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L’évolution rapide des règlementations en matière de facturation électronique, au niveau européen, accélère les exigences de dématérialisation de l’ensemble des processus comptables, à la fois pour les entreprises et pour les fiduciaires. Automatiser sa comptabilité est devenu un enjeu central.
Un contexte règlementaire pressant
La Belgique, où la facture électronique a une existence légale depuis 2013, reconnue par le Service public fédéral Stratégie & Appui (SPF BOSA), est, dans ce domaine, plutôt en avance, en particulier dans le secteur public, avec l’adoption du standard PEPPOL (Pan-European Public Procurement On Line).
Si le scanning s’impose comme l’approche incontournable pour moderniser les processus de gestion de la facturation, encore faut-il que celui-ci soit automatisé de bout en bout, depuis la réception de la facture jusqu’à son règlement (Procure-to-Pay), avec tous les documents associés.
C’est la condition nécessaire pour maximiser l’efficacité d’un projet de numérisation, ainsi que son retour sur investissement. Dans la majorité des cas, celui-ci reste modeste, surtout avec des solutions en mode cloud, lorsqu’on le compare aux indéniables avantages qu’il apporte aux entreprises et aux fiduciaires. Pour s’en convaincre, il suffit de constater les principaux avantages du scanning des opérations comptables.
Les coûts directs et indirects sont réduits quasi-instantanément.
La comparaison des coûts entre un traitement papier des factures et son équivalent électronique est, dans tous les cas, en faveur du scanning, d’au moins 50 %, ce qui est considérable pour une solution logicielle. Même en intégrant une marge d’erreurs, liée au contexte, aux volumes de numérisations ou à la complexité des processus des entreprises et des fiduciaires, le verdict reste le même. Une telle réduction des coûts agit, de fait, sur les marges, en les améliorant avec un investissement judicieux dans une solution de scanning en mode cloud. L'ajout d'un logiciel de dématérialisation comptable permet également de fluidifier ces processus tout en optimisant la gestion et l'archivage des documents comptables.
Les processus et les données se simplifient, se fiabilisent et se fluidifient
Le scanning agit efficacement sur la totalité du cycle de traitement des factures, de bout en bout. A l’heure où beaucoup de managers et de collaborateurs des entreprises et des fiduciaires se plaignent de la complexité de ces processus, voire de leur bureaucratisation, la numérisation des factures constitue un réel atout ! Dans les entreprises, il existe des processus difficilement automatisables (par exemple la définition de la stratégie, certains aspects de la gestion des ressources humaines, les fusions-acquisitions, le service après-vente…) mais d’autres le sont beaucoup plus, voire totalement : la gestion de la facturation en fait partie. En éliminant les risques d’erreurs humaines et en accélérant les workflows de validation, les entreprises et les fiduciaires gagnent en fiabilité et en performance.
Les conformités réglementaires et fiscales sont garanties
Face à la diversité et à la complexité croissante des dispositions, les risques d’erreurs sont toujours possibles avec des processus basés sur le papier, avec des conséquences plus ou moins graves, y compris de pénalités financières. Le scanning, parce qu’il fiabilise l’ensemble du processus par de multiples contrôles et rend la plupart des tâches automatiques, élimine les erreurs. De quoi rassurer les professionnels de la finance et de la comptabilité dans les entreprises et garantir l’image de professionnalisme des fiduciaires.
Les tâches chronophages s’amenuisent
Selon le cabinet Gartner, 69 % des tâches d’un manager sont d’ores et déjà automatisables avec les technologies existantes.[1] Une étude de Dropbox estime qu’en moyenne 29 % du temps de travail des salariés est consacré à des tâches qui n'apportent aucune valeur [2]. Et les plus répétitives le sont encore plus ! Dans le domaine de la comptabilité et du traitement des factures, elles ne manquent pas (saisie, validation, contrôle des taxes, de la TVA…) et le temps qui y est consacré est souvent disproportionné par rapport à la valeur créée.
