El poder de un OCR inteligente en la empresa

El papel es algo maravilloso… ¡Excepto en el departamento contable de una empresa! Los departamentos financieros suelen estar repletos de documentos, especialmente debido al proceso de Cuentas por Pagar, lo que convierte al papel en una verdadera pesadilla. Afortunadamente, hoy en día es posible eliminar los procesos manuales y el uso del papel, transformando el texto en datos gracias a la tecnología de OCR en la contabilidad.

Tener un flujo de trabajo contable basado en documentos en papel implica que, cuando llega una factura, un empleado debe introducir manualmente la información en los sistemas digitales de contabilidad. Este proceso es laborioso, consume mucho tiempo, incrementa los costes, propicia numerosos errores y, con frecuencia, deteriora la relación con los proveedores. Y todo esto solo es el primer paso.

La contabilidad manual en estadísticas:

• Complejidad: de 22 a 35 días de procesamiento de una factura

• Coste manual: de 9 a 20 € el procesamiento y 3,25 € el archivado

• Retrasos: en el 31% de los pagos

• Sin visibilidad: un 3,5% de errores de pago

• Intentos de fraude: en un 70% de las empresas.

Para evitar estos problemas y optimizar la forma de trabajar en los departamentos financieros, las empresas han comenzado a abandonar los procesos manuales en favor de herramientas de contabilidad automatizada. La automatización de las cuentas por pagar y el uso de software OCR se han convertido en las soluciones preferidas.

¿Qué es un OCR de procesamiento de facturas?

OCR significa "Optical Character Recognition" (reconocimiento óptico de caracteres). Es una tecnología que captura una imagen, la interpreta, comprende su contenido y la convierte en un formato digital, facilitando la búsqueda a través de palabras clave y formularios de búsqueda. Por ejemplo, si tiene una factura o un documento y lo escanea en un ordenador, solo obtendrá una imagen. El software de reconocimiento óptico de caracteres escaneará el documento o foto, reconocerá el texto y no solo se convertirá a un formato digital, sino que también entenderá la información contenida en el documento. 

Esto significa que, en lugar de introducir los datos manualmente, puede convertir inmediatamente los documentos en texto legible por el ordenador y en datos utilizables. No obstante, aunque este OCR básico es una parte integral de la tecnología de automatización de cuentas por pagar, no es suficiente por sí solo.

Para optimizar los procesos financieros y los flujos de efectivo, las empresas están dejando atrás los métodos manuales y adoptando herramientas que automatizan la contabilidad. 

La nueva generación de OCR inteligente

Expresiones como OCR inteligente, OCR con inteligencia, ICR, OCR potente... se refieren a un nivel avanzado de OCR que convierte imágenes en texto y lo ubica correctamente. El OCR moderno combina software de OCR con inteligencia artificial ( IA ) para interpretar los datos de la factura y su contexto, comprendiendo así el contenido de manera simultánea.

De esta manera, la inteligencia artificial detecta de inmediato si alguna información es incorrecta y emite una alerta. Además, gracias al aprendizaje automático ( Machine Learning ), el software aprende y mejora continuamente con cada experiencia. 

Un software de automatización que integre un OCR va un paso más allá combinando OCR, inteligencia artificial ( IA ) y automatización de procesos robotizados ( RPA ) para crear un sistema fiable. Este sistema no solo convierte imágenes en datos, sino que también comprende la información y actúa según las reglas predeterminadas. Para garantizar la fiabilidad de los datos, el software realiza una verificación a tres bandas antes de avanzar a la siguiente etapa.

La importancia de integrar la IA en un OCR

En resumen, la inteligencia artificial permite una comprensión real del documento y su contexto al procesar documentos. El software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) escanea el documento o foto, reconoce el texto y lo convierte a un formato digital. Además, comprende la información del documento, la clasifica dentro del sistema de contabilidad y automatiza el proceso de registro y procesamiento de facturas hasta el lanzamiento del pago. Esta tecnología permite escanear facturas para contabilizar de manera rápida y precisa, mejorando así la eficiencia del proceso contable.

Además, la tecnología está basada en la nube, toda la información estará disponible en cualquier momento, lugar y dispositivo. Frecuentemente, estas tecnologías transversales que incorporan OCR inteligente como parte de un proceso de automatización, también van acompañadas de una aplicación móvil. 

¿Cuáles son los beneficios de un OCR inteligente?

El uso de un software de OCR avanzado ofrece numerosas ventajas. De hecho, es fundamental para cualquier solución de digitalización y de la mayoría de las aplicaciones que mejoran la productividad en el reconocimiento de imágenes y texto. A continuación, se presentan algunos de los principales beneficios:

Ahorro de tiempo

El OCR elimina la necesidad de introducir datos manualmente, lo que acelera el procesamiento de segundos o minutos en lugar de días o semanas. Además, el software permite una búsqueda rápida de información, ya que cualquier dato puede ser buscado utilizando palabras o frases clave que aparezcan en los documentos.

Reducción de gastos

La reducción del tiempo dedicado a tareas rutinarias conlleva un ahorro en los costes de los empleados, ya que pueden dirigir su tiempo hacia tareas más productivas. Asimismo, se reducen los gastos de archivado y se evitan penalizaciones por pagos tardíos.

Mayor flexibilidad

El OCR es capaz de interpretar diversos formatos y convertir el contenido en formato digital de forma automática y en tiempo real. Esto abarca formatos como PDF, Word, Excel, FTP, entre otros, asegurando la calidad de la digitalización tanto en términos visuales como en la extracción de datos.

Datos más precisos

Al eliminar tareas rutinarias y repetitivas, se reduce el margen de error humano. Además, se minimiza la posibilidad de extravío de documentos, ya que no es necesario transportarlos ni conservarlos en formato físico. 

Visibilidad real

Un acceso mas amplio a la información proporciona una visibilidad precisa de los datos, permitiendo reaccionar rápidamente ante cualquier problema y ajustar la estrategia empresarial en consecuencia. La disponibilidad de información en tiempo real facilita la toma de decisiones mas informada y mejora la trazabilidad, especialmente útil en auditorias. En términos de gestion estratégica de proveedores, contar con una visión clara de la información relevante de cada uno simplifica las negociaciones con los socios comerciales.

Gran escalabilidad

Si el volumen de facturas aumenta en su empresa, esto no representa ningún problema. No será necesario contratar a mas personal para procesarlas, ya que la herramienta puede encargarse de ello. Esto facilita el crecimiento del negocio, ya que los gastos no aumentaran en la misma medida que los beneficios.

El futuro es ahora

La facilidad de uso, la rápida implementación en la empresa y la accesibilidad para todos los departamentos, convierten los OCR en los mejores aliados del departamento financiero en su búsqueda de eficiencia y optimización. Sin embargo, es importante comprender que un OCR por sí solo no puede reemplazar una automatización completa del proceso. Por eso, es fundamental contar un software que se complemente con tecnología OCR ya que la base del proceso de facturación automatizada impulsada por la IA. 

Está claro que, para alcanzar una verdadera transformación digital, las empresas deben dejar atrás los métodos manuales y adoptar herramientas contables automatizadas que integren tecnología de vanguardia.

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