Les Scouts et Guides de France s’appuient sur Yooz pour simplifier et accélérer leurs processus de facturation
Les Scouts et Guides de France est une association reconnue d’utilité publique, créée il y a cent ans. Elle base son projet éducatif sur « l’action, la découverte et l’apprentissage de la vie en collectivité ». L’association, qui compte 130 salariés (et plus de 30 000 bénévoles), est organisée autour de trois organisations : le siège social, une SCI et une activité événementielle (Scoutik).
« En tant qu’association multi-organisations, beaucoup de collaborateurs interviennent, nous disposons en effet d’une soixantaine de responsables budgétaires, dont un tiers de bénévoles : il fallait simplifier au maximum les processus et alléger leur charge de travail », explique Nicolas Peyrot, contrôleur de gestion des Scouts et Guides de France. Avant l’utilisation de la solution Yooz, le processus était basé sur des dossiers, des fichiers internes, des échanges d’e-mails et une validation de documents en format PDF. « Ce n’était pas efficace, d’autant qu’il fallait indiquer manuellement les codes analytiques pour valider les factures dans le bon budget », se souvient Nicolas Peyrot.
Une judicieuse généralisation de la dématérialisation
La solution Yooz a d’abord été mise en place pour l’entité Scoutik, qui gère les budgets les plus significatifs. « Le retour très positif de notre comptable chez Scoutik nous a vite convaincu d’étendre la solution Yooz à l’ensemble des activités de l’association, ce qui représente entre 300 et 400 factures par mois », précise Nicolas Peyrot, qui a collaboré, pendant les cinq mois de la mise en œuvre de Yooz, avec le responsable informatique, pour les aspects techniques, et un responsable comptable, pour créer les circuits de validation.
Les équipes ont rapidement adopté la solution, notamment grâce à des actions de communication : « Nous avons conçu des tutoriels simplifiés, par exemple pour la validation d’une facture ou la création d’une demande d’achat, ainsi qu’un groupe Teams pour nos 60 responsables budgétaires, afin de diffuser un maximum d’informations », détaille Nicolas Peyrot. Autres initiatives : l’organisation d’un webinaire lors de la mise en place de la solution et la désignation de référents, afin de mieux relayer les informations.
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