La automatización inteligente de las cuentas por pagar y la tecnología para la digitalización financiera facilitan el flujo de trabajo de Cuentas por pagar y procesar las facturas de forma más eficiente. Las herramientas de automatización de cuentas por pagar son más sencillas de implementar que nunca porque están disponibles en SaaS, basadas en la nube y en forma de pago por uso. Estas nuevas características han democratizado el acceso a la automatización de las cuentas por pagar.
Por unanimidad, las cifras que presentan estudios realizados a las empresas que utilizan software de automatización de Cuentas por pagar, indican que estas mejoran los niveles de rendimiento empresarial en dos aspectos:
- El tiempo de procesamiento de facturar y contabilizar las facturas se reduce entre 5 y 10 veces
- La relación con proveedores y el servicio al cliente es mejor y más fluido
Pero…¿cómo funciona?, ¿a qué se refiere exactamente la automatización de las cuentas por pagar?
¿Qué es la automatización de las Cuentas por pagar?
La automatización de las cuentas por pagar se refiere al reemplazo de todo o parte del proceso originalmente basado en el intercambio de facturas en papel, digitalmente. Estas facturas digitales, que son la base del proceso, generalmente provienen de diversas fuentes.
En algunos casos, los datos a procesar ya existen en formato electrónico, ya sea en un formato de archivo EDI, XML o CSV, o como archivos no estructurados como archivos PDF.
En otros casos, los datos de la factura de proveedor deben transformarse primero en formato digital escaneando el contenido y utilizando tecnologías de lectura automática de documentos (ADR) y reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Se pueden automatizar numerosos procesos y documentos como, por ejemplo, facturas y contratos, currículums e incluso información fiscal.
¿Qué sucede si la automatización no se aplica a las Cuentas por pagar?
Uno de los procesos que se presta a la automatización con mayor frecuencia se encuentran la gestión de facturas entrantes y salientes. Estos procesos involucran numerosos archivos, incluidos formularios de pedido, albaranes de entrega, facturas de proveedor, facturas de venta y créditos. Además, el procesamiento de facturas implica muchos procesos de datos (es decir, entrada, conciliación) y pasos de aprobación, más propensos a errores cuando se realizan manualmente. Muchas empresas están preocupadas por solucionar el problema del procesamiento de facturas y concretamente, de su proceso de cuentas por pagar porque hacerlo manualmente puede permitir errores.
Varios estudios han destacado los desafíos que enfrentan los departamentos de contabilidad que no han implementado software de automatización de cuentas por pagar. Esto incluye altos costos de gestión, falta de visibilidad financiera, facturas perdidas, errores de pago, trazabilidad insuficiente, ausencia de una pista de auditoría confiable y más.
Se demostró que el costo de ejecutar manualmente una factura en papel varía entre 9€ y 20€, con un costo de almacenamiento por documento que ronda los 3.25€. Las cifras de facturas perdidas o clasificadas incorrectamente son igualmente asombrosas: 110€ para buscar una factura y 200€ para recrearla.
Más allá de los costos directos asociados con el procesamiento de facturas de proveedor a mano, también debemos considerar los costos indirectos, que pueden ser más difíciles de cuantificar, pero son igualmente importantes e igualmente perjudiciales para las operaciones de las cuentas por pagar y de la empresa en general:
- La gestión de llamadas de proveedores y pagos atrasados; estos dos casos representan el 41% y el 31% del tiempo de un contador. Si no se procesan las facturas a tiempo, esto genera grandes retrasoss en pagos a proveedores.
- Las facturas perdidas: ¡se pierde el 7,5% de las facturas! Es posible que algunos empleados no estén demasiado motivados para centrarse en tareas puramente administrativas que podrían automatizarse fácilmente.
Automatización del procesamiento de facturas de proveedor con Yooz
Sin necesidad de comprometer el rendimiento, las funciones, la privacidad o la seguridad de los datos, el modelo SaaS basado en la nube representa ahorros considerables con respecto al software on premise.
