FAQ facturation électronique : tout savoir sur la réforme 

Depuis son annonce, la généralisation de la facture électronique suscite de nombreuses interrogations au sein des entreprises, qui vont devoir transformer leurs pratiques pour se mettre en conformité. Si vous souhaitez comprendre tous les tenants et aboutissants de la réforme, cette FAQ sur la facturation électronique est faite pour vous. 

Qu'est-ce que la facturation électronique ? 

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format dématérialisé, comportant nécessairement un socle minimum de données structurées, ce qui la différencie des factures papier ou PDF. 

Pourquoi passer à la facturation électronique ? 

La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises : 

• Elle améliore leur compétitivité en réduisant la charge administrative et les délais de paiement. 

• Elle diminue les coûts : une facture électronique est moins chère qu'un timbre-poste. 

• Elle facilite la détection de la fraude. 

• À terme, elle simplifiera les obligations déclaratives grâce à un pré-remplissage des déclarations de TVA. 

Quelle est la réglementation concernant la facture électronique ? 

Depuis 2020, toutes les entreprises doivent émettre des factures électroniques afin d’adresser leurs demandes de paiement dans le cadre de contrats conclus avec l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics, via la plateforme Chorus Pro. 

De plus, l'ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit le déploiement de la facturation électronique à toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, pour les transactions entre professionnels. 

Ainsi, l’émission obligatoire de factures au format électronique s’appliquera prochainement pour les grandes entreprises, les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les petites et moyennes entreprises (PME). 

L’obligation de réception des factures électroniques entrera aussi en vigueur prochainement pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, dès lors que leur fournisseur a l’obligation d’émettre au format électronique. 

Quelles sont les nouvelles mentions obligatoires qui devront être portées sur les factures à compter de la mise en place de la réforme ? 

À l'instar d'une facture papier classique, une facture électronique doit contenir toutes les mentions obligatoires prévues par le code de commerce et le code général des impôts : date, numéro de facture, identités du vendeur et de l'acheteur, montants HT et TTC, taux de TVA applicables, etc. De plus, une facture dématérialisée doit respecter la législation en vigueur pour garantir sa validité juridique et fiscale

En outre, le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 imposera de nouvelles mentions obligatoires dès l'entrée en vigueur de la facture électronique obligatoire : 

• Le numéro SIREN du client. 

• La catégorie de l’opération : livraison de biens, prestation de service ou opération double (comportant à la fois une livraison et une prestation de service indépendantes l’une de l’autre). 

• L’option de paiement de la TVA sur les débits, si nécessaire. 

• L'adresse de livraison des biens, si celle-ci est différente de l’adresse de facturation. 

Quelles sont les opérations concernées par la facturation électronique ? 

La facturation électronique (ou e-invoicing) concerne toutes les opérations d’achat et de vente de biens, mais aussi les prestations de services, réalisées entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Elle s'applique donc uniquement aux opérations domestiques, réalisées sur le territoire national, dans le cadre du « business to business » (B2B). 

Plus précisément, sont soumis à l'obligation de facturation électronique : 

• Les livraisons de biens ou les prestations de services effectuées en France entre deux assujettis qui ne sont pas exonérés de TVA (voir plus bas). 

• Les acomptes se rapportant aux opérations évoquées ci-dessus. 

• Les opérations réalisées entre assujettis pour les livraisons aux enchères publiques d’œuvres d’art, de biens d’occasion, d’objets de collection ou d’antiquité. 

En revanche, les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA ne sont pas soumises à l’obligation de facturation électronique. Il s’agit notamment des prestations effectuées dans le domaine de la santé, des opérations immobilières, des prestations d’enseignement et de formation, des opérations bancaires et financières, des opérations d’assurance et de réassurance ou encore des opérations réalisées par les associations à but non lucratif. 

Comment assurer l'authenticité d'une facture électronique ? 

Trois procédés permettent de garantir l’authenticité d’une facture électronique : 

• L'échange de données informatisées (EDI), qui permet de transmettre les documents en toute sécurité par le biais de serveurs privatifs. 

• La signature électronique, qui garantit l’intégrité du contenu en précisant l’identité de l’expéditeur. De plus, la facture électronique est automatiquement horodatée et paraphée. 

• La piste d’audit fiable (PAF), qui instaure une obligation de fournir une documentation pour chaque facture. Elle permet de mettre en place des contrôles internes et garantit la traçabilité des pièces comptables. 

Qu'est-ce que l'e-reporting ? 

