L'automatisation de la comptabilité

Un constat sans appel pour la profession comptable

Les clients veulent de meilleurs services, plus productifs, plus fiables et plus rapides, qu’ils pourraient trouver ailleurs ou autrement, chez un confrère ou en internalisant leur tenue comptable.

L'automatisation de la tenue de comptes devient une priorité

Anticiper ces éventualités permet à chaque expert-comptable de s’interroger sur sa démarche commerciale, de réfléchir sur son offre pour trouver les bons outils lui permettant de rester dans la course.

Passer au crible son activité de tenue comptable permet de pointer certaines faiblesses récurrentes : un processus chronophage derrière une mission à faible valeur ajoutée qui freine l’expert-comptable dans le développement d’autres services où la demande est forte et plus rémunératrice.

Ne perdons pas de vue l’exigence de la clientèle qui aimerait avoir d’une part, une tenue comptable plus efficace mais aussi, d’autre part, un meilleur accompagnement et plus de conseils. Si l’Expert réussit à se dégager du temps d’un côté grâce à l'automatisation des factures clients pour le consacrer de l’autre, il ira dans le sens de la demande tout en améliorant son image de marque et sa marge.

En initiant la politique du changement dans son cabinet, l’expert-comptable s’attaque précisément à ses points faibles et fixe ainsi ses objectifs : parvenir à modifier sensiblement ses offres et son organisation pour gagner du temps, traiter plus de dossiers et restituer plus rapidement afin d’être en adéquation avec la demande.

Pour prétendre devenir compétitif, la révision des processus doit donc s’imposer dans la réflexion de l’expert avec, en priorité absolue, la tenue de comptes proposée par le cabinet.

"L'expert-comptable occupe un rôle central dans l'accompagnement des organisations.
En véritable chef d'orchestre, il doit savoir répondre aux nouvelles attentes des clients plus exigeants et plus digitaux. "

Xavier Noel-Briand, Responsable Organisation, Conseil et Pilotage SI, Talenz, Groupe Fidorg.

Pour évaluer l’efficacité d’un processus, par exemple de tenue de comptes, on mesure l’écart entre les résultats obtenus et les résultats recherchés. Pour un processus papier, cet écart est souvent faible, voire nul : le résultat obtenu est conforme au résultat recherché au départ (produire un état comptable…) : voilà pourquoi beaucoup pensent que les processus papier sont efficaces !

Et ils n’ont évidemment pas tort ! Même si le temps de réalisation s’avère très long, que le nombre d’étapes est très élevé et que les personnes qui en ont la charge ont l’impression de réaliser des tâches chronophages et répétitives, le but est atteint.

La mesure de l’efficience, plus représentative de la qualité d’un processus comptable, concerne l’écart entre la quantité et la qualité des résultats obtenus et les ressources matérielles, humaines et financières mises en œuvre pour les obtenir. C’est là que le bât blesse, lorsque tout ou presque, repose sur des processus papier ou partiellement automatisés !

On s’aperçoit, en effet, que des ressources mobilisées peuvent être démesurées pour obtenir les résultats attendus, par exemple lorsque trop de collaborateurs passent beaucoup de temps à saisir des informations et des écritures comptables, à collecter et classer des factures, à identifier les éventuelles erreurs ou à rechercher des informations utiles susceptibles de débloquer un processus (par exemple un ordre de paiement)…

L’enjeu va, évidemment, d’être capable de conjuguer efficacité et efficience des processus de tenue de compte. Autrement dit, atteindre l’objectif en optimisant les ressources, ce que permettent la dématérialisation et l’automatisation et toutes les technologies basées sur l’intelligence artificielle. Si, comme le 74ème Congrès des experts-comptables l’avait mis en exergue, « les experts-comptables sont au cœur des flux », il est logique que, ces flux étant de plus en plus numériques, sous l’effet de la transformation digitale de leurs clients, un alignement s’effectue pour l’ensemble des processus traités par les cabinets.

Concrètement, la saisie automatique, comment ça marche ? Découvre le ici !

D’autant que la période actuelle est particulièrement propice à l’accélération de l’automatisation, de la dématérialisation et de la robotisation de toutes les étapes, notamment par le biais de l'utilisation de logiciels de dématérialisation comptable.

Outre les avantages internes évidents, pour les cabinets d’expertise-comptable, en termes de productivité, de réduction des coûts et d’enrichissement des tâches des collaborateurs leur permettant de se consacrer à d’autres missions, à plus forte valeur ajoutée, les avantages externes sont tout aussi déterminants.

Experts-comptables pour des entreprises du secteur de l'Hôtellerie Restauration, découvrez pourquoi automatiser la tenue de compte des cafés, hôtels et restaurants devient une nécessité !

Pourquoi automatiser le traitement de ses factures ?

Une stratégie d’automatisation se justifie ainsi pour au moins trois raisons stratégiques. D’abord, parce que, depuis l’apparition de la crise sanitaire qui devient économique, nombre d’entreprises font face à des difficultés financières, en particulier pour maintenir leur trésorerie à flot : elles s’engagent dans la réduction des coûts, y compris ceux liés aux traitements de leur comptabilité : pourquoi ne pas anticiper ? En effet, pour les cabinets d’expertise comptable, investir dans des solutions de dématérialisation pour automatiser le traitement des factures permet de proposer des prestations à des prix plus compétitifs, dans la mesure où ces solutions réduisent les coûts et, de fait, contribuent à augmenter les marges.

Ensuite, la crise sanitaire et économique va accélérer le mouvement, déjà largement entamé, vers la transformation digitale des entreprises, y compris les plus petites, là encore pour gagner en performance.

