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Como una empresa en la era digital, probablemente (y con suerte) ya no esté procesando facturas en papel y firmando documentos únicamente a mano. Esto es especialmente cierto en la UE y en toda España, donde la facturación electrónica es cada vez más común y se está volviendo obligatorio en algunos países.
Sin embargo, independientemente de la ubicación, la contabilidad se ha movido hacia la automatización como una solución para eliminar las tareas manuales rutinarias que necesita mucho trabajo a mano, costosas, que consumen tiempo y son altamente ineficientes. Una parte clave de este movimiento es el enfoque en la automatización de las cuentas por pagar y, para subrayar aún más ese enfoque, en la automatización de todo el proceso de facturación.
Al fin y al cabo, las facturas son el foco principal de los flujos de caja; son el inicio del proceso de pago a proveedores y desempeñan un papel importante en el suministro de datos estratégicos. Si se omite esta etapa de cualquier manera, se producirá un efecto de bola de nieve en toda la organización.
¿La forma de evitar cualquier problema? Implantar un proceso de digitalización de facturas.
Con un proceso de facturación automatizado, especialmente uno con el software de OCR de facturas y OCR contabilidad, se evitan los peligros del trabajo manual y se obtienen realmente las ventajas de los procesos de cuentas por pagar sin contacto.
Háblame del proceso de facturación tradicional
No importa lo avanzada que esté la sociedad, siempre habrá quien esté más abierto a las nuevas ideas y al cambio. Por esta razón, muchos departamentos de cuentas por pagar mantienen el mismo formato tradicional y anticuado del proceso de facturación. Se recibe una factura, se captura y valida la información a mano, se introducen los datos en el sistema de registro, se envía el pago para su aprobación al jefe de departamento para que lo firme y, finalmente, se transfiere el papel a algún tipo de depósito de documentos.
El proceso es manual y requiere mucho tiempo, pero sigue existiendo para garantizar que la información de cada factura coincida con las órdenes de compra y los recibos correspondientes, de modo que los pagos se procesen por el importe correcto, a la persona adecuada y en el momento oportuno. Eso, suponiendo que todo sea correcto y no haya problemas.
¿Cuántas veces ha seguido un proceso que nunca ha tenido problemas, grandes o pequeños?
En el proceso de facturación, los problemas pueden surgir, y de hecho lo hacen, en cada paso, desde las facturas que no tienen el número de orden de compra correcto hasta el tiempo que se tarda en validar y aprobar las facturas.
Cada problema consume un tiempo vital del departamento de cuentas por pagar y se convierte en algo diez veces peor si las empresas dependen de la intervención manual. Por ejemplo, en una empresa y un sistema que recibe miles de facturas cada año, ¿cómo reconocer que una factura podría estar utilizando datos bancarios fraudulentos?
Cosas como ésta se convierten en una aguja en el pajar. La verdad es que los procesos manuales de facturación consumen horas de tiempo de los empleados de cuentas por pagar cada semana y desvían recursos preciosos (como el tiempo y el dinero). ¿Por qué no hacer que el personal dedique su tiempo a tareas más estratégicas? ¿Tareas que requieren pensamiento crítico, creatividad y un toque personal? De ahí la razón por la que un número cada vez mayor de empresas está optando por utilizar el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) en su flujo de trabajo del proceso de facturación.
¿Qué es el software OCR? ¿Por qué utilizar un software de OCR para las facturas?
Hay una razón por la que las empresas toman esta decisión y por la que, en el proceso de dejar las cuentas por pagar manuales, el OCR se ha convertido en una tecnología esencial.
El software OCR permite que los sistemas lean y reconozcan el texto de una imagen de un documento, como una factura, de la misma manera que lo hace un ser humano. A continuación, convierte este texto en un formato electrónico. Una vez que tengan una herramienta automatizada de este tipo que pueda convertir rápida y fácilmente los documentos escaneados en archivos que puedan ser registrados, editados y analizados, los equipos de cuentas por pagar podrán ahorrar una cantidad significativa de horas desperdiciadas en procesos manuales. Y no olvide que, en este caso, el tiempo es realmente dinero.
El software parece nuevo y moderno, pero en realidad existe desde hace bastante tiempo. Según Wikipedia, los primeros reconocimientos ópticos de caracteres se remontan a 1914, con una máquina que leía caracteres y los convertía en código telegráfico estándar. Aunque la tecnología continuó desarrollándose, seguía teniendo defectos. Por ejemplo, para que los sistemas leyeran la información de una imagen, era necesario utilizar determinadas fuentes y tamaños de texto. El proceso seguía evolucionando, pero los distintos niveles de éxito hacían que la intervención humana siguiera siendo necesaria en ciertas fases.
