Cómo gestionar las compras en una empresa

Cómo gestionar las compras en una empresa eficientemente

Las compras representan, en promedio, un 60% del volumen de negocio de una empresa. Claramente hay una gran necesidad de contar con una política de gestión de compras bajo control, centralizada y eficiente para tomar decisiones acertadas en las organizaciones. Si quiere conocer exactamente cómo terminar con este dolor de cabeza.

Hay que reconocer que en muchas empresas el proceso de comprar es un poco artesanal aún, sigue siendo manual, rústico, poco productivo, de baja calidad y un gran consumidor de tiempo.

Pongamos un ejemplo de lo que pasa hoy en algunas empresas:

La responsable de Recursos Humanos anunció la llegada de 8 personas nuevas a la empresa.

Para esto, José es un comprador y tiene la necesidad de comprar productos para que estas nuevas 8 personas puedan empezar a trabajar desde el primer día, 8 ordenadores, 8 teclados, etc. 

José entonces decide hacer un pedido de compra en papel que deja en el escritorio de su responsable para su aprobación, pero su responsable no lo ve de inmediato. Luego de un tiempo, José verifica con su responsable si ha visto su solicitud; su respuesta es “no, no la he visto pero ya me pongo con eso”. Luego de la validación, el proceso avanza.

El pedido luego llega al escritorio de la responsable de Recursos Humanos de la empresa para el control de que cada nuevo empleado tenga el material que le es necesario. Es en este momento en que, entre todos los documentos de RH, este pedido de productos se pierde…

Una semana después, luego de varios intentos de relanzar de José, la responsable de Recursos Humanos confirma que no encuentra el pedido y esto le obliga a José a volver a hacer el pedido. Los nuevos empleados de la empresa llegan mañana y no tendrán entonces el material de trabajo para comenzar; deberán esperar.

Esta es solo una historia de ficción, pero está basada en escenarios reales de mala gestión que suceden en varias empresas y que demuestran el gran problema de los procesos manuales de compras, sobre todo como un gran consumidor de tiempo.

Seguramente conozcan otros aún más complejos y peores, pero este ejemplo demuestra claramente que hay una necesidad de mejorar el proceso de las compras y hay espacio para mejorar en la materia.

Para lograr una gestión de compras eficiente en la empresa tenemos que:

En primer lugar, hay que asignar un director de compras que esté a cargo de este proceso para hacer el control y la gestión necesaria de toda la actividad de compras. Es él quien gestionará todo el proceso, quien implementará un procedimiento de compras quien gestionará la relación con proveedores, quien tomará las decisiones y, quien está a cargo de la gestión de todo el proceso en la empresa.

• El precio

Uno de los aspectos importantes a evaluar en todo momento para una mejor gestión de las compras es el precio del producto o servicio. Es importante también tener en cuenta toda la actividad que se realiza para efectuar una compra en una empresa; es decir, todas las tareas operativas: la búsqueda de presupuestos, la realización del pedido, la aprobación de compra, la recepción de la factura del proveedor, etc.

Toda esta información es relevante porque permite tener una imagen global de la función de compras.

• Procesar varios presupuestos

Hacer una evaluación de muchos presupuestos antes de tomar una decisión de compra es importante y necesario. Cuantas más opciones tengamos podremos mejorar nuestra comparación de las diferentes ofertas y tomar una mejor decisión.

¿Cuál es la cantidad ideal? Son solo necesarios tres o cuatro presupuestos. Es importante también siempre indicar las mismas características de producto y la misma cantidad a los diferentes proveedores para luego poder comprar.

• Comparar la información antes de comprar

Comparar información de productos o servicios equivalentes para poder tomar una decisión acertada es fundamental. Por ejemplo, si vamos a comprar aires acondicionados para la empresa, debemos tener en cuenta aspectos como la marca, la capacidad de refrigeración de cada uno, el servicio post venta, entre otros.

• Comprar de forma centralizada

Conocer la necesidad de compra de los distintos departamentos de la empresa y hacer pedidos de compra en cantidad permite optimizar la operación, el tiempo así como también gestionar las compras de forma centralizada y controlada. Al comprar mayor cantidad, el precio va a disminuir y tenemos mayor poder de negociación con el proveedor. A su vez, para aquellas compras de rutina de la empresa (bolígrafos, hojas, etc), la mejor opción es concentrarlo en un proveedor.

De esta forma no solo centralizamos la operación de la compra sino que lidiamos con menos proveedores y se logra mayor eficiencia.

• Evaluar otros proveedores

Como decíamos en el párrafo anterior, es bueno utilizar la menor cantidad de proveedores en la empresa, pero también es importante evaluar a otros en caso de necesidad. Sin duda es una decisión a veces dura de tomar porque tenemos años de relación con un determinado proveedor pero en algunos casos es necesario disgregar las compras para evitar que un proveedor falle y quedarnos sin acceso a ese determinado producto.

• Post venta

No podemos olvidarnos de aquellas compras de productos que puedan implicar un servicio post venta; como es el caso del ejemplo anterior de los aires acondicionados. Es de importancia contar con la información de quién nos va a atender, qué incluye el servicio, cuáles son las condiciones, entre otros, antes de tener la necesidad. Toda esta información está normalmente detallada en el contrato de compra.

