E-mails, espaces fournisseurs, plateformes de stockage en ligne, courriers... Les modes d'envoi des factures fournisseurs se sont multipliés, jusqu’à devenir un véritable casse-tête pour les entreprises. En effet, la recherche de documents éparpillés sur différents canaux n'a fait qu'alourdir leur gestion administrative et comptable. Heureusement, il est possible de gagner du temps et de se simplifier la vie grâce à une solution d'automatisation et de dématérialisation : le collecteur automatique de factures.
La collecte des factures : un véritable casse-tête
Lorsqu'elle est effectuée manuellement, la récupération des factures est une tâche aussi fastidieuse que chronophage pour les entreprises.
Ces difficultés s'expliquent notamment par la diversité des canaux sur lesquels transitent les factures :
-
Certaines sont envoyées par mail au dirigeant ou au service comptable, au risque de s'entasser dans la boîte de réception.
-
D'autres sont envoyées par courrier au format papier.
-
D'autres encore sont déposés directement par le fournisseur dans l'espace personnel de son client (c'est par exemple le cas pour les factures d'énergie ou de télécommunications, mais aussi pour les achats sur des sites e-commerce).
-
Enfin, certaines factures passent par des espaces de stockage en ligne comme Google Drive ou Dropbox.
Par conséquent, les entreprises doivent passer de nombreuses heures à rassembler, compter et trier ces factures, avant même de pouvoir les saisir. Un véritable casse-tête, d'autant plus que les collaborateurs doivent gérer d'autres sujets en parallèle, comme la relation fournisseur, le règlement des factures ou encore le respect des délais de paiement.
L'impact sur la productivité est non négligeable, car le temps consacré à ces tâches répétitives pourrait être alloué à des missions à forte valeur ajoutée, plus rentables pour l'entreprise et plus valorisantes pour les équipes. De plus, cette situation accroît la probabilité de perdre un document, mais aussi le risque d'erreur et de fraude, à cause de la saisie manuelle des données.
Ainsi, l'utilisation d'un collecteur automatique de factures permet de réduire considérablement le temps de récupération et de traitement des documents, tout en améliorant la fiabilité du processus.
Les fonctionnalités d'un collecteur automatique de factures
Un collecteur automatique de factures fournisseurs est un outil entièrement pensé pour gagner du temps et améliorer la productivité de l'entreprise au quotidien. Très intuitif et simple d'utilisation, il permet de récupérer directement les documents et de centraliser les factures sur une plateforme unique, quel que soit le mode d’envoi des factures : mail, courrier, espace fournisseur, etc.
Collecter une facture reçue par e-mail
De nombreuses factures sont envoyées en pièce jointe d'un e-mail. Toutefois, celles-ci peuvent vite se retrouver noyées parmi des dizaines d’autres messages. Les équipes perdent alors un temps précieux pour trouver le document qu'elles recherchent dans une boîte de réception surchargée.
Sans oublier le risque de suppression accidentelle du mail contenant la facture, ou encore le risque que le message en question soit automatiquement redirigé dans les spams.
Avec un collecteur automatique, il est possible de transférer facilement les factures reçues par mail vers une adresse dédiée. Elles seront alors instantanément importées dans le logiciel et centralisées dans un seul et même endroit. L'entreprise peut aussi demander à ses fournisseurs d'envoyer directement leurs factures à cette adresse spécifique, pour encore plus de rapidité et de simplicité.
Récupérer une facture depuis un espace fournisseur
Certains fournisseurs ayant opté pour la dématérialisation des factures font le choix de les déposer dans un espace client dédié, plutôt que de les envoyer par mail. C'est notamment le cas des fournisseurs d'énergie, de téléphonie ou d'internet, mais aussi de certains e-commerçants.
Une solution pratique, mais qui peut malgré tout s'avérer chronophage pour l'entreprise. En effet, il est nécessaire de se connecter régulièrement sur ce compte afin de récupérer les factures. L'opération doit même être répétée plusieurs fois si la société utilise plusieurs espaces de ce type.
Pour y remédier, une application de collecte automatique des factures peut être connectée directement avec ces espaces. Ainsi, les documents comptables sont récupérés au fur et à mesure, dès qu'ils sont générés par le fournisseur, sans aucune intervention humaine.
Collecter une facture à l'aide d'une photo
Les factures papier sont toujours délicates à traiter. D'ordinaire, il est nécessaire de les scanner, de les enregistrer, puis de les importer dans le logiciel de comptabilité. Toutefois, les choses sont plus simples avec un collecteur automatique de factures : une simple photo permet de récupérer instantanément un document.
Mieux encore, cet outil est capable d'extraire les informations contenues dans la facture, grâce à la capture de données intelligente (Smart Data Extraction), combinant IA et Machine Learning, une technologie plus puissante qu'un OCR standard. Date, nom du fournisseur, TVA, prix... Toutes ces données essentielles sont enregistrées automatiquement dans le logiciel : il n'est donc pas nécessaire de les saisir manuellement.
Collecter des factures depuis un ordinateur
Dernier cas de figure : si les pièces comptables sont stockées sur un ordinateur, elles peuvent être importées facilement dans le logiciel à l'aide d'un simple glisser-déposer. Il est d'ailleurs possible de collecter des factures en masse, plutôt que de les importer une à une.
Avec un collecteur automatique de factures, l'entreprise dispose d'un moyen simple et efficace pour gagner du temps, augmenter sa productivité, automatiser ces processus. Mais cet outil va plus loin que la simple récupération des données à partir d'un mail, d'un espace fournisseur ou d'une photo. C'est aussi un véritable atout pour fiabiliser l’archivage des documents comptables, fluidifier le circuit de validation et améliorer le pilotage de l’entreprise. L'automatisation de la comptabilité, facilitée par de tels outils, transforme la manière dont les entreprises gèrent leurs finances, en rendant les processus plus rapides, plus précis et moins sujets aux erreurs.
