On a coutume de dire que l’original vaut toujours mieux que la copie mais, dans ce cas, la dématérialisation des factures est certainement l’exception qui confirme la règle. Plus commode, plus économique, plus écologique et surtout tout aussi valable juridiquement que la facture originale sur papier, sa copie dématérialisée multiplie les avantages… à condition toutefois de respecter quelques règles pour la produire et la conserver. Nous vous livrons ici le premier volet de nos chroniques sur la facture électronique.
La copie numérique fiable : les évolutions règlementaires
Depuis une quinzaine d’années, l’État comme l’Union européenne actionnent tous les leviers à leur disposition pour accélérer le passage à la facture électronique. Celle-ci est en effet considérée comme un instrument important de compétitivité et de bonne gestion pour les entreprises, mais aussi comme un puissant outil dans la lutte contre les fraudes fiscale et sociale. Outre les obligations progressives d’utiliser la facture électronique (vis-à-vis du secteur public depuis le 1er janvier 2020 et pour toutes les transactions entre assujettis à la TVA d’ici le 1er janvier 2025), un certain nombre de textes détaille et encadre les modalités pratiques de la facturation électronique.
Parmi ceux-ci, l’arrêté du 22 mars 2017 précise comment réaliser une copie électronique à valeur probante d’une facture papier. Plutôt que de copie, le législateur préfère d’ailleurs parler de « transfert » pour bien souligner que l’opération confère au duplicata électronique obtenu la même valeur qu’à son original sur papier.
Du point de vue juridique, cet arrêté n’est que l’application concrète en droit fiscal du décret 2016-1673 du 5 décembre 2016 pris en application de l’article 1379 du Code civil, qui instaure l’équivalence entre les documents sur support électronique et les écrits sur support papier. Pour obtenir cette équivalence, la copie numérisée doit toutefois pouvoir démontrer qu’elle est fidèle « en image et en contenu » à l’original.
Pour cela, le procédé de reproduction ne doit causer aucune altération. Les couleurs devront être scrupuleusement respectées (pas de scanner en noir et blanc, donc), la résolution devra être suffisamment précise (en pratique, un minimum de 300 dpi est recommandé), l’éventuelle compression du fichier ne devra occasionner aucune perte, et aucune retouche ne devra être apportée au document, même dans l’intention louable d’en améliorer la lisibilité.
Une fois la facture numérisée dans les formes, il faut la conserver, et, en général, pour des durées définies. La piste d'audit fiable, définition précise des contrôles à effectuer, garantit que chaque document reste conforme aux exigences légales tout au long de son cycle de vie. Pour répondre aux éventuelles demandes de l’administration fiscale, les factures doivent être archivées six ans, mais c’est un minimum car il est recommandé d’être attentif aux nombreux cas particuliers liés à la nature de la transaction, au produit ou service acheté, et au secteur d’activité. Le règlement des litiges commerciaux, par exemple, peut nécessiter une conservation plus longue de dix ans.
Pour garantir durant toute cette période l’intégrité, la lisibilité et l’interopérabilité de la facture archivée, l’arrêté du 22 mars 2017 prévoit que seuls les formats PDF et le PDF/A-3 (conforme à la norme ISO 19005-3) pourront être utilisés. En outre, le texte précise que la copie devra être assortie au choix d’un de ces procédés techniques garantissant l’intégrité et la fiabilité du fichier dans le temps :
- Un cachet serveur fondé sur un certificat au moins conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile (RGS*)
- Une empreinte numérique
- Une signature électronique fondée sur un certificat au moins conforme au référentiel général de sécurité de niveau une étoile (RGS*) ou d’un dispositif de sécurité équivalent délivré par une autorité agréé : système qui contrôle et identifie la personne qui a réalisé (ou est responsable) de la copie ;
Enfin, chaque fichier doit être horodaté.
La copie numérique fiable : comment être conforme ?
Les solutions de dématérialisation spécialisées les plus avancées génèrent automatiquement ces différents éléments au moment de la numérisation des factures de façon complètement transparente et sûre pour l’entreprise. Certaines technologies vont même au-delà des spécifications de l’administration fiscale puisqu’elles utilisent des certificats RGS**.
Pour finir, l’ensemble du processus de numérisation doit être détaillé dans une documentation spécifique et tenue à jour, et régulièrement contrôlé pour s’assurer que les exigences réglementaires sont bien satisfaites.
Bien que tout ceci puisse paraître relativement lourd et complexe, une solution de dématérialisation des factures qui intègre toutes les étapes, permet à l’entreprise de s’en affranchir et d’anticiper en toute sérénité la fin des factures papier au 1er janvier 2025 : un processus « purchase-to-pay » plus rapide, plus fiable et plus efficient, des données comptables plus complètes et à jour, des risques maîtrisés, et des archives enfin rangées et accessibles.
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