Factures dématérialisées et législation: ce qu'il faut retenir

Plus économique, plus pratique et plus écologique que la facture papier, la facture électronique cumule les avantages. Néanmoins, elle s'accompagne d'un certain nombre d'exigences qu'aucune entreprise, si petite soit-elle, ne peut ignorer, pour réussir son projet de dématérialisation.

Facture électronique en France : quel cadre ? 

Secteur public 

Le 16 avril 2014, la Commission européenne a pris la décision de mettre en exécution ses ambitions : voir la Facture Electronique devenir le principal mode de facturation en Europe d'ici 2020. Elle établit donc la Directive Européenne 2014/55/UE, relative à la Facturation Electronique dans le cadre des marchés publics. Celle-ci stipule que les autorités publiques européennes doivent être en mesure d'émettre et recevoir des factures électroniques conformes à la Norme européenne, le 18 avril 2019 au plus tard. [1]

Depuis l'établissement de cette directive, les pays membres de l'Union Européenne se mettent en conformité progressivement.  

En France, la mutation a commencé le 1er janvier 2017, dans le cadre de l'article 3 de l'ordonnance du 26 juin 2014 :  

• À partir du 1er janvier 2017, il devient obligatoire pour les grandes entreprises (de plus de 5000 salariés) et les personnes publiques d'éditer des factures numériques pour la transmission de leurs demandes de paiement aux organismes qui appartiennent à la sphère publique. 

• À partir du 1er janvier 2018, les entreprises de taille intermédiaire (250 à 5000 salariés) doivent à leur tour se conformer à cette obligation. 

• Dès le 1er janvier 2019, les petites et moyennes entreprises (10 à 250 salariés) doivent se conformer aussi. 

• Pour finir, c'est à partir du 1er janvier 2020 que les microentreprises doivent passer à la Facturation Electronique dans ce cadre.  

Ainsi, depuis le 1er janvier 2020, l'ensemble des entreprises françaises doivent envoyer l'ensemble de leurs factures qui sont à destination d'un organisme public sous format électronique. Elles doivent utiliser le portail Chorus Pro. Les administrations publiques sont dorénavant toutes dotées de cette plateforme pour la réception des factures fournisseurs. En effet, cette dernière a été mise en place afin de faciliter le passage à la Facturation Electronique dans le cadre de la sphère publique (Etat, collectivités territoriales et établissements publics). [2]

Nota Bene : Le portail Chorus Pro a été créé par l'Agence pour l'informatique financière de l'Etat (AIFE) pour la Facturation Electronique dans le cadre des transactions qui impliquent un organisme public. [3] 

Secteur privé 

L'obligation d'émission et de réception de factures électroniques a été mise en place dans le cadre des transactions B2G (Business to Government) depuis plusieurs années. L'extension de l'obligation et nouvelle norme aux transactions dans le cadre du secteur privé, c'est-à-dire aux transactions B2B (Business to Business) et aux transactions B2C (Business to Customer), est maintenant planifiée en France de façon concrète. Dès l'entrée en vigueur de la réforme facture électronique, la totalité des entreprises françaises assujetties à la TVA seront dans l'obligation d'être en mesure de réceptionner les factures électroniques.  

Concernant la mise en place de l'obligation d'émission des factures électroniques de ce même cadre, elle s'étendra sur plusieurs années, avec un délai différent en fonction de la taille des entreprises.  

Accepter la facture dématérialisée.. si c'en est une !

Sous l'impulsion des pouvoirs publics français et européens, la transition numérique s'est accélérée : la dématérialisation des factures - autrement dit la facturation électronique - ne cesse de gagner du terrain. Pour preuve, prochainement en France, la loi imposera que ce ne soient plus des factures dématérialisées qui soient échangées entre entreprises assujetties à la TVA mais des factures nativement électroniques. Ce sera donc la fin du PDF simple. Mais quel format utiliser dans le cadre des échanges de factures électroniques ? 

La réponse sera sûrement multiple. Le format Factur-X en fera partie. La Factur-X est une implémentation de la Norme Sémantique Européenne EN 16931. Cette implémentation a été conçue comme une norme commune entre la France et L'Allemagne. C'est le format pivot de la réglementation à venir qui assure : 

• La lisibilité par un humain

• La capacité d'automatisation par un ordinateur

On appelle ce concept une « facture mixte » (ou hybride) grâce à ces 2 caractéristiques. Cette facture mixte est donc constituée d'un document PDF/A de 3ème génération. Ce PDF nommé « PDF A/3 » bénéficie de la 3ème phase de définition du PDF/A permettant d'inclure des données d'automatisation à l'intérieur. Ces données d'automatisation sont prévues au format XML.

Ainsi la Factur-X se présente comme une facture classique en PDF, à l'intérieur duquel est attaché un fichier XML contenant toutes les informations essentielles (numéro et date de facture, identité et coordonnées du fournisseur et de l'acheteur, montants HT et TTC…), conforme à la norme européenne, et directement accessibles et lisibles par les systèmes d'informations et les solutions de traitement de factures dans l'objectif d'automatiser l'enregistrement comptable et mais aussi le reporting des données de transaction vers l'administration fiscale pour permettre l'auto-remplissage des déclarations de TVA et pour lutter contre la fraude.

