Format Facture Electronique : entreprises, préparez-vous à bénéficier de ses avantages ! 

Suite au succès de la mise en place de l'obligation de la Facturation Electronique dans le cadre des transactions B2G dans certains de ses pays voisins, la France a précisé le cadre législatif de la généralisation du format Facture Électronique pour les entreprises et de la transmission des données de transaction à l’administration fiscale, de par l’ordonnance 2021-1190 du 15 septembre 2021. C’est ensuite le décret 2022-1299 du 7 octobre 2022 ainsi que son arrêté qui dévoilent les détails pratiques du dispositif. [1] [2]

La définition de la Facture Electronique est encadrée par les droits européens depuis 2010, et par le droit français depuis 2014. Elle se définit non seulement par son contenu, soit des informations et des mentions obligatoires, mais aussi par son contenant, soit un fichier numérique. Le décret 2022-1299 (art 242, nonies A) précise que les contenus de factures électroniques, en plus des informations déjà présentes sur les factures usuelles (telles que la date, l’identité du vendeur et de l’acheteur, le prix HT et TTC), devront, à l'entrée en vigueur de la réforme, comporter quatre mentions obligatoires supplémentaires [2]: 

• Le numéro de SIREN du client assujetti à la TVA 

• L’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de l’adresse du client 

• La catégorie de vente : biens, services ou mixte 

• La mention explicite de l’option pour la TVA aux débits 

Aussi, selon l’article 289 bis du Code général des impôts, une facture électronique correspond à « une facture émise, transmise et reçue sous forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée ». Son contenant est ainsi différent de celui de la facture papier ou de la facture PDF ordinaire.

Dans le cadre de la réforme de la Facturation Electronique, le gouvernement précise qu’elle « sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation, qu’il s’agisse du portail public de facturation ou d’une autre plateforme de dématérialisation », soit notamment une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) [4].  

Au sein de ce nouveau cadre, certaines questions sont cruciales à aborder : Quelles échéances et nouveaux acteurs les entreprises doivent-elles prendre en compte ? Comment les entreprises peuvent avoir la certitude de bénéficier de la réforme Facturation Electronique ? Qu'est-ce que la facturation électronique ? Quels risques encourent-elles en ne commençant pas leur transition dès à présent ?  

Le calendrier de la réforme Facturation Electronique en France  

L’obligation d’émission et de réception de factures électroniques a été mise en place dans le cadre des transactions B2G (Business to Government) depuis plusieurs années. L’extension de cette réforme aux transactions dans le cadre du secteur privé, c’est-à-dire aux transactions B2B et aux transactions B2C sera complète prochainement. À l'entrée en vigueur de la réforme, toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA seront dans l’obligation de réceptionner des factures électroniques.   

Quant à l’obligation d’émission de factures électroniques de ce même cadre, elle sera mise en place dans un délai différent en fonction de la taille des entreprises :   

• En premier pour les grandes entreprises.   

• Puis pour les Entreprises de Taille Intermédiaire (ETI).   

• Et enfin pour les Petites et Moyennes Entreprises (PME), les Très Petites Entreprises (TPE) et les microentreprises.   

NB : La taille de l’entreprise est déterminée sur des critères d’effectifs, de chiffre d’affaires ou de total de bilan. Elle s’appréciera au 30 juin 2023, sur la base du dernier exercice clos avant cette date. 

Les acteurs du paysage Facture Electronique 

Les entreprises vont devoir satisfaire à l’obligation d’émission et de réception des factures électroniques. Ainsi, par souci de conformité, elles ne pourront plus s’échanger des factures entre elles directement. Elles devront passer par une plateforme de dématérialisation. Les entreprises vont alors devoir choisir entre la plateforme de dématérialisation publique, c’est-à-dire le Portail Public de Facturation (PPF) et une plateforme de dématérialisation privée agréée par l’Etat, que l’on appelle une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). 

Le PPF et les PDP seront les uniques plateformes autorisées à transmettre les factures entre les entreprises. Les entreprises devront ainsi déposer les factures sur l’une de ces plateformes. C’est ensuite cette plateforme choisie qui transmettra les factures à la plateforme que l’entreprise destinataire utilise.   

Le Portail Public de Facturation (PPF)  

Le Portail Public de Facturation est l’outil gratuit qui est proposé aux entreprises par l’Etat français. Via le PPF, les entreprises pourront créer ou déposer leurs factures de vente, en extraire les informations utiles, et transmettre le document à la plateforme choisie par le client. . Le PPF permettra également de transmettre le e-reporting vers l’administration fiscale. Ce portail permettra exclusivement l’émission et la réception de facture vers et en provenance d’assujettis à la TVA en France, c’est-à-dire vers des entreprises établies sur le territoire français. Il offrira un service minimal, et acceptera seulement les formats socles de la Facture Electronique, avec une tolérance pour le dépôt de factures au format PDF simple jusqu’au 31 décembre 2027.  

Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) 

Afin d’éviter une surcharge du PPF, ce dernier sera relayé par d’autres acteurs : les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP). Elles seront des opérateurs développés par des acteurs privés, et seront immatriculées par l’Etat. Cette habilitation par l’Etat signifie qu’elles seront les seules plateformes, avec le Portail Public de Facturation, à pouvoir transmettre les factures à leurs destinataires et à pouvoir envoyer les données de facturation, de transactions et de paiement à l’administration fiscale via le PPF. 

Les acteurs souhaitant devenir PDP devront démontrer au cours d’un audit leur conformité à un cahier des charges très strict en termes de sécurité, précisé par voie réglementaire dans le décret 2022-1299 et son arrêté d’octobre 2022 (certification ISO 27001, hébergement en SecNumCloud et maintien des données dans l’Union Européenne, sécurisation de l’accès des utilisateurs, traçabilité des actions...). Les plateformes de dématérialisation partenaires seront, si elles passent l’audit avec succès, immatriculées par l’Etat pour une période de trois ans renouvelables. [2] 

Les PDP pourront proposer plus de fonctionnalités à forte valeur ajoutée pour l’entreprise que le PPF, comme par exemple le paiement fournisseur, la génération des écritures comptables, la relance des créances clients. 

Les opérateurs de dématérialisation (OD) 

Les OD sont des acteurs qui ne pourront pas être immatriculés par l’administration fiscale. Ils rendront le service de dématérialisation des factures mais ils ne seront pas en mesure d’émettre des factures directement aux destinataires. Ils ne pourront le faire que via le PPF ou une PDP. Ainsi, ils auront uniquement un rôle d’intermédiaire technique.  

Une réforme bénéfique pour l’Etat et pour les entreprises françaises 

Avec la mise en place de l’obligation de la Facturation Electronique dans le cadre des transactions B2B pour les entreprises françaises assujetties à la TVA, l’Etat français étend la reforme au secteur privé. L’objectif de cette démarche est premièrement de :  

• Lutter contre la fraude à la TVA. Cette dernière est estimée à environ 7% de ce qu’elle rapporte à l’Etat. En d’autres termes, l’Etat observe un manque à gagner de 15 à 20 milliards d’euros chaque année.  

• Faciliter le processus de déclaration. L’idée est d’aboutir à un préremplissage similaire à celui des impôts sur les revenus des particuliers.  

• Favoriser la compétitivité des entreprises. Un des objectifs est l’allégement de la charge administrative concernant la gestion de la facturation de la TVA et la lutte contre les retards de paiement, fléau quotidien des services comptabilité et financier.  

• Améliorer la connaissance de l’activité économique. La Facturation Electronique permet d’avoir une photographie exhaustive et temps réel des transactions, d’où la possibilité d’un pilotage plus réactif et précis de l’économie.  

Témoignage :  

Laura Castelli, vice-ministre de l’Economie et des Finances en Italie, pays pionnier en termes de Facturation Electronique, s’est exprimée en 2022 sur le bilan de la mise en place de la réforme dans son pays.  

« La Facture Électronique est un outil très complexe mais  très  utile.  (...)  Il  nous  a  aidés  à  réduire  de  20  %  la  fraude  à  la  TVA,  à  collecter  des  ressources  qui  nous  ont  permis  d’améliorer  nos  politiques  financières  (...),  et,  pendant  la  pandémie,  nous avons  pu  comprendre  quelles  entreprises  il  fallait  aider,  et  qui  au  contraire  tirait  son  épingle  du  jeu.  Nous avons aussi étendu la Facturation Électronique aux  petites  entreprises  avec  succès.  Ce  sont  elles-mêmes  qui  nous  l’ont  demandée  car  elles  se  sont  rendu compte des bienfaits qu’elles en tiraient. » 

Au regard des bénéfices observés au sein de ce pays voisin, l’Etat et les entreprises françaises ont tout intérêt à œuvrer de concert dans le sens d’une transition sereine ! 

Zoom sur les bénéfices exclusifs aux entreprises  

Au-delà des bénéfices évoqués plus haut, qui constituent les motivations principales de l’Etat, les entreprises tireront de multiples avantages de la réforme de la Facturation électronique :

• Les processus seront fluides, l’efficacité accrue, tout comme la sécurité, la traçabilité, et l’archivage est optimisé. De plus, pour être conformes, les entreprises devront adopter de nouvelles solutions technologiques, qui vont dans le sens de la nécessité de transformation numérique des entreprises pour rester compétitives face à une concurrence accrue.   

• Les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée seront supprimées pour les collaborateurs. Les collaborateurs des services comptabilité et financier des entreprises assisteront à un enrichissement des tâches, et à une augmentation du temps de travail alloué à des tâches à forte valeur ajoutée. En effet, les tâches rébarbatives telles que la saisie de données seront automatisées, ce qui permettra aux collaborateurs de se diriger vers une évolution de leur profession, plus axée sur de l’analyse et du conseil stratégique de la direction de l’entreprise. Une aubaine pour les collaborateurs, plus stimulés dans leurs tâches quotidiennes, mais aussi pour l’entreprise, pour laquelle la prise de décision va se trouver plus éclairée et facilitée.  