L'e-reporting désigne la transmission à l’administration fiscale de certaines informations relatives à des opérations commerciales - par exemple, du montant de la transaction ou du montant de la TVA facturée - qui ne sont pas soumises à l'obligation de facturation électronique. L’e-reporting englobe également la transmission des données de paiement relatives aux opérations faisant partie de la catégorie des prestations de services. 

Qui est concerné par l'e-reporting ? 

L'e-reporting concerne principalement les transactions « business to consumer » (B2C), effectuées avec des particuliers, ainsi que les opérations de vente et de prestation de services avec des entreprises basées à l'étranger (exportations ou livraisons intracommunautaires). 

Par ailleurs, les entreprises non installées en France (ou leur représentant fiscal le cas échéant) doivent aussi transmettre les données de transaction pour les opérations situées en France et soumises à TVA, réalisées avec des personnes non assujetties ou d’autres assujettis non établis en France. 

En revanche, les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA, en application des articles 261 à 261 E du code général des impôts, n’entrent pas dans le champ de l'e-reporting. Il s’agit, comme pour l’e-invoicing, des opérations bancaires et d’assurance, des prestations d’enseignement, des prestations médicales et de santé, des opérations réalisées par les organismes sans but lucratif… 

Quelle est la fréquence de l'e-reporting ? 

La fréquence de transmission des données de transaction et de paiement dépendra du régime d’imposition de TVA de l’entreprise : 

• Trois fois par mois, au titre d’une période de 10 jours, pour les assujettis au régime réel normal mensuel. 

• Une fois par mois, au titre du mois précédent, pour les assujettis au régime réel normal, trimestriel ou réel simplifié. 

• Une fois au moins tous les deux mois, au titre des deux mois précédents, pour les entreprises bénéficiant de la franchise en base de TVA. 

Quant au délai accordé pour l'envoi des données, il variera aussi selon le régime : 

• 10 jours suivant la fin de la période de transmission pour les assujettis au régime réel normal. 

• Entre le 25 et le 30 du mois qui suit la période de transmission applicable pour les assujettis bénéficiant de la franchise en base ou soumis à un régime réel simplifié. 

Comment mettre en place la facturation électronique ? 

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, les entreprises devront choisir entre deux solutions pour émettre ou réceptionner leurs factures : 

• Le portail public de facturation (PPF), qui proposera gratuitement un socle de services minimum pour facturer au format numérique. 

• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). 

Concernant l'e-reporting, les données de transaction devront aussi être transmises à l'administration par l’entreprise réalisant l’opération, par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation partenaire ou directement via le portail public de facturation. 

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ? 

Une plateforme de dématérialisation partenaire est une solution immatriculée par l’administration fiscale pour une durée de trois ans renouvelables. Les PDP auront l’obligation de proposer toutes les fonctionnalités prévues par la réforme en matière d’e-invoicing et d'e-reporting. 

À quoi sert une plateforme de dématérialisation partenaire ? 

Les plateformes de dématérialisation partenaires devront remplir plusieurs rôles : 

• Émettre, transmettre et réceptionner les factures électroniques. Contrôler la conformité des factures et rejeter celles qui sont non conformes. 

• Convertir les factures établies par le fournisseur dans un des formats socles, tout en garantissant l'intégrité, l'authenticité, la lisibilité et l'exhaustivité des données. 

• Extraire et transmettre à l’administration fiscale certaines données liées à la facture. Par exemple ; le montant HT de l'opération, le montant de la TVA dûe, l'identification du fournisseur, le taux de TVA appliqué… 

• Transmettre les données de transaction pour les opérations qui ne font pas l’objet d’une facture électronique (e-reporting). 

• Transmettre les données de paiement liées aux opérations. 

• Partager et remonter les statuts du cycle de vie des factures auprès des autres PDP et du PPF 

• Mettre à jour l’annuaire officiel en déclarant les entreprises qui choisissent la PDP. 

Quelles sanctions en cas de non-respect de l'obligation de facturation électronique 

Une fois la loi en vigueur, une entreprise qui ne déposera pas ses factures sous format électronique s'exposera à une amende forfaitaire de 15 € par facture, plafonnée à 15 000 € par année civile. 

Concernant l'e-reporting, tout manquement à l’obligation de transmission des données de transaction à l’administration fiscale sera sanctionné par une amende forfaitaire de 250 € par transmission, plafonnée à 15 000 € par année civile. 

Dans les deux cas, la première infraction commise ne sera pas punie. 

À l'approche de l'extension de la nouvelle norme Facturation Electronique, vous souhaitez mettre en place une stratégie adaptée à votre entreprise ?