Encore aujourd'hui, les cabinets comptables consacrent un temps et des ressources considérables à la gestion des factures de leurs clients. Heureusement, l'automatisation de la tenue de compte permet de gagner en productivité et de simplifier cette activité chronophage.
Les atouts d'une solution d'automatisation pour le traitement des factures
Avec une solution d'automatisation de la tenue de compte, votre cabinet comptable économise un temps précieux sur la gestion et le suivi des factures de ses clients. Mais, en optimisant ce processus, il gagne aussi en fiabilité et en sécurité dans ses missions quotidiennes.
Une collecte simplifiée des factures
Et si vous pouviez collecter automatiquement 100 % de vos documents clients via différents canaux, en fonction des habitudes et des préférences de chaque entreprise ?
Un logiciel d'automatisation comptable permet justement de capturer les factures fournisseurs directement à partir d'un e-mail, d'une interface drag-and-drop, d'un collecteur ou encore d'un protocole de transfert de fichiers SFTP. Tout cela avec une multitude de formats compatibles : PDF, UBL, Factur-X, CII, EDIFACT…
Par ailleurs, vos clients peuvent numériser et transmettre leurs factures en un clin d'œil en scannant leurs documents papier, qui sont ensuite automatiquement importés sur votre plateforme. Les factures peuvent ensuite être recherchées et consultées facilement à l'aide de n'importe quel appareil : ordinateur, smartphone ou tablette.
Un archivage fiable et efficace
Une solution d’automatisation de la comptabilité vous permet d'archiver, de classer et de partager facilement tous vos documents numériques, ce qui facilite grandement la gestion des factures de vos clients.
En effet, les pièces comptables sont agrafées et classées dynamiquement dans des classeurs électroniques. Quant à leur contenu, il est identifié automatiquement par le logiciel et bénéficie d'une indexation full-text.
Cela permet d'effectuer des recherches par mot clé et de consulter facilement les factures, au sein du cabinet ou pour vos clients. Par ailleurs, la présence d'une messagerie intégrée renforce la collaboration et facilite les échanges de documents, en interne ou en externe.
Enfin, une solution d’automatisation permet de limiter les interventions humaines, et notamment la saisie manuelle. De quoi diminuer le risque d'erreur lors des différentes étapes du traitement, de l'archivage et du classement des factures.
Une sécurité accrue
Un outil d'automatisation de la tenue de compte garantit une meilleure traçabilité des factures. Le risque de perte ou de consultation non autorisée d'un document est donc fortement réduit.
Cette solution prévoit aussi différentes mesures pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données, mais aussi celles de vos clients. Tout d'abord, une signature « checksum » appliquée à chaque facture permet d’authentifier le document original.
De plus, les doublons de facturation et les erreurs de saisie (au niveau des coordonnées bancaires, des montants ou des dates, par exemple) sont automatiquement détectés.
Enfin, un historique complet des interventions sur chaque document permet, en cas de problème, d'identifier un éventuel fraudeur et garder une trace de ses actions.
Automatiser la mission de tenue de compte aujourd’hui : une source de bénéfices sans égal à l’aube de la Facture Electronique obligatoire
Une solution d'automatisation comptable vous permet d'accompagner vos clients en vue de la réforme de la facturation électronique 2024-2026. En effet, certains outils ont d'ores et déjà amorcé le virage et se transforment progressivement en plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).
Votre cabinet d'expertise comptable a donc l'opportunité d’anticiper les changements à venir, en proposant à sa clientèle une plateforme unique et en restant au centre des flux.
Bon à savoir : Quelles sont les missions des plateformes de dématérialisation partenaires
Les PDP joueront un rôle central dans le cadre de la réforme de la facturation électronique.
En émission :
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Contrôler la validité formelle de la facture à émettre
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Extraire les données attendues par l’Administration fiscale et lui transmettre
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Transmettre la facture à la PDP du destinataire
En réception :
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Contrôler la validité formelle de la facture (factures fournisseurs ou autres)
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Si nécessaire, produire une version lisible ou effectuer une conversion de format
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Transmettre la facture au destinataire
Enfin, les plateformes de dématérialisation partenaires devront échanger entre elles des statuts de traitement des factures, notamment ceux qui devront être transmis à l’administration fiscale pour le pré-remplissage de la TVA.