• La relation fournisseur sera quant à elle simplifiée et pacifiée. La mise en place de la Facturation Electronique permettra aux collaborateurs des services comptabilité et financier de mieux respecter les délais de paiements grâce à la suppression des processus manuels fastidieux, mais aussi de diminuer drastiquement le nombre d’erreurs inhérentes au traitement des données par l’humain. Les fournisseurs seront donc payés en temps et en heure, et toucheront le bon montant.  

• Les échanges avec l’administration fiscale seront plus transparents et le suivi de processus de facturation sera facilité.  

PPF, PDP, OD : quelle plateforme choisir ?  

Les entreprises devront faire le choix d’au moins une plateforme publique ou privée, pour l'émission et pour la réception de factures électroniques. En fonction de leurs besoins, elles pourront par exemple choisir une PDP en mesure de leur fournir des services à valeur ajoutée, et ainsi générer des gains de productivité supplémentaires. Les entreprises pourront aussi choisir un OD, combiné avec la solution de leur choix, le PPF ou une PDP. 

Les clients, quant à eux, ne seront pas dans l’obligation de faire le choix de la même option que leurs fournisseurs. En effet, la facture leur sera communiquée par leur PDP ou le PPF, s’ils ont choisi de ne pas opter pour une PDP.  

Bien qu’il n’y ait pas d’obligation pour les entreprises de choisir une PDP plutôt que de combiner PPF et OD, elles y trouveront de multiples avantages. En effet, les PDP, du fait de leurs garanties de sécurité, de leur ouverture technique et de leurs services additionnels, permettront aux entreprises de minimiser les désagréments de la réforme et d’en tirer le maximum de bénéfices. 

Manque d’anticipation de la réforme : de grosses conséquences pour les entreprises  

Pour certains, les échéances de la réforme paraissent encore loin. Ils pourraient alors considérer qu’il est préférable d’attendre pour commencer sa transition, d’autant plus que le PPF et les PDP ne sont pas encore opérationnels. Toutefois, il est impératif pour les entreprises de commencer leur transition maintenant, sans quoi elles s’exposent à de gros risques :  

• Déconnexion de ses clients et de ses fournisseurs. La transition vers la Facturation Electronique concerne toutes les entreprises en France. Ainsi, une entreprise qui décide d’attendre va voir tous ses partenaires passer à la Facturation Electronique, et risque de voir les échanges de factures et les flux de paiement se compliquer. Cela risque de nuire à ces relations avec ses partenaires, et in fine, dégrader son image d’entreprise fiable auprès de ces derniers. En passant dès maintenant à la Facturation Electronique, l’entreprise met en place une collaboration transparente, diminue les litiges et raccourcit les délais de paiement.  

• Pression et urgence. Anticiper la réforme permet aux entreprises de prendre du recul sur leurs besoins actuels et futurs, afin de choisir la solution la plus adaptée, mais aussi de faire progressivement évoluer leurs processus et de former les collaborateurs de concert.  

• Exposition à la fraude et à la cybercriminalité. Les fraudes et les cyberattaques sont très fréquentes pour les entreprises, or des systèmes de facturations artisanaux sont faciles à hacker. En optant dès maintenant pour la Facturation Electronique, les entreprises garantissent l’authenticité et l’intégrité de leurs factures, et renforcent la confidentialité de leurs échanges. En attendant, elles s’exposent donc à plus de risques.  

• Un manque à gagner en termes de temps, d’argent et de ressources. D’après la Direction Générale des Finances Publiques, « Le coût d’une Facture Électronique est inférieur à celui d’un timbre-poste alors que celui d’une facture papier est supérieur à 10 euros ». Cela s’explique en majeure partie par d’importants gains de productivité grâce à l’automatisation du processus de traitement des factures, qui est dès lors plus rapide et plus fiable, mais aussi par des économies matérielles, notamment en papier et stockage. Attendre pour commencer sa transition vers la Facturation Electronique, c’est se priver de ces bénéfices et de leurs réinvestissements ailleurs au sein de l’entreprise.  

• La frustration des collaborateurs. L’automatisation du processus de gestion des factures permet à l’entreprise d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée, telle que la saisie de données. Ces tâches qui, sans automatisation, sont effectuées manuellement par les collaborateurs, au détriment des tâches à forte valeur ajoutée, plus stimulantes pour les équipes. En passant à la Facturation Electronique, l’entreprise va donc pouvoir réinvestir son capital humain. Les collaborateurs vont allouer leur temps de travail aux missions telles que l’analyse des données et le conseil de la direction pour permettre une prise de décision plus éclairée. Les collaborateurs seront alors plus épanouis, et non frustrés par des tâches automatisables et à faible valeur ajoutée. In fine, cela favorisera l’attraction de nouveaux talents.  

• Risque de sanctions juridiques et financières. Commencer sa transition vers la Facturation Electronique dès maintenant, c’est s’assurer d’être prêt pour les échéances réglementaires, et donc éviter le risque de ne pas être conforme à temps, et donc écoper de pénalités à ce moment-là. Cela permet aussi de disposer de toutes les données nécessaires en cas de contrôle fiscal (archives sécurisées et accessibles, une piste d’audit fiable, etc).  

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