Entreprise:
Free Now
Localisations:
Europe
Secteur d’activité:
Mobilité
ERP/Logiciel comptable:
Microsoft Dynamic 365 Business Central et Sage 1000
Nombre de collaborateurs:
700 personnes
Traçabilité
Toutes les filiales savent en temps réel où se trouvent leurs factures
Simplicité
La solution se comprend par elle-même
Rapidité
Le temps passé au traitement des factures a été divisé par 3 !
Chaque équipe a ensuite suivi des ateliers pour apprendre à utiliser Yooz en fonction de son rôle dans le processus de traitement des factures. Yooz offre une large panoplie de formations, en direct et à la demande, pour s'assurer que chacun dans l'entreprise reçoive le bon contenu selon ses besoins.
Toute la gestion des factures européennes est faite depuis l'Allemagne, à Hambourg, sauf pour l'entité française qui a historiquement la sienne.
Yooz propose une capture omnicanal des factures (papier, email, photo, scannées ou même déposées sur un serveur SFTP) ce qui a permis à Free Now de facilement intégrer et centraliser l’ensemble de ses documents dans Yooz. L'équipe comptable vérifie les factures et les envoie ensuite pour approbation grâce à des workflows prédéterminés. Une fois les factures approuvées, elles sont intégrées dans le système ERP pour procéder au paiement.
En savoir plus sur l'intégration avec Sage 1000.
En savoir plus sur l'intégration avec Microsoft Dynamic 365 Business Central.
Grâce à Yooz, ce processus est devenu fluide et homogène pour toutes les filiales. Elles savent désormais en temps réel où en sont leurs factures dans le processus de traitement et ont également accès à tout l'historique. Bien sûr, la confidentialité est respectée et les équipes ne peuvent voir que les documents pour lesquels elles disposent d’une autorisation. « Cela s'est avéré particulièrement utile pour les équipes marketing, car elles devaient auparavant travailler avec différents systèmes (un pour chaque entité) et maintenant que tout est centralisé, elles gagnent en efficacité », explique Mira Karp.
Prochaine étape : l'automatisation du processus d'achat. « Nous sommes à deux doigts de faciliter la vie d'une autre équipe : celle des achats ! ». Ajoute Mira.
« Avant Yooz, il nous fallait une à deux semaines pour préparer une facture, maintenant, nous sommes dans une fourchette de trois à quatre jours, ce qui plaît beaucoup à nos supérieurs ! »
Mira Karp
Subledger Accountant chez Free Now
L'équipe support est très réactive : « L'équipe support répond dans la journée ou le lendemain », dit Mira. « C'est parfait, j'en suis très satisfaite ».
Yooz est facile à utiliser : « La solution se comprend pratiquement d'elle-même sans besoin d'explications ! »
Les fonctionnalités de recherche de type Google permettent de trouver facilement n'importe quelle facture de n'importe quelle entité.
Le flux d'approbation permet de transférer facilement une facture.
Mira conclut : « maintenant tout le monde est plus heureux dans son travail qu'avant Yooz », tout est dit !
« Maintenant tout le monde est plus heureux dans son travail qu'avant Yooz. »
Mira Karp
Subledger Accountant chez Free Now
Yooz est la solution Cloud de facturation électronique et d’automatisation du processus Purchase-to-Pay (P2P) la plus intelligente, la plus puissante et la plus facile à utiliser. Elle apporte des bénéfices inégalés en matière de productivité, rapidité et sécurité à plus de 5 000 clients et 300 000 utilisateurs dans le monde qui traitent leurs achats et factures.
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