Le scanning, avec des workflows adaptés élimine la plupart de ces tâches chronophages et améliore l’expérience collaborateur, élément fondamental de sa fidélisation et de son recrutement, dans un contexte où il est de plus en difficile d’attirer les meilleurs talents dans les professions comptables et financières. Automatisation et engagement des collaborateurs figurent d’ailleurs parmi les priorités des dirigeants d’entreprises belges, selon le CEO Global Annual Survey du cabinet PWC [3].
Les transactions et les écritures comptables sont sécurisées
Une bonne sécurité repose sur la garantie que quatre principes soient respectés : la disponibilité, pour accéder aux informations en permanence et depuis n’importe où), l’intégrité des informations (les écritures comptables et les factures ne doivent pas être modifiées par inadvertance ou par malveillance), la confidentialité (l’accès aux informations est restreint à ceux qui en ont besoin) et la traçabilité, afin de pouvoir retracer toutes les actions concernant une facture et son cheminement dans les workflows, depuis la numérisation jusqu’à son intégration dans les écritures comptables. Les solutions logicielles de scanning combinent ces quatre principes fondamentaux.
La transformation digitale s’installe plus facilement
Le scan de factures présente un avantage essentiel : faire faire un grand pas dans la transformation digitale des entreprises et des fiduciaires, pour un investissement modeste en regard des enjeux. C’est quasiment le seul exemple de solutions logicielles capables de le faire à grande échelle et pour des processus critiques qui touchent le cœur des actifs d’une entreprise, en l’occurrence la gestion du cash et des flux de trésorerie. De plus, un logiciel comptable fiduciaire permet d'automatiser et de simplifier ces tâches complexes, tout en garantissant la conformité et l'efficacité.
Les processus de facturation génèrent des quantités importantes de données, qu’il est pertinent de valoriser. D’abord, pour le pilotage au quotidien des postes clients et fournisseurs. Ensuite, pour mieux connaître les fournisseurs, en fonction des flux de facturations, pour optimiser le sourcing. Enfin, pour fiabiliser la prise de décision, dans un contexte où celle-ci repose de plus en plus sur des données de qualité. C’est également un réel atout commercial pour les fiduciaires qui gèrent des portefeuilles de clients plus ou moins étendus.
Une démarche éco-responsable améliore l’image
La RSE (Responsabilité Sociale et Environnementale) et son corollaire, la « sobriété numérique », sont désormais bien ancrées dans l’esprit des dirigeants et des managers. C’est le cas pour une grande majorité des entreprises belges [4], en témoignent les travaux de l’Institut Belge du Numérique Responsable [5], créé en 2020, et qui fédère de plus en plus d’adhérents. Dans ce domaine, le scanning de factures apporte des résultats immédiats et concrets : réduction des échanges papier, de la consommation d’encre pour imprimer les factures, des émissions de CO² lors de l’envoi des factures…
L'automatisation de la comptabilité représente également un moyen efficace d'intégrer ces principes de responsabilité sociale et environnementale dans les pratiques commerciales, en réduisant la consommation de ressources et en minimisant l'impact environnemental associé aux processus comptables traditionnels.
Vous souhaitez aller plus loin et savoir comment automatiser votre tenue de comptes ?
[1] Future of work has arrived : a close look at transformed employee experience globally, Gartner Symposium 2020.
[2] Etat des lieux de la collaboration, Dropbox Business. https://dropboxbusinessblog.fr/le-guide-pour-travailler-plus-intelligemment/, janvier 2020.
[3] https://www.pwc.be/en/fy22/documents/25th-CEO-survey-PDF.pdf
[4] "La RSE, un business model pour 75 % des entreprises belges », CSR Monitor, BNPParibas Fortis. https://www.bnpparibasfortis.com/fr/newsroom/communique/la-rse-un-business-model-pour-75-des-entreprises-belges
[5] https://isit-be.org
