Comment choisir un processus qui doit être automatisé et identifier ses avantages ? Quels sont les avantages de la dématérialisation des factures ? On peut soit remettre le projet à plus tard, mais c’est dommage ; on peut choisir au hasard, mais ce n’est guère pertinent ; ou, mieux, on peut sélectionner le processus de digitalisation comptable le plus susceptible de créer de la valeur. Mais comment reconnaître un processus parfaitement adapté à l’automatisation ?
Pour l’identifier, il doit cocher au moins trois cases. La première est celle des volumes : plus ceux-ci sont significatifs et récurrents, plus le processus qui les supporte est éligible à l’automatisation. La deuxième est celle des procédures, lorsque les tâches du processus sont très encadrées par le droit fiscal, des règles (comme la comptabilité) ou un ensemble de réglementations, comme, par exemple celle sur la facture électronique. La troisième case à cocher, pour savoir si l’automatisation crée de la valeur, concerne les données. Plus elles sont structurées, plus l’automatisation est susceptible de générer des bénéfices.
La comptabilité, domaine privilégié de l'automatisation
Si ces trois critères sont réunis, alors un processus qui devient automatisé génère des gains significatifs et quasi-immédiats ! Si, en outre, le processus concerné est cœur de métier pour les entreprises et les organisations, alors l’automatisation est encore plus créatrice de valeur, pour les clients, pour les fournisseurs, pour les collaborateurs… et pour les actionnaires !
Dans les entreprises, il existe un processus qui coche toutes ces cases : la gestion de la facturation, des paiements (clients et fournisseurs) et de la comptabilité. Des volumes importants, voire colossaux pour les plus grandes entreprises, associés à des obligations fiscales et réglementaires très strictes, et des données très structurées, en font un processus idéal à l’automatisation. Cela concerne toutes les entreprises et les organisations, tenues d’établir des comptabilités pour toutes leurs opérations avec leurs clients, leurs fournisseurs et leurs collaborateurs.
Logiciels d'automatisation comptable : une implémentation facilitée par les solutions SaaS
Certaines sociétés pourraient penser que passer d’un processus essentiellement manuel à une automatisation quasi-intégrale des opérations comptables s’apparente à un parcours du combattant. Rien n’est plus faux ! Pour au moins quatre raisons :
- Les logiciels d’automatisation de comptabilité, très nombreux sur le marché, sont depuis longtemps à l’état de l’art des technologies et proposent tous les fonctionnalités très diverses dont les entreprises ont besoin. Les cabinets d’expertise comptable et les fiduciaires, qui sont largement équipés, l’ont compris depuis longtemps.
En outre, l’écosystème de solutions s’élargit régulièrement, avec des fournisseurs de services, qui seront encore plus nombreux et diversifiés avec les changements réglementaires concernant la facture électronique. - L’intégration avec les solutions existantes, par exemple des ERP comme Sage ou d’autres logiciels comptables, ne pose plus aucun problème, de même que les liens avec des services externes de gestion des factures tels que Chorus (pour le secteur public), grâce à des API (Application Programming Interfaces) ou les plateformes de dématérialisation partenaires, qui seront généralisées dans la cadre de la réforme de la facturation électronique. Avec un logiciel d’automatisation des documents comptables, la génération des écritures s’effectue en toute transparence vers la plupart des ERP disponibles sur le marché.
- Le cloud, avec les offres en SaaS (Software as a Service) simplifie l’implémentation et le déploiement. Il n’y a pas besoin de compétences spécifiques pour mettre en œuvre une solution de dématérialisation comptable. En outre, le mode SaaS cumule plusieurs bénéfices : facturation à l’usage, mises à jour automatiques, intégration de technologies innovantes telles que la RPA (Robotic Process Automation), le Big Data, l’intelligence artificielle ou le Machine Learning. Ainsi, l'encodage des factures est simplifié et accéléré, grâce à la reconnaissance automatique temps réel des données, sans aucun paramétrage préalable nécessaire.
- Les bénéfices sont tels qu’il ne faut pas hésiter à s’équiper d’une solution de dématérialisation comptable. Il suffit de mettre en évidence les coûts directs du traitement d’un processus manuel, même partiellement automatisé, ainsi que les coûts indirects (temps passé, gestion de l’archivage, consommation de papier, pertes de productivité, bien-être au travail, fidélisation des collaborateurs des services comptables…).