Avanzamos hasta la década de los 2000 y un OCR evolucionado se convirtió en un software inteligente que puede escanear, leer y utilizar los datos de forma automática. Ahora, el software OCR basado en la nube se utiliza para ayudar a automatizar el proceso de facturación. La tecnología es un primer paso importante en la automatización de todo el proceso de cuentas por pagar y de facturas, y es evidente que la implementación del OCR en su empresa le reportará importantes beneficios.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un software de OCR para digitalizar facturas?
El software de escaneo de facturas, como el OCR, ayuda con la gestión documental y a controlar y optimizar el proceso inicial de las facturas.
Por ejemplo, tanto si se recibe como un documento de Word o un archivo PDF, poder convertir rápidamente una imagen de una factura en datos electrónicos significa que se pueden ver, analizar e informar sobre los procesos financieros inclusivo el procesamiento de facturas y la gestión de gastos.
Sin embargo, es realmente cuando se utiliza junto con la automatización integral de las cuentas por pagar cuando las ventajas del software de OCR se hacen realmente evidentes. Las facturas contienen información fundamental para el proceso de cuentas por pagar, pero también para la toma de decisiones empresariales estratégicas a corto y largo tiempo. Esto significa que al capturar los datos correctos de las facturas - la información de todos los documentos financieros y de facturación que se almacenarán digitalmente en el sistema - la empresa se vuelve más ágil, más organizada.
De hecho, el OCR ayuda incluso más allá del proceso de escaneo inicial, contribuyendo a la eficiencia al permitir la edición y el envío de facturas que pueden ser firmadas y aprobadas digitalmente desde la mayoría de los aparatos, en cualquier lugar y en cualquier momento. En pocas palabras, cuando el OCR se combina con la capacidad de búsqueda inteligente, es posible seleccionar el tipo de información relevante que se desea extraer de muchos documentos.
Consideremos otras tres grandes ventajas
Optimización del tiempo y ahorro eficiente
En primer lugar, hablemos del tiempo. El OCR permite la automatización de tareas manuales y repetitivas, como la introducción de datos, que restan a los departamentos de cuentas por pagar un tiempo que podrían emplear mejor en otras cosas. Procesar una sola factura manualmente puede llevar días, mientras que el OCR puede encargarse de la mayor parte de las tareas de introducción de datos de las facturas en sólo unos minutos.
El software de OCR, junto con la automatización de las cuentas por pagar, también reduce en gran medida los largos procesos de aprobación y los consiguientes retrasos en los pagos, que están estrechamente relacionados con la intervención humana. La morosidad, en particular, sigue siendo un problema para las empresas del Reino Unido, y alrededor de una de cada diez afirma que el problema se ha agravado tanto que está amenazando la viabilidad de su negocio.
Mejora en la protección contra fraudes y reducción de errores
En segundo lugar, el fraude y el error. Por ejemplo, uno de los inconvenientes más comunes del procesamiento manual de facturas es el error provocado por el ser humano al tener que escanear varios documentos diferentes, todos ellos con un grado y una longitud de números diferentes.
Con el OCR, el riesgo de error se elimina del proceso, ya que el personal sólo tiene que escanear los datos ya comprobados en lugar de introducir y reintroducir los campos manualmente. Pueden estar seguros de que la información se ha escaneado y verificado, señalando errores como los duplicados y detectando intentos de fraude.
Reducción de los costes
Finalmente, está la reducción de costes. El software de facturación OCR no se cansa, ni tiene sed, ni hambre. Trabaja constantemente sin supervisión y a gran velocidad. Un número creciente de documentos entrantes ya no provoca la necesidad de contratar más personal.
Además, el coste por factura procesada también puede reducirse hasta en un 80% cuando se utiliza el OCR como parte de un sistema completo de cuentas por pagar automatizado en comparación con los esfuerzos manuales. También está el ahorro que supone no tener que imprimir, transportar, almacenar o incluso localizar documentos en papel. Ya no es necesario ampliar el espacio físico, ni los productos físicos como impresoras y fotocopiadoras, y desde luego no es necesario mantener el equipo.
La conclusión es que el software de OCR basado en la nube está ahora al alcance de todos. Con todas las ventajas que ofrece, es la herramienta perfecta para quienes buscan iniciar (o completar) el proceso de automatización de cuentas por pagar.
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