Montones de archivos, documentos extraviados, contabilidad incierta, litigios complicados, sanciones inminentes, proveedores y empleados abrumados y, para colmo, ¡una auditoría fiscal! Esta imagen de pesadilla es, por supuesto, extremadamente rara, pero todos los directores financieros reconocerán algunas de las preocupaciones que puede causar el procesamiento manual de facturas en papel porque tiene un impacto directo en la gestión de proveedores en la empresa.
En un entorno donde todo va cada vez más rápido, donde el error es cada vez menos tolerado y donde cada centavo cuenta, simplemente ya no es posible ceñirse a un proceso artesanal, lento y confuso. La digitalización y automatización de las facturas ya no es un lujo reservado a las grandes empresas, sino una necesidad que se impone a todas, independientemente de su tamaño y sector de actividad. Con las herramientas modernas, la buena noticia es que ahora está al alcance de todas las organizaciones y está dando grandes frutos.
¿Cómo optimizar el procesamiento de las facturas de sus proveedores? La solución se puede resumir en dos palabras: Facturación en formato digital y automatización. El punto de partida de todo el proceso, digitalizar las facturas en papel no solo significa digitalizarlas sino que se trata de producir mediante un proceso riguroso una copia digital que tendrá el mismo valor que el original (que por tanto no será necesario conservar), pero que será mucho más fácil de manejar, transmitir y distribuir.
Al mismo tiempo, utilizando una herramienta de reconocimiento de caracteres (OCR), la información que contiene se extrae de este duplicado para verificar que efectivamente se trata de una factura en su forma correcta y se comunican estos elementos a los sistemas contables y de gestión. Por último, la factura se dirige al canal apropiado, por ejemplo dependiendo de su monto o la identidad del proveedor para su pago.
Aquí vemos las posibilidades de la automatización. Gracias al rápido progreso de la inteligencia artificial, es cada vez más fácil establecer reglas comerciales que se ejecutarán automáticamente, o requerirán validación humana, tan pronto como se cumplan ciertas condiciones. De esta forma seremos capaces de reducir al máximo las intervenciones humanas en las facturas recurrentes de suministros, para lo cual solo seremos alertados si se superan determinados umbrales, o criterios.
Por lo tanto, optimizar el procesamiento de las facturas de proveedores no es solo una cuestión de herramientas. Al eliminar ciertos obstáculos, facilitar determinadas tareas o permitir su automatización, las nuevas tecnologías abren amplias posibilidades para el departamento financiero. Pero para explotarlos será necesario revisar los procesos, redistribuir roles y responsabilidades, definir flujos de trabajo y registrar los parámetros que condicionarán cada rama y cada punto de control.
Para implementar estas nuevas reglas de funcionamiento, lo ideal es contar con una solución integrada, capaz de gestionar todo el proceso de Cuentas a pagar (P2P), desde la solicitud de compra hasta el pago. Este software se convierte en el único punto de entrada para todas las facturas, independientemente de su medio o formato. Digitaliza las facturas en papel, gestiona los diferentes tipos de formatos de facturas electrónicas, y luego todos se procesan y analizan de la misma manera, se vuelcan en un único proceso de gestión que, naturalmente, es más conveniente de ajustar y optimizar que varios circuitos paralelos.
Pero, ¿qué beneficios podemos esperar de este trabajo de revisión, optimización y de la integración de herramientas tecnológicas para el procesamiento de facturas? En primer lugar, se trata de ahorros sustanciales. Entre entrada, validación, ejecución y clasificación, el procesamiento manual de una factura en papel se estima en unos 15 €. Y los gastos aumentan con el volumen, porque debe tener en cuenta los costes de archivo, almacenamiento e investigación, además de los asociados con las pérdidas inevitables de documentos. Según Capgemini, la digitalización del procesamiento de facturas puede reducir todos los costes asociados hasta en un 71%. Algunos de estos ahorros materiales (papel, locales, envío, etc.) también se traducen en beneficios ambientales que también son importantes.
Al automatizar una serie de tareas y pasos, la digitalización del procesamiento de facturas también tiene un gran impacto en la productividad. De este modo, todo el tiempo del ciclo se puede reducir a la mitad o al a quinta parte. La firma Ernst & Young calculó que en un año, una persona podría procesar hasta 6.000 facturas en papel, ¡pero esta cifra llega a 90.000 para las facturas electrónicas! Todas estas medidas también impactan en el departamento de Tesorería que, al tener mayor control y visión de las facturas de proveedores, puede tomar mejores decisiones de pago en el día a día.
En un período de crecientes dificultades de suministro, las empresas necesitan más que nunca poder contar con sus proveedores y, por tanto, deben cuidarlos y complacerlos. Las facturas procesadas de forma rápida y rigurosa también significan menos controles necesarios, menos disputas, problemas detectados y resueltos antes, períodos de pago respetados y no tener facturas pendientes por pagar; son todos ingredientes que ayudan a relajar las relaciones con los proveedores y posibilitan eventuales oportunidades de negociar costes en el futuro.
Cuando consideramos que la cantidad de llamadas a proveedores toman el 41% del tiempo de un contador y la gestión de la morosidad el 31%, también medimos el impacto que puede tener en la jornada laboral. Los empleados son los primeros beneficiarios de las ganancias de productividad que aporta la optimización del procesamiento de facturas porque les libera de las tareas más abrumadoras y les permite centrarse en los aspectos más interesantes de su trabajo. Junto con el teletrabajo, que también lo facilita, la digitalización contribuye significativamente al atractivo de la función financiera, que, en ocasiones, lucha por atraer y retener los mejores perfiles.
Optimizar la gestión y el control de las facturas de proveedores alrededor de una herramienta moderna se traduce así en numerosos beneficios de todo tipo, para la relación entre proveedor y cliente que garantizan un rápido retorno de la inversión. Pero esta nueva forma de operar, moderna, eficiente, receptiva, basada en datos, también empuja la función financiera a una nueva dimensión, donde puede convertirse en una fuerza impulsora y un ejemplo de la transformación general de la empresa.
Para tener un mayor control de las facturas de proveedores, hoy en día, es fundamental contar con tecnologías que nos lleven a dejar de lado el Excel y lograr recibir todas nuestras facturas, digitales, en un único lugar. Solo así podremos tener un control riguroso de nuestros compromisos con proveedores y generar una relación sana entre ambas partes.
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Yooz, la solución líder en automatización de Cuentas a Pagar, destaca por su enfoque innovador en el control de facturas proveedores, integrando tecnologías avanzadas como IA, Deep Learning y RPA para proporcionar un rendimiento excepcional. Su singular atención a la simplicidad y facilidad de uso, combinada con un alcance funcional completo, la convierte en la elección preferida para empresas de cualquier tamaño. Mediante la automatización en tiempo real, Yooz logra gestionar hasta el 80% de las facturas, asegurando una experiencia de usuario intuitiva a través de una interfaz moderna que abarca todo el proceso, desde la solicitud de compra hasta el pago. Además, la implementación de IA permite a Yooz detectar fraudes documentales y garantizar el cumplimiento normativo en el ámbito del control de facturas proveedores. En resumen, Yooz se posiciona como la solución más completa e innovadora en el mercado de la automatización de Cuentas a Pagar, ofreciendo una combinación única de rendimiento, simplicidad y funcionalidad integral para potenciar la eficiencia y rentabilidad de los procesos financieros.