Pouvoir remonter la piste d'audit fiable grâce à la facture dématérialisée

En cas de contrôle, l'entreprise doit pouvoir démontrer la réalité de l'opération économique sous-jacente à la facture électronique. Pour cela, elle doit être en mesure de retracer de manière complète et irréfutable la chronologie du processus d'achat, de garantir durablement l'authenticité, la lisibilité et l'intégrité de la facture, de pouvoir y associer d'éventuelles pièces justificatives, et de tenir à jour une documentation des techniques et des procédures mises en œuvre. Tout cela constitue ce que l'administration fiscale appelle une piste d'audit fiable, documentée et permanente (PAF).

La PAF est une obligation légale de résultat. Selon sa situation, sa taille et son activité, il appartient donc à l'entreprise de mettre en place les moyens qui lui apparaîtront appropriés. Par exemple, un artisan ou une petite entreprise peut souvent se contenter de conserver devis, bons de commande et bons de livraison. Grâce aux smartphones, des photos constituent désormais aussi un commode élément de preuve. Si la PAF est absente ou insuffisante, l'administration fiscale peut soupçonner une facturation fictive ou de complaisance, et l'entreprise de chercher à entraver son travail de vérification, ce qui peut conduire à des sanctions extrêmement lourdes.

Comment garantir l'authenticité d'une facture dématérialisée ?

La vie de la facture ne s'arrête pas avec son règlement. Les entreprises sont tenues par l'administration fiscale de conserver leurs factures durant six ans, même s'il est préférable d'aller jusqu'à dix ans pour parer à toute éventualité. Pour que l'archivage des factures fournisseurs ait une valeur probante, celles-ci doivent être archivées dans leur format d'origine (pour les factures papier, une copie numérique dite « fiable » est acceptée à certaines conditions). Le système d'archivage doit garantir durablement les qualités de lisibilité, d'authenticité et d'intégrité des factures, et les accès aux documents archivés doivent être contrôlés et tracés. Enfin, le système et les procédures d'archivage doivent être documentés et régulièrement contrôlés.

FAQ facture électronique

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format dématérialisé, comportant nécessairement un socle minimum de données structurées, ce qui la différencie des factures papier ou PDF. L'utilisation d'un logiciel de facturation électronique permet d'automatiser ces processus, garantissant ainsi une conformité accrue aux exigences légales et une meilleure traçabilité des transactions.

Pourquoi passer à la facturation électronique ?

La facturation électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises :

• Elle améliore leur compétitivité en réduisant la charge administrative et les délais de paiement.

• Elle diminue les coûts : une facture électronique est moins chère qu'un timbre-poste.

• Elle facilite la détection de la fraude.

• À terme, elle simplifiera les obligations déclaratives grâce à un pré-remplissage des déclarations de TVA.

Quelle est la réglementation concernant la facture électronique ?

Depuis 2020, toutes les entreprises doivent émettre des factures électroniques afin d’adresser leurs demandes de paiement dans le cadre de contrats conclus avec l'État, les collectivités territoriales et les établissements publics, via la plateforme Chorus Pro.

De plus, l'ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 prévoit le déploiement de la facturation électronique à toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA, pour les transactions entre professionnels.

Ainsi, l’émission obligatoire de factures au format électronique s’appliquera prochainement pour les grandes entreprises, les entreprises de taille intermédiaire (ETI) et les petites et moyennes entreprises (PME).

L’obligation de réception des factures électroniques entrera aussi en vigueur prochainement pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, dès lors que leur fournisseur a l’obligation d’émettre au format électronique.

Quelles sont les opérations concernées par la facturation électronique ?

La facturation électronique (ou e-invoicing) concerne toutes les opérations d’achat et de vente de biens, mais aussi les prestations de services, réalisées entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Elle s'applique donc uniquement aux opérations domestiques, réalisées sur le territoire national, dans le cadre du « business to business » (B2B).

Plus précisément, sont soumis à l'obligation de facturation électronique :

• Les livraisons de biens ou les prestations de services effectuées en France entre deux assujettis qui ne sont pas exonérés de TVA (voir plus bas).

• Les acomptes se rapportant aux opérations évoquées ci-dessus.

• Les opérations réalisées entre assujettis pour les livraisons aux enchères publiques d’œuvres d’art, de biens d’occasion, d’objets de collection ou d’antiquité.

En revanche, les opérations bénéficiant d’une exonération de TVA ne sont pas soumises à l’obligation de facturation électronique. Il s’agit notamment des prestations effectuées dans le domaine de la santé, des opérations immobilières, des prestations d’enseignement et de formation, des opérations bancaires et financières, des opérations d’assurance et de réassurance ou encore des opérations réalisées par les associations à but non lucratif.

Vous souhaitez en découvrir davantage sur la facturation électronique ?