En finir avec les retards de paiement grâce à la dématérialisation des factures et de l'intégralité de la comptabilité fournisseur

Dans son édition 2022, l’European Payment Report (EPR), que réalise annuellement la société suisse Intrum depuis 24 ans, montre une tension accrue sur les délais de paiement partout en Europe. Avec la crise sanitaire, puis la guerre en Ukraine et désormais le spectre de la stagflation sur fond de difficultés persistantes d’approvisionnement, les services comptabilité des entreprises ont le réflexe (ou l’obligation) de différer et d’étaler leurs règlements afin de préserver leur trésorerie. 60 % estiment que leurs clients feront de même et que le risque d’être payé en retard, voire de ne pas être payé du tout, va augmenter. C’est déjà le cas en France où les retards de paiement ont bondi de 11 jours en 2021 à 16 jours en 2022. En Suisse et en Belgique, la tendance est encore contenue puisqu’ils ont même baissé de 13 à 12 jours et de 12 à 11 jours respectivement, mais l’inquiétude est prégnante. En Suisse, près de deux entreprises sur trois – un record – se disent préoccupées par la capacité de leurs clients à payer dans les temps.

Il est bien ici question de retards de paiement, par rapport à la date d’échéance prévue, et non du délai de paiement après la date de facturation, qui dégradent par ailleurs la relation fournisseurs. La Commission européenne les estime ainsi responsables d’un quart des faillites en Europe. En France, où, selon l’Observatoire des délais de paiement, seules 41 % des entreprises paient à l’heure, y mettre fin permettrait aux PME de récupérer 12 milliards d’euros de trésorerie et aux ETI, 9 milliards d’euros. Comme le rappelle vigoureusement Jeanne-Marie Prost, présidente de l’Observatoire des délais de paiement, « les constats de l’Observatoire au fil des rapports successifs sont sans appel et il est essentiel que les grandes entreprises corrigent ces dysfonctionnements qui portent préjudice à la solidité de notre tissu économique. »

Des législations renforcées : une arme contre les mauvais payeurs ?

Le ton de ce commentaire traduit assez bien la détermination des pouvoirs publics à en finir avec le fléau des retards de paiement. Au cours des dernières années, la France a ainsi pris plusieurs dispositions en ce sens avec l’instauration, en 2013, d’une indemnité forfaitaire pour recouvrement de créances, puis, en 2014, d’amendes administratives (loi Hamon), dont le montant a été porté à 2 millions d’euros en 2016 (loi Sapin II), cette somme étant susceptible d’être doublée en cas de récidive. Par ailleurs, les commissaires aux comptes ont désormais l’obligation d’informer l’administration fiscale des pratiques de paiement des entreprises qu’ils auditent. Grâce à cette information, la DGCCRF peut mieux cibler ses contrôles, ce qui lui a permis de prononcer pour environ 40,7 millions d’euros d’amendes en 2021. En Suisse et en Belgique, la règlementation est beaucoup plus discrète sur cette question, même si le Parlement belge a récemment introduit, comme en France, l’indemnité forfaitaire.

Variables selon les pays, ces pénalités comptables et financières ne sont toutefois pas les seuls risques encourus par les mauvais payeurs. En France, la loi Sapin II prévoit également une publication systématique des sanctions pour violation des délais de paiement. Epinglées, plusieurs grandes entreprises ont déjà subi les avanies de ce « name & shame », souvent largement repris dans les médias et sur les réseaux sociaux. Dans un monde où l’image de marque compte par-dessus tout, il est ensuite difficile de restaurer sa réputation flétrie.

Retenir ses paiements : une stratégie risquée ?

Ce ne sont pas seulement la peur du gendarme et celle de la vox populi qui doivent inciter les entreprises à tenir leurs délais de paiement, mais tout simplement le fait qu’en retardant leurs règlements, elles fragilisent leurs propres processus : toute facture fournisseur non réglée en comptabilité aura une incidence sur le compte de résultat puisque le débit devient le crédit. C'est notamment un risque quant à la gestion de l’entreprise, car cette stratégie rajoute des tâches comptables et complique la saisie des écritures comptables mais aussi la période de clôture de l'exercice comptable. Les systèmes comptables reposent sur la correspondance entre une facture enregistrée et la réception physique des marchandises. En cas de décalage, si la facture n’est pas enregistrée avant la clôture de l’exercice comptable, on parle alors de facture non parvenue. Cette situation fait l’objet d’une comptabilisation particulière particulièrement vectrice d'erreurs. 

Enfin, cette stratégie met leurs fournisseurs en difficulté. Ces deux dernières années ont suffisamment montré combien la performance et la solidité des entreprises dépendaient de la résilience de leur chaîne d’approvisionnement. En faisant financer à moindre coût leurs charges en fond de roulement par leurs fournisseurs, elles sapent pour un maigre bénéfice à court terme les fondations mêmes de leur efficacité opérationnelle et de leur potentiel d’innovation. Sans parler du climat délétère que cela instaure entre les deux entreprises et du temps passé par les collaborateurs à répondre aux réclamations de plus en plus agacées de leurs interlocuteurs.

Pour « corriger les dysfonctionnements », pour reprendre l’expression de Jeanne-Marie Prost, il faut bien sûr avoir la volonté de ne plus faire de ces retards, ces "dettes volontaires" une variable de gestion et de ses fournisseurs des créanciers commodes, mais il faut aussi disposer des outils appropriés.  Noyés sous un flot de factures aux conditions de paiement hétérogènes, les gestionnaires peinent parfois à déterminer la date d’échéance du règlement, et préfèrent appliquer des conditions uniques. Ils peuvent aussi, en toute bonne foi, laisser passer la date si leur système ne la leur rappelle pas. Ou encore avoir décidé de surseoir au règlement le temps d’aplanir un litige avec le fournisseur. Bref, il existe une multitude de situations qui achoppent sur une même difficulté : un traitement artisanal des factures qui empêche d’avoir une vision claire et pratique des échéances de paiement.

La dématérialisation à la rescousse

Grâce à la dématérialisation, l’ensemble des factures est intégré à un unique flux de traitement, quel que soit leur format d’origine. Par ailleurs, la reconnaissance optique de caractères (OCR) parvient à renseigner automatiquement les informations de gestion, sans les erreurs inévitables de l’encodage manuel. Les processus manuels, véritable fléau des décideurs financiers, sont ainsi largement réduits, permettant une gestion plus efficace et sécurisée des données. Pour chaque facture, on dispose par conséquent des conditions de paiement et, donc, de la date d’échéance. On peut dès lors très facilement créer une alerte rappelant d’effectuer le paiement, ou faire en sorte qu’il s’exécute automatiquement en dessous d’un certain montant, par exemple. On peut aussi très facilement répondre à un fournisseur qui s’impatienterait en retrouvant sa facture, son statut et la date prévue de son règlement.

Les données dont on dispose permettent par ailleurs des reportings consolidés, permettant par exemple de connaître le nombre et le montant cumulé des factures non réglées, à la fois globalement et par client, ou encore les délais moyens de paiement. Ainsi, la dématérialisation permet non seulement d’industrialiser le traitement des factures de manière à éviter les retards de paiement dus à la négligence ou à la désorganisation, mais aussi d’en piloter le règlement de manière à concilier les besoins de trésorerie, les exigences réglementaires, et la qualité des relations avec ses fournisseurs.

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