C’est en 2010 qu’apparaît le souhait de la Commission européenne de voir la facturation électronique devenir le principal mode de facturation à l’échelle européenne [1].
En 2014, la Commission européenne a réaffirmé son intention de faire de la facturation électronique le mode de facturation le plus répandu et standard dans l’UE. Elle met alors en place la Directive européenne 2014/55/UE relative à la facturation électronique. Cette dernière est promulguée le 16 avril de la même année, dans le cadre des marchés publics (B2G). Elle impose d’émettre et de recevoir des factures électroniques conformes à la norme européenne. Pour permettre la mise en place de cette directive, le Comité européen de normalisation (CEN) est chargé d’établir cette norme, pour éviter la fragmentation du marché européen, sur le modèle sémantique des données d'une facture électronique et des syntaxes (c'est-à-dire le format XML) à utiliser obligatoirement.
L’objectif principal est d’induire des avantages en termes de coûts grâce à l’automatisation de l’échange de données de facturation dans un format structuré.
Facture électronique au Luxembourg : état des lieux
Un positionnement certain :
5 ans après cette directive, le Luxembourg se positionne au sein du plan de digitalisation de l’Union européenne. En effet, c’est en mai 2019 que la loi relative à la facturation électronique est promulguée, par laquelle la réception de factures électroniques est rendue obligatoire pour les organismes du secteur public dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession [2].
En décembre 2021, le gouvernement luxembourgeois décide d’approfondir cette démarche. Le projet de loi n°7750, ayant pour vocation d’étendre l’obligation à tous les fournisseurs dans le cadre des transactions B2G, est alors voté [3].
A partir de ce moment-là, plusieurs obligations entrent en vigueur au Luxembourg :
- Les organismes du secteur public doivent utiliser le réseau de livraison commun : PEPPOL ( géré et maintenu par l'association internationale sans but lucratif de droit belge OpenPeppol ), pour la réception automatisée de factures électroniques. Cette normalisation avec l’utilisation de PEPPOL permettra d’avoir une centralisation européenne : une solution commune afin de partager des documents et données dans des formats standardisés.
- Les ministères et administrations de l’Etat doivent utiliser le point d’accès à PEPPOL du CTIE.
- Les opérateurs économiques doivent émettre et transmettre uniquement des factures électroniques dans le cadre des marchés publics.
En 2022, le conseil de l’UE organise la conférence « la facturation électronique : levier de transformation numérique des entreprises et de l’administration ». Cet événement a permis d’échanger sur la généralisation de la facture électronique, notamment dans la perspective d’harmonisation au niveau européen. En Belgique, la facturation électronique obligatoire est un sujet central, car elle vise à aligner les pratiques nationales sur ces nouvelles normes européennes
Depuis cette même année, au Luxembourg, pour être en phase avec le vote de la loi n°7750, une mise en place progressive se dessine. Cette loi sera déployée en fonction des tailles des entreprises selon le calendrier suivant : opérateurs économiques de grande taille (18 mai 2022), puis de taille moyenne (18 octobre 2022), et enfin, de petite taille (18 mars 2023).
Un appui de la Chambre de Commerce pour encourager les entreprises dans leur transition :
Consciente qu’il s’agit d’un changement important, la Chambre de Commerce Luxembourgeoise a déclaré qu’elle accompagnera les entreprises pour faciliter la mise en place de l’obligation de facture électronique B2G. Durant cette réforme, ce soutien se traduira de diverses manières [4] :
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Par l’organisation de webinaires gratuits.
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Par la publication d’un guide pratique contenant des informations au sujet de la facturation électronique.
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Par l’accompagnement financier des entreprises luxembourgeoises dans leur transformation digitale, à hauteur de 5000 euros.
Cet accompagnement permettra aux entreprises éligibles (qui ont un siège social au Luxembourg, 50 salariés maximum, disposant d’une autorisation d’établissement octroyée par la Direction Générale des Classes Moyennes, et ne menant pas d’activité exclue des aides étatiques telle que visée par la réglementation) d’appréhender la réforme plus sereinement.
Anticiper la future norme et ses enjeux
Même si, dans un premier temps, l’obligation d’émission des factures électroniques se limite aux relations entre les entreprises et l’Etat (B2G), elle est vivement encouragée dans les relations entre entreprises (B2B) et entre entreprises et consommateurs (B2C).
En effet, de par ces nouvelles réglementations progressivement mises en place, la facture électronique va s’imposer peu à peu pour devenir la norme. C’est pourquoi il est crucial pour les entreprises luxembourgeoises d’appréhender cette transition en amont, afin de s’assurer de sa réussite technique, qui repose sur quatre piliers complémentaires :
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La capture omnicanale des factures entrantes pour gérer la diversité des formats (format papier inclu le temps de la transition).
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L’interopérabilité des systèmes (dont PEPPOL) afin de faciliter les échanges au sein d’un environnement dont la complexité est croissante.
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Le contrôle des informations obligatoires et des mentions légales, indispensable pour le respect des obligations légales et pour prévenir la fraude.
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L’automatisation du processus de traitement, de la réception de la facture à son règlement (Procure-to-Pay).
Pourquoi commencer sa transition vers la facture électronique dès maintenant ?
Au-delà de sa conformité avec la loi, la facturation électronique compte de nombreux avantages pour les entreprises. Ici, nous évoquerons les principaux.
Gain de productivité :
Une solution d’automatisation permet aux collaborateurs des services comptables et financiers d’avoir accès à une combinaison de technologies et de fonctionnalités uniques, grâce à laquelle ils peuvent faire l’économie de nombreuses heures de travail. Ainsi, les collaborateurs peuvent allouer leur temps uniquement aux tâches à forte valeur ajoutée, telles que du conseil ou de l’accompagnement de la direction de l’entreprise, qui ne peuvent se passer d’intervention humaine.
L’automatisation des tâches chronophages donne aux entreprises la possibilité d’économiser une dizaine d’euros par facture et de diviser par 5 à 10 le cycle de traitement et de validation des factures [5].
Gain de temps :
L’automatisation permet le traitement des données en temps réel. Il devient alors simple de visualiser la santé actuelle d’une entreprise, sans retard ni erreur. Les dirigeants peuvent ainsi affiner leur prise de décision pour la période en cours, et sans attendre le bilan de fin d’année.
Une meilleure fiabilité des données :
Les circuits des données étant paramétrés au préalable, toutes les tâches automatisables sont automatisées. L’intervention humaine est requise uniquement si elle est indispensable. Les erreurs venant principalement du traitement manuelle des données, cette automatisation réduit drastiquement les possibles erreurs, et les retards.
Des processus simplifiés :
Les nouvelles solutions disponibles ne requièrent pas de phase d’installation. Leur paramétrage est simple et intuitif pour tout collaborateur et elles s’intègrent parfaitement avec la quasi-totalité des systèmes comptables / ERP du marché. Ainsi, démarrer et commencer à utiliser ces solutions est faisable en quelques jours, voire quelques heures.
