El tratamiento de la documentación contable es el proceso de registrar, y organizar los documentos financieros de una empresa para facilitar la presentación de clasificar información financiera precisa y veraz. Este proceso incluye la captura e ingreso de la información financiera en registros contables y la verificación y validación de los registros para asegurar el cumplimiento de las normas legales y de contabilidad. El tratamiento de esta documentación contable también puede incluir la corrección de errores o inconsistencias en los registros.
Un correcto tratamiento de la documentación contable es fundamental para mantener una contabilidad precisa y fiable, y para cumplir con las obligaciones fiscales y regulatorias de la empresa.
Sin embargo, dicho eso, este proceso puede ser un verdadero quebradero de cabeza para los departamentos de contabilidad y finanzas de las empresas. Afortunadamente, existe una solución para ahorrar tiempo, recursos y hacer que este proceso sea más fiable y eficaz: la automatización de la contabilidad.
Fases para automatizar el tratamiento de la documentación contable
El proceso de automatización de la documentación contable, o más concretamente de las Cuentas a por Pagar, consta de varias fases clave.
En primer lugar, se trata de simplificar e industrializar la recogida de todos los documentos, en particular las facturas de proveedores. Idealmente, se ira prescindiendo del papel para dejar espacio al formato digital. La empresa dispondrá, así, de un sistema automatizado de captura de documentos para todos los canales: correo electrónico, drag & drop, móvil, sFTP en formatos PDF, Factur-X, UBL, CII, EDIFACT, etc.
El segundo paso consiste en acelerar y asegurar el tratamiento de los documentos, aumentando al mismo tiempo la productividad de la empresa. Con la ayuda de la inteligencia artificial, del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y del maching learning, se puede, por ejemplo, automatizar el registro de las facturas y de su contenido en el sistema, así como la conciliación de la orden de compra y la factura, lo que simplifica, enormemente, la preparación de los pagos.
Por último, la empresa debe poder compartir todos sus documentos de forma fácil y rápida, tanto internamente como extramente, por ejemplo, con sus proveedores. El software de automatización contable también tiene que integrarse con herramientas externas de forma que se puedan exportar los documentos a las herramientas de contabilidad y ERPs.
Ventajas de automatizar el tratamiento de la documentación contable
Aumento significativo de la productividad
El uso de un software de contabilidad automatizada permite al personal de contabilidad y finanzas contar con una combinación única de tecnología y funcionalidad, ahorrando horas de trabajo en tareas que pueden realizarse sin intervención humana.
Uno de los primeros procesos que suele automatizarse es precisamente el proceso de Cuenta a Pagar. Esto se debe a que no sólo permite ahorrar unos 10 € por factura, sino también reducir entre cinco y diez veces el ciclo de procesamiento y validación de facturas[1].
Mayor fiabilidad de los datos
Los errores y retrasos son inherentes al tratamiento manual de los datos e inevitablemente tienen consecuencias tanto internas como externas a la empresa, especialmente para los proveedores quienes frecuentemente se ponen en contacto con el departamento de contabilidad cuando no se les ha pagado a tiempo. Este tipo de errores da lugar a llamadas a los proveedores, que se calcula que ocupan el 41% del tiempo de un contable.
Los programas informáticos que automatizan el tratamiento de la documentación contable permiten procesar más rápidamente la información, asegurar su veracidad y evitar litigios. El beneficio financiero y el tiempo ahorrado en el tratamiento de los datos aumentan exponencialmente.
Además, la información que falta o es incoherente (duplicados, errores de IVA, incumplimientos, etc.) es identificada por los sistemas de control y el software emite una alerta para notificar al contable. En general, esto permite evitar la mayoría de los problemas: errores de introducción de datos, retrasos en los pagos, falta de trazabilidad, mala gestión de los recordatorios, litigios con los proveedores, etc.
Información centralizada: una mejor colaboración entre los distintos departamentos de la empresa
El uso de un software en la nube o SaaS permite trasladar los datos, la infraestructura y los procesos informáticos de una empresa, a una red de servidores físicos y virtuales a los que cada usuario puede acceder a través de Internet.