Un software en SaaS no implica tarifas de instalación o licencia porque es de pago por uso, es decir, evita que se pague por demás en momentos donde el flujo de facturas no es grande. Además, no solo eso, sino que los usuarios se benefician automáticamente, y sin cargo, de las mejoras y actualizaciones del producto. Por último, un software en cloud es una solución fácil de integrar lo que hace que el equipo de la función financiera pueda mejorar su productividad y comenzar a procesar facturas de proveedor desde el primer día.
Veamos una ilustración del proceso o puede ver el webinar en replay haciendo clic aquí:
¿Cómo empezar a transitar el camino de la automatización de las Cuentas por pagar?
Más allá de los criterios básicos para elegir la solución ideal para procesar las facturas; como lo son el rendimiento de la solución, la seguridad de la infraestructura, el nivel de automatización, la escalabilidad y otros, la elección de una solución de automatización comienza con una comprensión óptima de la situación actual de la organización, procesar los desafíos de la función financiera y los problemas que necesitan resolver para asegurar el éxito de la inversión.
Los pasos para empezar a automatizar las cuentas por pagar son los siguientes:
- Comprender las necesidades funcionales del departamento contable y financiero antes de pasar a la automatización:
desde el principio, es esencial involucrar a todos los participantes del proyecto, incluidos el director financiero, los contables, los compradores, los aprobadores y otras partes interesadas para permitir que destaquen los puntos débiles y los desafíos que se encuentran regularmente, al mismo tiempo que se cuantifican los costos tanto como sea posible. A veces incluso puede ser interesante hacer una auditoría del proceso actual para conocer bien el punto de partida. Además, se debe estar familiarizado con los tipos de documentos a procesar y su volumen, así como con los flujos de trabajo de las facturas y las diversas personas involucradas. ¡No podemos pasar a la acción si no tenemos la casa en orden! - Definición de los objetivos cualitativos y cuantitativos de la implementación del proyecto de automatización de la gestión de facturas:
medir los objetivos cuantitativos es relativamente fácil una vez que se han configurado los indicadores relevantes como el costo y el tiempo de procesar las facturas; tiempo medio de procesamiento de una factura desde la recepción hasta el archivo; el número de facturas manejadas por cada contador; y el número de disputas con proveedores y el tiempo de procesamiento relacionado. Los objetivos cualitativos generalmente dependen de los puntos débiles identificados. -
Planificación de su proyecto de automatización:es fundamental comenzar por definir un cronograma óptimo que tenga en cuenta varios aspectos, como: ¿Cuándo es el mejor período para que el equipo de contabilidad emprenda un cambio organizacional? ¿Es necesario coordinar el proyecto con otro cambio o un nuevo paquete contable? No olvide tener en cuenta que el software deberá integrarse y generar una red de comunicación con su Erp (Sap, Microsoft 365, Sage, y otros) para enviar la información de las compras y las facturas de proveedor hacia esta otra herramienta.
Los tiempos de implementación del proyecto de automatización para procesar las facturas pueden variar según el tipo de solución elegida, su complejidad y el nivel de personalización requerido.
Si desea más información acerca de la automatización de las cuentas por pagar, los beneficios y cómo implementar un proyecto en su departamento financiero sin morir en el intento, no se pierda este webinar en replay.
Yooz, la solución de automatización de Cuentas a pagar más completa e innovadora
Yooz destaca como la solución líder en automatización de Cuentas a Pagar, integrando tecnologías de IA, Deep Learning y RPA para ofrecer un rendimiento excepcional. Su enfoque único en la simplicidad y facilidad de uso, combinado con un alcance funcional completo, la convierte en la elección ideal para empresas de todos los tamaños. Automatizando hasta el 80% de las facturas en tiempo real, Yooz garantiza una experiencia de usuario intuitiva a través de una interfaz moderna, abarcando todo el proceso desde la solicitud de compra hasta el pago. Además, utiliza la IA para detectar fraudes documentales y asegurar el cumplimiento normativo. En resumen, Yooz se posiciona como la solución más completa e innovadora en el mercado de la automatización de Cuentas a Pagar, ofreciendo una combinación única de rendimiento, simplicidad y funcionalidad integral para mejorar la eficiencia y rentabilidad de los procesos financieros.
