Chaque mois, une entreprise, voire chacune de ses filiales, reçoit plusieurs dizaines de factures qu'il est nécessaire de traiter, de contrôler et de saisir. Toutefois, la tâche peut devenir un véritable casse-tête lorsque les documents sont éparpillés… D'où l'intérêt de centraliser les factures fournisseurs grâce à un logiciel de gestion des factures.
Comment centraliser les factures fournisseurs ?
La centralisation des factures est indispensable pour avoir une vision exhaustive des données financières et comptables d'une entreprise, qu'il s'agisse de la trésorerie, du besoin en fonds de roulement ou des flux d'argent sortants.
Toutefois, cette tâche est particulièrement laborieuse si elle est effectuée manuellement. En effet, les collaborateurs doivent systématiquement récupérer les factures adressées à la société sur différents canaux : en pièce jointe d'un e-mail, dans l'espace client d'un fournisseur, sur une plateforme de stockage en ligne… Sans oublier les factures papier envoyées par courrier, qui doivent être numérisées une à une.
Heureusement, il est possible d'éviter ce processus chronophage et rébarbatif en utilisant un collecteur automatique de factures.
Centraliser facilement les factures grâce à la collecte automatique
Un collecteur automatique de factures fournisseurs est un outil permettant de récupérer directement les documents comptables et de les rassembler sur une plateforme unique, quel que soit le mode d’envoi des factures.
Par exemple, les factures reçues par e-mail peuvent être transférées en un clic vers une adresse spécifique. Elles seront alors instantanément importées dans le logiciel de gestion des factures.
De plus, un collecteur automatique peut être connecté avec les espaces clients de certains fournisseurs (comme les fournisseurs d'accès à internet, d'énergie ou de téléphonie). Ainsi, les factures sont récupérées au fur et à mesure sans aucune intervention humaine.
Avec cet outil, les pièces comptables peuvent être facilement récupérées et centralisées dans le logiciel de facturation de l'entreprise. Mieux encore, les informations contenues dans ces documents sont extraites automatiquement grâce à l'extraction de données intelligente, une technologie combinant IA et Machine Learning, plus puissante qu'un OCR standard.
Les avantages de la centralisation des factures
Centraliser les factures fournisseurs à l'aide d'un logiciel de traitement des factures présente de nombreux avantages pour l'entreprise.
Un gain de temps conséquent
La centralisation des factures fournisseurs est une aide précieuse pour les collaborateurs, qui peuvent trouver facilement les documents dont ils ont besoin. Un enjeu majeur, car le service comptabilité se consacre encore trop souvent à des tâches chronophages liées à la recherche, à l'analyse et au suivi des factures.
Avec une solution automatisée de gestion des factures, les équipes ne sont plus dans l'obligation de réceptionner et de saisir manuellement les documents, mais aussi de contrôler leur conformité et de les archiver. Un gain de temps précieux qui leur permet de se focaliser sur des missions plus stratégiques, ayant une réelle valeur ajoutée.
De plus, une solution de collecte automatique permet de diminuer considérablement le temps consacré à la récupération des factures. L'extraction des données à l'aide de la reconnaissance optique de caractères contribue également à cette réduction des tâches rébarbatives.
Un meilleur contrôle des factures
En centralisant l'ensemble des documents comptables dans un logiciel de gestion des factures fournisseurs, l'entreprise peut identifier beaucoup plus facilement d'éventuelles erreurs ou doublons. Si une anomalie est détectée, il est également plus simple de la corriger.
Par ailleurs, cet outil permet un contrôle plus efficace du statut des factures : en attente de validation, en attente de paiement, refusée, paiement effectué, etc. Il s'agit donc d'un véritable atout pour optimiser le règlement des factures et limiter les retards de paiement.
La diminution du risque d'erreur
En centralisant ses factures fournisseurs et ses données comptables au sein d'une interface unique, l'entreprise réduit sensiblement les interventions humaines et donc le risque d'erreur de saisie ou de doublon.
En effet, les collaborateurs n'ont plus besoin de saisir manuellement les informations contenues dans les factures, grâce à l'extraction automatique. De plus, ils peuvent retrouver facilement les documents dont ils ont besoin, car ils sont soigneusement stockés et classés dans le logiciel.
La réduction des coûts
Centraliser les factures avec un logiciel de gestion des factures fournisseurs est également un moyen efficace pour faire des économies. En effet, les coûts de traitement liés à la réception, au rapprochement ou à la saisie des pièces comptables sont fortement réduits. Sans oublier les frais liés à la perte des documents ou à l’archivage.
En outre, la centralisation des factures améliore la productivité des collaborateurs, qui peuvent se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, avec un effet positif sur la rentabilité de la société.
La sécurisation des données
Les factures électroniques offrent aujourd'hui un niveau de sécurité supérieur à celui des factures papier, compte tenu de l'exposition aux risques de perte, de fraude ou de divulgation d'informations liées à ces dernières.
Or, une facture est un document crucial pour l'entreprise, qui doit bénéficier d'une protection optimale. Centraliser les factures sur une plateforme ou application dédiée revient donc à préserver les données de la société et à assurer leur traitement dans le respect des normes en vigueur.
Un meilleur suivi de la comptabilité
Non content d'extraire automatiquement les données présentes dans les pièces comptables, un logiciel de traitement des factures est en mesure d'analyser et de représenter ces informations pour les besoins du service comptable. Ainsi, l'entreprise peut suivre ses dépenses au quotidien, avec des données mises à jour en temps réel, ce qui améliore considérablement le pilotage de la comptabilité.
Véritable atout pour l'entreprise, la centralisation des factures représente un gain de temps et de productivité conséquent, tout en diminuant le risque d'erreur et en sécurisant les données. Et les bénéfices sont encore plus grands avec un logiciel de facturation doté d'un collecteur automatique.