Así, cuando todos los pasos de un proceso contable están centralizados en un único software de contabilidad SaaS, también lo está toda la información, lo que resulta muy práctico dado el aumento del trabajo a distancia desde la crisis del COVID. Los empleados pueden acceder a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento, estableciendo previamente el grado de acceso que se establece para cada empleado. Esto da una mayor visibilidad de los procesos, de los documentos en curso de validación y ya validados, y permite que la información fluya de forma más rápida y segura entre los distintos departamentos de la empresa.
Mayor trazabilidad y seguridad de los datos
Ante los crecientes riesgos de ciberseguridad y fraude, los departamentos de finanzas se enfrentan a nuevos retos para hacer frente a la piratería que está en constante evolución. Afortunadamente, la automatización del tratamiento de la documentación contable no sólo facilita la identificación de datos falsificados, documentos duplicados, cuentas bancarias no reconocidas y otro tipo de fraudes. Sino que también garantiza la trazabilidad completa de documentos sensibles como, por ejemplo, las facturas, documentos que los delincuentes intentan falsificar con frecuencia.
Además, el concepto de los softwares basados en la nube implica, casi siempre, que están reforzados por redes seguras con extensión https y sistemas de encriptación para proteger la documentación frente a ciber ataques.
Una mejor experiencia para los empleados
Con la automatización, las tareas manuales que consumen mucho tiempo y que son poco estimulantes se sustituyen por tareas de valor añadido. Los empleados se sienten más valorados en su actividad profesional y desarrollan un sentimiento positivo hacia la empresa, ya que destinan su tiempo de trabajo a tareas que les estimulan y les permiten aumentar sus competencias.
Por ejemplo, el contable puede centrarse en apoyar y asesorar a la dirección de la empresa, y así orientar las decisiones estratégicas teniendo en cuenta el impacto financiero y las obligaciones contables.
También se genera un beneficio económico para la empresa: el capital humano se invierte íntegramente en tareas que no pueden automatizarse y generan valor añadido a la organización.
Procesos más fluidos y rápidos
El uso de un software de captura de documentos acelera el tratamiento de la documentación contable, evita los cuellos de botella, optimiza la gestión de nóminas, acelera la validación de presupuestos y permite vincular las órdenes de compra con las facturas. También garantiza el archivo de la documentación contable y bancaria y realiza todas las operaciones preestablecidas de forma independiente, sin necesidad de una supervisión humana.
La joya de la corona: el director financiero como partner estratégico
Más de la mitad de los directores financieros consideran que la crisis ha reforzado su posición de socio de los demás departamentos de la empresa[2].
Esta tendencia está en consonancia con la dinámica actual, en la que los retos de crecimiento, competitividad y rendimiento están en el centro de las preocupaciones de la dirección y se basan, esencialmente, en la creación de valor financiero y en la alineación estratégica entre las distintas líneas de negocio. El 65 % de los directores financieros se consideran impulsores de la transformación digital. Por tanto, la automatización contable forma parte más que nunca de sus ambiciones y retos actuales.
Por desgracia, el problema para acceder y catalogar la data sigue presente e impide a las empresas afinar su estrategia como les gustaría. Un estudio de Workday muestra que casi la mitad (49%) de los directores financieros afirman que el mayor problema al que se ha enfrentado su organización en los últimos 12 meses es la incapacidad de basarse en datos precisos para tomar decisiones rápidas e informadas [3].
Funciones tan sencillas como la catalogación mediante etiquetas o las búsquedas avanzadas combinando diferentes criterios, impulsadas por un acceso a la información en tiempo real, permiten solucionar este problema. El uso de estos softwares de automatización de procesos contables permite a los Directores Financieros contar con datos fiables y fáciles de acceder para tomar rápidamente las decisiones más acertadas para cada momento concreto.
Al automatizar el tratamiento de la documentación contable, el departamento de contabilidad y finanzas puede ganar un tiempo muy valioso para tareas de mayor valor añadido, al tiempo que reduce en gran medida el riesgo de errores en el proceso. Supone un incremento real de eficacia y productividad, pero también una poderosa palanca de diferenciación y una forma segura de mantener su ventaja competitiva y una buena imagen frente a sus socios.
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