La facture électronique qui va devenir progressivement obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA, poursuit plusieurs objectifs, notamment : la simplification de la vie des entreprises, l'accélération de la transition numérique et l’amélioration de la transparence avec l'administration fiscale. Mais, au-delà de l'obligation réglementaire, la dématérialisation des factures a de nombreux avantages à offrir aux organisations qui saisissent cette opportunité.
Une offre de solutions de dématérialisation adaptées, performantes et accessibles
La disponibilité de ces solutions de dématérialisation des factures en mode SaaS (Software as a Service) s’avère comporter de multiples avantages :
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Aucun investissement préalable ni en matériel ni en logiciel n’est requis quel que soit l'utilisateur.
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Les informations liées à votre entreprise sont protégées et accessibles 24h/24 et 7j/7,depuis n’importe quel terminal connecté à Internet : PC, Mac, smartphone, tablette… Un avantage crucial dans le contexte actuel. En effet, depuis la crise de la Covid-19, on assiste à un essor du télétravail, et donc à un besoin de flexibilité croissant pour les entreprises et leurs collaborateurs, tout en assurant un environnement sécurisé face au risque cyber.
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Elles sont en règle générale facturées comme pour un service, « à l’usage », en fonction de la consommation, ce qui rend le modèle économique adapté à l’utilisation qui en est faite par chaque client.
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S'agissant d'un service passant par le Cloud, ce type de logiciel peut bénéficier de mises à jour et évoluer au fur et à mesure, en concordance avec l'évolution de l'entreprise et les dernières innovations. Ainsi, la version initiale proposée par l'éditeur de logiciel ne sera pas la version finale, mais une version amenée à évoluer avec son temps, et ce sans coûts supplémentaires.
Une vraie simplification de la facturation, sans compromis sur la performance
Le cauchemar de la complexité, des délais de déploiement et d’optimisation importants, tant redoutés par les DAF et DSI est désormais terminé. Les solutions de dématérialisation des factures nouvelle génération ne nécessitent pas de phase d’installation, le paramétrage est intuitif et accessible à tous, l’intégration avec le système comptable ou l’ERP est native. Même si cela dépend de chaque projet et du niveau de complexité et de customisation de celui-ci, la plupart des déploiements peuvent se faire en l'espace de quelques jours, voire de quelques heures. Une fois la solution choisie, le démarrage est donc imminent !
Renforcement de la sécurité et de la conformité avec la dématérialisation
La dématérialisation et l'automatisation permettent d'éviter bon nombre d’erreurs humaines tout au long du processus de facturation. Entre les montants erronés, les doublons et les factures égarées, le manque à gagner peut être conséquent pour votre entreprise !
Mais la technologie est aussi un allié précieux pour sécuriser la gestion de vos factures, réduire le risque de fraude et garantir votre conformité.
Protéger les données sensibles
La facturation dématérialisée offre une traçabilité inédite sur les différentes opérations réalisées par votre société. Des technologies comme l’intelligence artificielle et la Smart Data Extraction permettent de détecter instantanément les informations contenues dans une pièce comptable et de les analyser.
Ensuite, la gestion électronique des documents (GED) peut vous aider à gérer les droits d’accès à vos factures, garantissant la confidentialité des données les plus sensibles.
S'aligner sur les normes : conformité et législation de la facture numérique
La facturation dématérialisée est strictement encadrée par la loi, qui lui accorde d’ailleurs la même valeur qu’une facture papier. Il n’y a donc aucune raison, sur le plan juridique, de ne pas sauter le pas de la dématérialisation !
Néanmoins, pour qu’un document dématérialisé soit considéré comme valable, rappelons que quelques conditions doivent être réunies :
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L’authenticité : l’émetteur de la facture doit être facilement identifiable.
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L’intégrité : le contenu de la facture ne doit avoir subi aucune modification après sa signature.
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La lisibilité : le contenu du document doit être accessible et compréhensible par toutes les parties-prenantes qui souhaitent le consulter.
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En outre, une facture dématérialisée doit contenir les mêmes mentions obligatoires qu’une facture au format papier.
Durabilité et impact environnemental de la digitalisation des documents
Pour une organisation, la dimension écologique n’est aujourd’hui plus à négliger. Or, la dématérialisation des factures est une opportunité de diminuer votre empreinte carbone et de tendre vers le zéro papier, dans une démarche de responsabilité sociétale des entreprises (RSE).
Réduction de l'empreinte carbone
La production de papier, l’impression des documents ou encore l’expédition du courrier ont un impact non négligeable sur l’environnement. La digitalisation est donc un levier efficace pour réduire votre empreinte carbone.
L’enjeu est d’autant plus grand que les consommateurs sont de plus en plus sensibles aux engagements écologiques des entreprises. Dématérialiser vous permet donc de vous démarquer auprès de vos clients et prospects.
De la gestion papier à la gestion verte : un enjeu d'entreprise responsable
Chaque année, un Français consomme en moyenne 136 kg de papier et de cartons. On estime également qu’un salarié imprime en moyenne 28 pages par jour.
Du papier qui est notamment utilisé pour imprimer des factures, avec des conséquences environnementales importantes. La disparition progressive des factures papier, remplacée par les factures électroniques, est donc une bonne nouvelle pour nos forêts.
Mais le zéro papier est aussi une bonne pratique à mettre en avant dans le cadre de votre stratégie RSE, en tant qu’entreprise responsable.
Les avantages indirects de passer au zéro papier
Le passage au zéro papier offre aussi un certain nombre d’avantages indirects.
Une relation fournisseurs améliorée via des processus simplifiés
La dématérialisation des factures, qui s’inscrit dans une démarche de transformation numérique, a un impact positif sur la relation fournisseurs, en clarifiant et en fluidifiant la communication avec ces derniers, et en réduisant drastiquement les retards de paiement.
Fini l’envoi des factures par courrier : les documents sont envoyés instantanément par voie électronique. Il est même possible de mettre en place un portail dédié, sur lequel les fournisseurs peuvent retrouver facilement les documents dont ils ont besoin.
Intégration et synergie avec d'autres technologies d'entreprise
Une solution de dématérialisation des factures a l’avantage de s’intégrer facilement avec les autres outils de votre entreprise, qu’il s’agisse d’un logiciel comptable, d’un ERP ou encore d’un CRM, ce qui permet d’effectuer des exports en quelques clics.
En synergie avec votre système d’information, le logiciel est ainsi capable d’automatiser de nombreuses tâches : capture des documents comptables depuis différents canaux, saisie et rapprochement des commandes et des factures, préparation des paiements... Un vrai gain de temps et de productivité pour votre service comptable !
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