La directive européenne sur la TVA du 13 juillet 2010 (2010-45 CE) a été mise en place pour harmoniser les obligations fiscales liées à la facturation dans tous les états membres de l’Union européenne et encourager l’usage de la facturation électronique.
Cette directive autorise les entreprises des pays concernés à émettre et recevoir des factures électroniques en recourant à n’importe quel dispositif technique, à condition toutefois que le bien-fondé de la facture puisse être établi et le lien entre la facture et son objet (livraison de biens ou prestation de services) documenté à travers la mise en place de la piste d‘audit fiable. Autrement dit, on ne considère plus une facture en fonction de son format mais de son contenu.
La piste d'audit fiable devient incontournable
La directive autorise l’émission et le traitement de factures en format PDF simple, l’impression des factures électroniques n’est plus imposée (l’archivage peut s’effectuer dans le format d’origine) et plusieurs contrôles sur la facture sont obligatoires (authenticité, intégrité du contenu, lisibilité). Pour satisfaire à ces contrôles, il y a trois possibilités : recourir à l’EDI, signer les factures électroniquement avec le RGS** (Référentiel Général de Sécurité) ou mettre en place des "contrôles permanents et documentés", avec une piste d’audit fiable, qui, au regard de la directive européenne, devient obligatoire. Selon le lexique du contrôle interne comptable, la piste d’audit est une " démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle".
Cette piste d’audit fiable, qui concerne aussi bien les factures électroniques que les factures papier, vise à démontrer à l’administration fiscale la réalité de l’opération facturée. Pour garantir une traçabilité optimale, l’utilisation d’un logiciel de facture électronique est fortement recommandée, car il facilite l’archivage et la vérification des documents de manière numérique. Elle doit décrire tous les processus internes, avec une chronologie précise, depuis l’origine de la facture jusqu’à sa conservation. L’entreprise doit ainsi, entre autres, rendre transparent les flux d’émission et de réception de factures (y compris à l’international), expliquer comment le processus est sécurisé, recenser tous les contrôles effectués, comment un fournisseur est créé dans le système d’information, qui reçoit les factures, qui les comptabilise, qui les paie.
A noter que l’administration fiscale n’impose aucun format particulier pour la piste d’audit fiable, laissé à la libre appréciation des entreprises concernées, qui peuvent s’adapter en fonction des volumes de factures et de la complexité des flux. Lorsque la piste d’audit n’est pas mise en œuvre, l’entreprise s’expose à plusieurs sanctions : la remise en cause de déductibilité de la TVA, une amende pour émission de factures de complaisance ou encore de se faire accuser par l’administration d’opposition à contrôle fiscal. Il est donc essentiel de mettre en place un audit processus de facturation rigoureux pour éviter ces risques et garantir la conformité des opérations comptables.
Les trois critères de validité d'une facture électronique :
- l'authenticité de son origine, c'est à dire l'assurance de l'identité du fournisseur.
- l’intégrité, qui se définit comme la propriété qui assure qu’une information n’est modifiée que par les utilisateurs habilités dans les conditions d’accès normalement prévues.
- la lisibilité, de manière à ce qu’elle puisse être lue par l’utilisateur et l’administration.
Les obligations de dématérialisation se généralisent
Depuis la directive européenne, plusieurs dispositions ont renforcé les usages de la facture dématérialisée, notamment l’ordonnance du 26 juin 2014, qui oblige les fournisseurs de secteur public à recourir à la facturation électronique, via le portail Chorus. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises sont concernées, plus seulement les PME et les grandes entreprises. Autre avancée : le décret du 5 décembre 2016 qui stipule que « la copie fiable » peut remplacer un original. Et un arrêté du 22 mars 2017 va encore plus loin, en autorisant la production d’une copie fiable en remplacement des originaux. L’administration fiscale considère ainsi qu’une facture papier peut être scannée et devient une copie fiable.
La notion de copie fiable constitue une réelle avancée. Elle doit toutefois satisfaire à trois conditions : d’abord, la numérisation doit garantir une reproduction à l’identique ; ensuite, l’archivage électronique doit être documenté, avec des contrôles internes afin de s’assurer de la disponibilité et de la lisibilité du document pendant les durées de conservation fiscale (six ans) et légale (dix ans). Enfin, la conservation au format PDF doit être complétée par un mécanisme de sécurité, de type empreinte numérique ou signature électronique RGS**.
Une nouvelle étape est envisagée dans le Projet de Loi de Finance 2020, qui prévoit de généraliser l’obligation de facturation électronique dans les relations interentreprises. Concrètement, il est envisagé, à l’horizon 2024-2026, mais les conditions restent à préciser, deux flux de factures : le premier, vers le client, pour lui transmettre la facture et le deuxième, vers l’administration fiscale, pour faciliter le contrôle. Le Projet de Loi de Finances précise ainsi que "les factures des transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée sont émises sous forme électronique et les données y figurant sont transmises à l’administration pour leur exploitation à des fins, notamment, de modernisation de la collecte et des modalités de contrôle de la taxe sur la valeur ajoutée".
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