Comment choisir une solution d'automatisation comptable ?
Nous l'avons vu, l'automatisation de la tenue de compte facilite considérablement la gestion des factures de vos clients. Mais comment choisir une solution adaptée pour votre cabinet ?
Faites le point sur vos besoins
Avant toute chose, il est essentiel d'identifier vos problématiques en matière de gestion de la facturation. Par exemple :
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La saisie manuelle des factures représente une charge de travail très importante.
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Vous devez traiter quotidiennement d'importantes quantités de documents papier.
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Vous passez beaucoup de temps à relancer vos clients pour collecter leurs factures.
Pour aller plus loin, un audit des pratiques du cabinet vous permettra de définir précisément vos besoins et vos attentes vis-à-vis de l'outil d'automatisation. Vous devez notamment évaluer son impact au niveau des coûts, des bénéfices apportés, du temps de déploiement, des dispositifs de formation à prévoir pour les collaborateurs, etc.
Comparez différentes solutions
Une comparaison pertinente doit s’appuyer sur des critères de sélection très précis, définis en fonction des besoins de votre cabinet.
Listez les caractéristiques et les fonctionnalités les plus importantes à vos yeux. Par exemple : la méthode de collecte des factures, la compatibilité avec vos logiciels existants, etc. Puis évaluez, pour chacune d'entre elles, la performance des différentes solutions comparées.
Voici quelques critères incontournables à prendre en compte.
L'interopérabilité
Le premier critère à considérer est sans doute la facilité de communication avec l’ERP ou le logiciel comptable du cabinet.
En effet, une solution d'automatisation qui intègre nativement des passerelles avec vos autres logiciels représente un gain de temps conséquent. C’est aussi un prérequis indispensable pour garantir la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information. Pensez également à évaluer la possibilité de développer des connecteurs sur mesure.
Aujourd'hui, la plupart des outils prévoient l'intégration avec des ERP comme Sage ou d’autres logiciels comptables, ainsi que des liens avec des services externes de gestion des factures comme Chorus. Pour ce faire, ils s'appuient sur des interfaces de programmation d'application (API) ou des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP).
L'accessibilité
Il est essentiel que le logiciel d’automatisation soit facile à prendre en main pour les collaborateurs du cabinet, afin qu'ils puissent profiter rapidement de toutes les fonctionnalités proposées. Vous évitez ainsi la mise en place d'un dispositif de formation long et coûteux.
Mais une solution accessible est aussi une solution adaptée au télétravail et aux déplacements professionnels. Les utilisateurs doivent pouvoir se connecter facilement à l'outil depuis n'importe où, à l'aide d'un smartphone ou d'une tablette.
L'évolutivité
Une solution d'automatisation doit vous permettre de répondre indirectement aux besoins de vos clients. Or, toutes les entreprises n'ont pas les mêmes priorités ni la même organisation. D'où l'importance d'opter pour un logiciel souple et évolutif, capable de s'adapter à tous les profils de clients sur le plan fonctionnel.
L'évolutivité, c'est aussi la capacité à s'adapter aux changements réglementaires (comme la réforme de la facturation électronique que nous avons déjà évoquée) et aux évolutions technologiques, pour proposer un outil toujours pertinent.
L'existence d'une version client
Certains logiciels d'automatisation proposent deux versions distinctes : l'une pour les experts-comptables et l'autre pour leurs clients professionnels. Une approche interconnectée qui offre encore plus de productivité, de traçabilité, de conformité et de sécurité à votre cabinet.
Il ne vous reste plus qu'à convaincre vos clients existants en leur présentant les avantages de cette solution, dont voici quelques exemples :
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L'envoi des factures en quelques clics
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L'absence de relances
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La fin des pertes de documents
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La diminution des délais de paiement
Quant aux nouveaux clients, l'idéal est de les embarquer systématiquement sur votre solution. Ainsi, vous pourrez simplifier et fluidifier globalement votre gestion des factures.
De la collecte des documents à l'archivage, en passant par la sécurité des données, une solution d'automatisation comptable permet d'améliorer considérablement le processus de gestion des factures clients. Il ne vous reste plus qu'à sélectionner un outil performant et adapté à vos besoins pour en récolter tous les bénéfices et optimiser la comptabilité client et votre attractivité commerciale.
