Digitalisation des processus comptables :  une opportunité pour les fiduciaires

La digitalisation des fonctions comptables et financières est un enjeu de taille pour toutes les organisations. Véritable allié de l'entreprise, la question n'est plus de savoir s'il faut l'amorcer, mais plutôt quel outil choisir pour réussir sa transformation sereinement.  

Un contexte favorable pour appréhender les enjeux du numérique 

Le métier de comptable est aujourd’hui, plus qu’hier, en profonde transformation. Ainsi, les fiduciaires doivent prendre en compte à la fois des facteurs exogènes et internes et adapter leurs méthodes. Les facteurs exogènes concernent, d’abord, l’évolution des besoins des clients. Ceux-ci demandent de plus en plus de services à valeur ajoutée à leurs fiduciaires, dont ils ont d’ailleurs généralement une bonne image, surtout en situation de crise. Ensuite, les fiduciaires sont confrontées, comme la plupart des entreprises, à d’importants changements réglementaires.

Sur ce point, la Belgique est l’un des pays de la zone euro les plus réglementés, avec le Luxembourg et la France, très loin devant le Royaume-Uni, l’Allemagne et les pays nordiques. La complexité réglementaire est mesurée régulièrement par l’OCDE, avec un indice spécifique (le PMR : Product Market Regulation)^[1] pour les biens et services sur une échelle de 0 à 6 : la Belgique se situe à 1,69, plus que la moyenne des pays de l’OCDE (1,43). Cette complexité réglementaire est même beaucoup plus lourde pour le domaine de la comptabilité. En Belgique, l’indicateur PMR ressort à 2,47, contre 1,15 pour la moyenne des pays de l’OCDE. La Belgique n’est dépassée que par la France, l’Italie et la Canada.

Enfin, outre l’évolution des besoins de la clientèle et la complexité réglementaire, les fiduciaires doivent embarquer dans le train de l’innovation technologique pour gérer leurs activités. Pour éviter une « asymétrie numérique », c’est-à-dire un déséquilibre important entre, d’un côté, des entreprises clientes très équipées en technologies de l’information et, d’un autre, des fiduciaires qui n’auraient pas suivi le mouvement et perdraient, de fait, en efficacité, en performance et en parts de marché. Surtout dans un contexte où la libéralisation des professions comptables progresse, poussée par la Commission européenne.

Des bénéfices sans équivoque

C’est d’autant plus un impératif que des pressions internes s’exercent également sur la gestion des fiduciaires, avec la nécessité d’améliorer la productivité des équipes, de simplifier l’organisation, d’automatiser les processus, d’attirer de nouveaux talents face à la moyenne d’âge des collaborateurs qui augmente et aux risques de pénuries de comptables[2], d’enrichir les tâches et de proposer de nouveaux services pour les clients... Dans son analyse de l’avenir du métier de comptable à l’Université de Louvain[3], Guillaume Colin, qui rappelle qu’environ 20 000 professionnels travaillent dans les fiduciaires belges, au sein de 8 200 sociétés, pose le diagnostic suivant : « Le métier de comptable est aujourd’hui à un tournant de son histoire. Les titulaires des professions économiques évoluent dans un environnement en profonde mutation. L’automatisation et la digitalisation devraient gagner en importance et se généraliser au sein des cabinets comptables au cours de ces prochaines années. »

Le contexte réglementaire a déjà incité nombre de fiduciaires à miser sur le numérique, notamment le Digital Act, en vigueur en Belgique depuis 2016[4], transposant le règlement du parlement et du conseil européens de juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques. Au-delà, il faut considérer la digitalisation des fiduciaires comme une réelle opportunité de changement, comme l’explique Guillaume Colin : « Elle devrait permettre aux comptables de libérer une partie de leur temps en évitant des tâches redondantes et sans grande valeur ajoutée. Le temps économisé pourra en conséquence être réalloué à des missions de conseil, généralement plus lucratives, ou pour assurer un meilleur suivi des dossiers comptables. »

Comment concrétiser son projet de digitalisation en 3 étapes ?

Première étape 

Elle consiste à analyser les processus existants et leur gestion, afin d’identifier comment la gestion des flux comptables peut être automatisée de bout en bout avec des solutions logicielles. On s’aperçoit que, souvent, certaines tâches empêchent la fluidité de bout en bout. Par exemple, parce que le système informatique n’est pas optimisé, que les factures ne sont pas numérisées, que le scan des factures pour la comptabilité n'est pas systématique, que les étapes de validation sont partiellement automatisées, que l’archivage n’est pas optimisé ou que des tâches manuelles subsistent et handicapent la performance globale d’un processus comptable. Surtout dans un contexte de télétravail pour le personnel, avec nombre de collaborateurs qui ne viennent plus qu’occasionnellement au bureau.

Deuxième étape 

Il est nécessaire de s’équiper des technologies et de logiciels à l’état de l’art, dont la plupart sont disponibles dans le cloud, avec une couverture fonctionnelle étendue à toutes les activités des fiduciaires. Elles concernent, bien sûr, les solutions standards indispensables à toute fiduciaire (OCR, numérisation, encodage, identification et indexation automatiques des documents, GED, messagerie collaborative, cybersécurité, plateformes d’échanges de documents, archivage sécurisé, reporting…), mais également des technologies plus avancées telles que la RPA (Robotic Process Automation), qui facilite le paramétrage des factures, le Big Data pour mieux gérer et analyser les flux croissants de documents comptables ou les solutions analytiques pour accélérer et fiabiliser les prises de décisions…

Troisième étape 

Il faut imaginer comment la digitalisation contribue à élaborer de nouveaux services pour les clients des fiduciaires, par exemple avec la Blockchain, l’intelligence artificielle, l’analyse prédictive ou les solutions de visualisation de données. L'intégration des nouvelles technologies en comptabilité devient alors essentielle pour surmonter ces défis et améliorer l'efficacité des opérations.

Ces trois étapes résument les ambitions que les fiduciaires doivent avoir à l’esprit pour se transformer par la digitalisation : des processus automatisés pour plus de fluidité, des solutions numériques robustes pour gagner en performance, et des technologies innovantes pour mieux répondre aux besoins de leurs clientèles avec des expertises nouvelles.

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[2] « Expert-comptable : un métier en pénurie », La Libre Belgique, 8 septembre 2018.

[3] Evolution du métier de comptable à l'horizon 2030 : une analyse prospective, par Guillaume Louvin, Université de Louvain, 138 pages.

[4] Loi du 21 juillet 2016, https://etaamb.openjustice.be/fr/loi-du-21-juillet-2016_n2016009485.html