Se focaliser sur les bénéfices d'un logiciel d'automatisation comptable
C’est évidemment sur ces aspects bénéfices qu’il faut se focaliser pour mettre en place une solution de dématérialisation comptable. Car il reste du chemin à parcourir : seulement 19 % des directeurs financiers ont automatisé la quasi-totalité de leurs processus et digitalisé leur reporting financier et comptable[1]. L’enquête du cabinet PWC[2] sur les priorités 2022 des directions financières des sociétés françaises, menée conjointement avec la DFCG, un DAF français sur trois estime qu’automatiser davantage les processus fait partie de leurs priorités, afin de gagner en efficacité. Cela concerne en particulier le domaine des factures, donc des écritures comptables. Lorsqu’on leur demande d’évaluer sur une échelle de 1 à 5 le niveau de digitalisation de leurs processus Procure-to-Pay, les directeurs financiers français estiment que leurs organisations se situent à seulement 1,9 sur 5. C’est nettement moins, par exemple, que pour la gestion de trésorerie (3,6) ou le pilotage de la performance (3,3), d’après une étude Itesoft[3].
Des bénéfices toujours incontestables
Les bénéfices de la mise en place d’un logiciel de dématérialisation comptable sont pourtant indéniables :
- L’information circule plus vite et mieux, ce qui facilite la collaboration entre les équipes, notamment pour accélérer et fiabiliser la gestion des écritures comptables.
- La productivité s’améliore avec la disparition des tâches manuelles et chronophages, la réduction des délais, de même que ceux des circuits de prise de décision.
- La conformité règlementaire se trouve renforcée, avec la diminution des erreurs (par exemple pour la TVA) et des pertes de documents, la traçabilité des documents et des écritures comptables. La fiabilisation des données est également mieux garantie, donc la sécurité des processus comptables. Selon une étude de Workday[4], près de la moitié des directeurs financiers affirment que la principale problématique rencontrée par leur organisation au cours des douze derniers mois a été leur incapacité à s’appuyer sur des données précises, afin de prendre rapidement des décisions éclairées pour gérer leurs différentes activités.
- Les processus deviennent plus fluides. En effet, l’automatisation accélère le traitement des données et évite les goulets d’étranglement, notamment pour la validation des devis, des bons de commande et d’achat, des factures, des notes de frais, la gestion commerciale et de la TVA, des pièces comptables et bancaires...
Les logiciels d'automatisation comptable, piliers de la transformation numérique
S’il est pertinent de se focaliser sur les bénéfices, il importe également de replacer les solutions de dématérialisation comptable dans un contexte plus large. En tant que cœur de la performance opérationnelle des entreprises et des organisations, la comptabilité constitue un levier puissant pour accompagner leur transformation numérique. En effet, les documents comptables sont des gisements de données qu’il convient d’exploiter au mieux et au plus vite. Les possibilités sont infinies…
Une étude menée par Workday[5] en 2022 révèle que disposer de données unifiées est indispensable à une prise de décision plus rapide. Ainsi, plus de la moitié des responsables financiers déclarent que l'un des éléments les plus importants pour accélérer les cycles de planification, d'exécution et d'analyse est l'utilisation d’une technologie qui permet d'intégrer les données issues de différents systèmes et de supprimer les silos internes. Et la plupart des ces données utiles à la prise de décision sont gérées par les systèmes comptables.
Ce qui est vrai pour les grandes entreprises l’est encore plus pour les PME, dans lesquelles la comptabilité et les données commerciales restent une source majeure d’informations et de pilotage, avec des données sur les clients et les fournisseurs. L'utilisation de scan de factures en comptabilité devient ainsi essentielle pour optimiser ces processus et faciliter la gestion des informations. Et où les DAF sont de plus en plus impliqués dans la digitalisation de leur entreprise, d’après une étude de la DFCG et de RSM[6].
On voit donc bien le risque, pour une entreprise, de ne pas s’équiper d’un logiciel de dématérialisation comptable, ou de tarder à le faire, souvent pour de mauvaises raisons (pas le temps pour mener un projet, pas de compétences suffisantes, investissements considérés comme non prioritaires, stratégie toujours en cours de finalisation, absence de motivation des équipes…).