Il serait dommage et contre-productif pour les cabinets d’expertise comptable, de ne pas pouvoir proposer à leurs clients le traitement des documents comptables de bout en bout sous forme numérique : l’alignement des pratiques avec celles des entreprises devient encore plus impératif qu’avant la crise.

Une exigence renforcée par la pratique quasi-généralisée du télétravail (pour les cabinets d’expertise comptable et leurs clients), qui repose sur des outils, des processus et des données numériques pour pouvoir remplir correctement son objectif : maintenir une activité en conditions opérationnelles.

Enfin, plus globalement, c’est une question d’amélioration de l’expérience client : l’usage systématique des technologiques numériques et de ses déclinaisons en termes de dématérialisation, d’automatisation et de robotisation, renforce l’image et le positionnement innovant des cabinets d’expertise comptable.

Utiliser la dématérialisation des factures pour automatiser sa comptabilité

La dématérialisation, aussi appelée "scan" chez nos voisins Belges, est une avancée majeure pour la comptabilité des entreprises. C’est évidemment le socle de base de la performance d’un cabinet d’expertise comptable, surtout si les volumes traités sont conséquents, et les circuits d'approbation longs. Et dont on connaît les atouts : coûts maîtrisés, surtout avec une solution en mode SaaS, gain de temps, facilité de gestion des pics de volumes, conformité réglementaire, piste d’audit fiable, capture omnicanal, saisie des données automatisée, diminution des risques d’erreurs, réduction des délais de paiement…

Selon l’adage « on ne maîtrise bien que ce l’on connaît bien », une analyse des coûts de traitement des factures s’impose toutefois. Souvent, elle se résume à l’étude des coûts directs, mais cela n’est pas suffisant : c’est le coût complet qui est plus pertinent.

Et celui inclut de nombreux paramètres dont on sous-estime l’impact financier et en terme d’image auprès des clients (coût des litiges, coût salariaux pour gérer les dysfonctionnements, coût du non-respect de la législation, perte de temps pour chercher la bonne information, coûts de stockage de documents papier…).

Une étude d’ISG estime que l’automatisation des processus réduit le volume de travail de 43 % en moyenne pour les processus order-to-cash (facturation, encaissement, crédit, recouvrement et tarification), de 41 % pour la comptabilité et de 34 % pour les processus de procure-to-pay.

Le saviez-vous ?

les comptables et experts comptables passent environ 30 % de leur temps à la saisie manuelle des factures fournisseurs de leurs clients,
la tenue des comptabilités représente environ la moitié de l’activité d’un cabinet d’expertise comptable et 70 % de son chiffre d’affaires,
l’usage d’une solution de dématérialisation réduit les coûts d’au moins 80 %.

Automatiser sa comptabilité en privilégiant la robotisation comptable

La robotisation consiste à automatiser des activités répétitives et à faible valeur ajoutée. Les activités candidates à l’automatisation par la robotisation sont identifiables par leur caractère manuel, répétitif, chronophage et basé sur des règles simples ne nécessitant pas l’analyse humaine, comme par exemple la gestion des paiements et des factures, la production de rapports, le traitement des transactions (étude PwC 2018), la copie de données ou les connections à des applications.

L’expression Robotic Process Automation (RPA) est d’ailleurs de plus en plus utilisée pour décrire cette automatisation de tâches répétitives. Dans le domaine de la finance, la RPA est par exemple utilisée pour accélérer la production des comptes, faciliter l’entrée de données dans une ERP, en lien avec les prises de commandes et le système de facturation, ou encore automatiser les circuits de validation de documents selon des règles de contrôle interne déterminées. Le cabinet Gartner cite 4 bénéfices de la robotisation dans les domaines financiers et comptables : la réduction de la complexité des audits, l’accélération des clôtures comptables, l’accélération de la prise de décision et la réduction des erreurs.

Rappelons que la tenue des comptabilités représente, en moyenne, au moins la moitié de l’activité d’un cabinet d’expertise comptable. La robotisation comptable de tout ou partie de cette activité a des conséquences immédiates et génère un ROI lui aussi quasi immédiat.

La dématérialisation connectée aux principaux ERP du marché

Pour choisir la « bonne » solution, il est primordial d’être familier avec les fonctionnalités indispensables que doivent intégrer ces logiciels parce qu’elles correspondent, à l’heure actuelle, à l’état de l’art du marché. La performance de la solution, la sécurité de l’infrastructure, le niveau d’automatisation apporté, son évolutivité, etc. doivent constituer des critères de choix fondamentaux, tout autant que la pérennité et la capacité d’accompagnement du fournisseur…

Si ces critères sont requis, ils ne sont pas suffisants pour garantir le succès du projet. La solution qui retiendra votre attention devra répondre à l’ensemble du périmètre projet que vous aurez défini (type de factures traitées, format des écritures comptables, règles de validation, gestion des délégations,…) et vous assurer l’atteinte des objectifs qualitatifs et quantitatifs que vous vous êtes fixés.

Le premier critère à considérer en priorité est la facilité de communication (interopérabilité) avec l’ERP ou logiciel comptable du marché.

Une solution qui intègre nativement des passerelles avec votre outil comptable représente un gain de temps important. C’est également un prérequis pour assurer la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information. Si votre entreprise utilise un logiciel plus spécifique pour sa comptabilité, la possibilité de développer simplement des connecteurs sur-mesure vous permettra de ne pas sacrifier cette interopérabilité.

Les solutions les plus avancées et puissantes proposent aujourd’hui une intégration native avec les principaux ERP du marché français, permettant une automatisation de la comptabilité dans Sage, SageBob50, ou encore Anael.

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L'automatisation de votre comptabilité

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