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« Le temps, c’est de l’argent » : cet adage populaire ne trouve probablement pas meilleure application que dans le domaine de la comptabilité. Grâce à la dématérialisation de factures les entreprises optimisent leur performance, dans la durée !
Les fondements de l'encodage
La comptabilité est incontournable pour toute entreprise, et cumule les quatre caractéristiques typiques des processus dont l’automatisation est bénéfique :
- des volumes de documents (factures) importants,
- une multiplicité d’informations structurées (dates, montants, code de TVA, numéro d’entreprise, téléphone, numéros de comptes…), donc aisément automatisables,
- des flux continus, qui nécessitent un travail quotidien pour les équipes comptables de la direction financière,
- des besoins règlementaires de consolidation des informations.
Mais, avant d’automatiser un processus comptable, une première étape est cruciale, car elle conditionne la qualité, la fiabilité, la fluidité et la rapidité des étapes de gestion des factures : l’encodage.
Rappelons qu’il s’agit de vérifier (manuellement ou, mieux, automatiquement) l’exactitude des informations saisies dans le journal correspondant et de repérer les éventuels défauts (numéro de pièce, dates et période, imputation, données bancaires…), de définir la conformité (présence des mentions obligatoires, application des bons codes de TVA, écritures comptables, respect des conditions de vente…), d’identifier d’éventuelles erreurs de calcul (par exemple pour les montants de TVA, de pénalités, d’escompte…), de rapprocher une facture de son bon de commande, d’achat ou de livraison, d’affecter les montants à la bonne nomenclature, dans la bonne classe du plan comptable, et de stocker les factures dans le bon dossier client ou fournisseur, classé par exercice fiscal ou par types d’opérations.
Toutes ces tâches demandent généralement un investissement significatif, d’autant que la plupart sont encore effectuées manuellement. Que l’on se rassure : ce n’est pas une fatalité pour les équipes qui sont chargées de l’encodage, étape incontournable pour vérifier la qualité de « matière première » qui alimente tous les processus comptables. Aujourd’hui, les solutions logicielles de dématérialisation permettent d’automatiser cette phase, à partir de son écran ! L'automatisation de cette étape engendre pour les entreprises et les experts-comptables des avantages indéniables, à court, moyen et long terme.
Des avantages... à court terme ?
A court terme, les solutions logicielles d’encodage automatique génèrent, dans tous les cas, des réductions de coûts immédiates. Exemple d’économies, celles réalisées par les entités publiques de la Région de Bruxelles-Capitale qui, depuis novembre 2020, ont contraints leurs fournisseurs à dématérialiser leurs factures : cette mesure de simplification administrative a permis d’économiser 3,24 € par facture pour l’émetteur de la facture, en comparaison avec des méthodes papier et 5,77 € pour son destinataire.[1]
Dans une étude de l’Agence pour la Simplification Administrative (ASA) belge, l’Université d’Hasselt (Belgique) a calculé qu’un passage à la facturation électronique et à une gestion dématérialisée des factures permet au destinataire (administration, organisation publique, entreprise…) de réaliser une économie moyenne supérieure à cinq euros par facture[2], dont une partie significative est liée à la disparition des tâches manuelle d’encodage. Pour un pays comme la Belgique, où un milliard de factures sont échangées chaque année, les gains sont considérables ! Avec un impact environnemental non négligeable, par la suppression de factures papier…
Des avantages... à moyen terme ?
A moyen terme, un encodage automatisé a un impact positif sur l’organisation, avec une meilleure productivité des équipes, un gain de temps significatif, des conditions de travail améliorées par la disparition des tâches manuelles et répétitives de saisie et de contrôle, des processus beaucoup plus rapides grâce à l’automatisation (d’un facteur 5 à 10), l’accès aux données en permanence, y compris en mobilité.
Enfin, elle entraîne une fiabilisation/traçabilité/conformité des comptabilités, qui rassurent tous les managers et les directions générales, surtout à l’heure où la facturation électronique devient obligatoire dans de nombreux pays européens.
Des avantages... à long terme ?
A plus long terme, utiliser une solution d'automatisation pour son encodage conforte durablement l’image de l’entreprise, avec la disparition du papier, signe d’une prise en compte des enjeux environnementaux, mais, surtout améliore considérablement les relations avec les clients et les fournisseurs, par le raccourcissement des délais de paiement, l’élimination des erreurs de saisie, et donc des litiges !
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[1] https://edicomgroup.fr/blog/la-region-de-bruxelles-capitale-met-en-place-la-facture-electronique-obligatoire-pour-ses-fournisseurs
[2] https://marchespublics.wallonie.be/files/Facturation%20%C3%A9lectronique%20VF.pdf
