Sage X3 pour tous les campus.

En 2022, l'entreprise poursuit sa digitalisation et EU Business School s'interroge sur la mise en place d'une solution de dématérialisation des factures entrantes.

Le groupe souhaite :

Centraliser l'information.
Automatiser et dématérialiser le travail des équipes.
Réduire les tâches sans plus-value de l'équipe comptable.

Yooz, répondant à tous les critères souhaités par le groupe et offrant une intégration native avec Sage X3, est sélectionnée comme solution pour l'ensemble du groupe. En savoir plus sur Yooz.

Une mise en place de Yooz simple et adaptée à chaque pays

Yooz étant disponible en français, anglais et espagnol, des formations ont pu être proposées dans chacune de ces trois langues aux campus d'EU Business School.

Suite à cette formation, la solution a été très facilement prise en main du côté des utilisateurs comme des fournisseurs pour l'envoi des factures.

Un interfaçage a été mis en place entre Yooz et Sage X3 pour une automatisation complète du process et pour s'adapter aux demandes évolutives d'EU Business School.

"Yooz est un outil très simple d'utilisation ce qui a facilité son adoption par tous. Nous sommes ravis des équipes du support, du développement qui ont su s'adapter et répondre à nos demandes." nous confie Ricardo de Oliveira, Project Manager chez EU Business School.

Afin que l'utilisation de Yooz se passe au mieux, EU Business School a informé tous ses fournisseurs et a créé 4 adresses e-mails spécifiques pour que chaque campus puisse recevoir et capturer ses propres factures.

Une fois les factures capturées, traitées et validées dans Yooz (cf. schéma ci-dessus), elles sont automatiquement envoyées vers l'ERP Sage X3 pour le traitement des informations, le postage et le paiement.

Avec Yooz, EU Business School standardise, uniformise et automatise ses processus comptables pour gagner en rapidité et efficacité

Avec Yooz, l'école privée a résolu diverses problématiques auxquelles elle était confrontée :

Traçabilité des factures : plus de perte de factures, possibilité de savoir en temps réel où se trouve la facture.
Gain de temps : factures traitées en 3 jours.
Reporting / Audit : besoin d'avoir une traçabilité sur les actions menées par les collaborateurs en interne.
Archivage : possibilité de conserver les documents. YoozProtect en projet d'implémentation. Plus d’info sur YoozProtect.
Pas d'erreur manuelle : moins de risques d'erreurs de saisie grâce au lecteur OCR.
Outil multilingue : Yooz est disponible en français, anglais et espagnol.

"Nous mettons aujourd'hui une demi-journée pour valider les factures et environ 3 jours pour tout le parcours de validation." précise M. de Oliveira.

Les enjeux de conformité de la QR Facture en Suisse

Depuis Septembre 2022, les bulletins de versements suisses sont définitivement remplacés par la QR-facture et ne peuvent plus être utilisés.

Yooz s'est adaptée en ajoutant un champ spécifique pour la Suisse, permettant à EU SA de pouvoir traiter ce nouveau format de facture pour son entité à Genève.

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