• Realizar una prueba

Cuando nos enfrentamos a la decisión de tener que cambiar de proveedor, siempre es bueno hacer una prueba de su servicio antes de comprar. En muchos casos, puede que nos encontremos trabajando con el mismo proveedor por años y tengamos una relación de confianza con él. Sin embargo, para una gestión más eficiente siempre es bueno realizar una prueba con otro proveedor y evaluar cómo trabajan.

Así cubrimos una potencial necesidad pero también logramos que el proveedor con el que ya trabajamos salga de su zona de confort.

• Reuniones con el proveedor

Este tipo de encuentros de evaluación son necesarios. Permiten intercambiar información sobre el trabajo realizado, ajustar la cantidad de la compra si fuera necesario, marcar los pasos a seguir y también escuchar lo que el proveedor tiene para decir o sugerir. Incluso pueden surgir oportunidades de negociación, una nueva necesidad de compra, descuentos y otros beneficios para la empresa. Esta es otra forma más de mantener una relación cercana y de confianza con nuestros proveedores que optimiza nuestras compras.

• Tener control del presupuesto

Estar al corriente de esta información es de importancia antes de comprar. Hacer una evaluación de hasta cuánto podemos invertir en la compra de un producto o servicio resulta una herramienta muy útil para la negociación del precio con los proveedores. Si se hace una gestión correcta del presupuesto y contamos con un seguimiento en tiempo real evitamos también asumir compromisos con los cuales no vamos a poder cumplir e incluso podemos evaluar estratégicamente dónde invertir y dónde no.

• La tecnología

Existen varias tecnologías que pueden ayudar a tener toda esta información centralizada, digitalizada e incluso automatizada para una mejor gestión y control de las compras en las empresas. De esta forma todos estos datos se encuentran en una sola plataforma, de acceso a todo el departamento de compras para una gestión más eficiente del proceso. Reunir todos estos datos tan importantes en una sola herramienta hace posible el seguimiento presupuestal, seguimiento de inventario disponible y una evaluación constante de los compromisos de compras asumidos.

Cómo gestionar las órdenes de compra eficientemente

Las órdenes de compra son uno de los documentos del proceso de las cuentas a pagar de una compañía. Es el documento que avala e indica la realización de una compra determinada y el cual debe enviarse al proveedor para que este prepare y entregue el pedido realizado. Conozca cómo gestionar correctamente sus órdenes de compra y cómo hacer la conciliación con su factura.

En muchas empresas, la generación de la orden de compra sigue haciéndose de forma manual o se envía simplemente un documento informal (un mail por ejemplo) haciendo el pedido sin el seguimiento de una estrategia de compra en particular. Que se hagan compras de esta forma no quiere decir que no exista una necesidad de mejorar el proceso sino que muchas veces no se sabe cómo optimizar la gestión.

Hoy en día, la tecnología es necesaria y existen algunas accesibles y fáciles de implementar, que permiten digitalizar y automatizar la generación de la orden de compra para una gestión más eficiente. De esta forma la información y los datos están todos centralizados en un solo sistema, persiguen una misma estrategia y facilitan la toma de decisión. A su vez, esto facilita hacer seguimiento del estatus de cada una de las compras así como también el pago al proveedor luego de haber recibido mi pedido.

En empresas donde el proceso de las cuentas a pagar es manual, se detectan un 31% de retrasos en los pagos; hecho que no facilita ni contribuye a la generación de relaciones de confianza con nuestros proveedores. En muchas de estas herramientas, se pueden archivar incluso otro tipo de documentos aparte de la orden de compra, como pueden ser los contratos y otros documentos de importancia. En caso de renovación o reclamos, contar con esta información accesible a todos y digitalizada permite una mejor gestión y control de las compras en general.

Las tecnologías de automatización permiten, a su vez, optimizar el tiempo del equipo de compras ya que todas las tareas operacionales pasan a ser automáticas y se puede liberar tiempo del equipo para tareas de mayor valor.

Se puede tener control de todo el proceso de principio a fin. A partir de la primera expresión de necesidad de hacer una compra se puede realizar el pedido cargando los diferentes presupuestos y decidir quién o quiénes deben validar ese pedido de compra.

Todo este proceso es digital y electrónico así que no se pierden documentos lo que evita retrasos y litigios potenciales con proveedores. A su vez, esto permite total trazabilidad, visibilidad de los documentos y del inventario disponible en todo momento para saber el estatus de cada uno de ellos en poco tiempo.

¿Qué tal si tomamos el ejemplo anterior de la compra de José pero en un proceso de compras automatizado y evaluamos el tiempo invertido?

Con un proceso digital y automatizado, José hubiese podido lanzar su pedido más rápido y podría haber controlado en tiempo real cuál de los encargados debía validar su pedido y asegurarse que todo avanza correctamente.

Claramente, se hubiesen ahorrado varias frustraciones, se hubiese ahorrado tiempo y se hubiese tenido acceso a la información completa en todo momento. Además, para mayor visibilidad sobre los proveedores, José podría también haber conciliado la factura con la orden de compra y llevar un control de todo lo que el proveedor le entregó, la fecha, etc.

De nuevo, el caso de José no es el único y podemos constatar que se puede mejorar aún más este proceso en las empresas. ¡Aún estamos a tiempo!

Para contar con más información sobre cómo automatizar las ordenes de compra y cómo convertir este proceso en uno más eficiente, prueba un demo personalizada.