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Vous souvenez-vous de vos départs en vacances d’il y a ne serait-ce qu’une quinzaine d’années ? Il vous fallait emporter votre téléphone, votre appareil photo, votre ordinateur pas très portable, vos guides touristiques et vos cartes routières, un lecteur de CD et quelques disques, une console de jeu, une sélection de livres et de magazines… et puis le smartphone est arrivé et tout cela s’est soudain retrouvé dans votre poche. Quelle commodité ! Quelle efficacité ! Que de place gagnée et de soucis épargnés ! Aujourd’hui, tous ces avantages, et bien d’autres, les responsables financiers peuvent aussi en bénéficier dans leur métier et optimiser la relation fournisseurs.
Gestion de la relation fournisseurs : quelles solutions ?
Incontestablement, les directions administratives et financières des entreprises et les professionnels de l’expertise comptable vivent une petite révolution technologique qui les amène à repenser leur mode de gestion historique. Dans ce contexte, force est de constater que les aspects liés à la gestion des factures fournisseurs et des demandes d’achats s’orientent massivement vers un traitement 100% dématérialisé.
Cette évolution s’explique principalement par des raisons opérationnelles et financières. En effet, opter pour la dématérialisation des processus Purchase-to-Pay permet d’accéder à des gains de productivité importants, de rationaliser les coûts de traitement et de simplifier le travail entre les équipes.
Au-delà de ces éléments, il est nécessaire de préciser que la forte croissance des projets de dématérialisation des processus de gestion de factures et de demandes d’achats s’explique aussi par la maturité des technologies utilisées.
C’est notamment le cas pour celles proposées en mode Cloud qui ne nécessitent aucune mise en œuvre complexe ni coûteuse pour être utilisées. L’utilisateur se concentre alors sur son métier et n’a pas à gérer de sujets « techniques ». Le mode Cloud permet aussi de tester simplement la solution et de souscrire des abonnements à l’usage pour un prix maîtrisé. En unifiant leurs processus factures et achats, les Directions administratives et financières gagnent donc en performance, en sécurité et en confort de travail.
Grâce aux solutions de dématérialisation de factures, il est en effet possible d’en finir avec les outils disparates utilisés d’ordinaire tout au long du processus d’achat : logiciel spécifique et de comptabilité, outils bureautiques, scanner, messagerie… Une seule application, moderne et pratique, permet de les remplacer de manière à créer un processus Purchase-to-Pay (P2P) intégré de bout en bout.
En amont, cette application unique permet de créer l’expression de besoin, la demande d’achat et l’engagement budgétaire correspondant. S’ensuit la génération de la commande, puis un workflow d’approbation permet aux acteurs concernés d’en valider la réception.
Les étapes d'une bonne gestion de la relation fournisseurs
Le pivot du processus, qui permet de relier la commande au paiement, c’est la numérisation de la facture. Grâce à la reconnaissance automatique des données, il est possible d’en extraire automatiquement les informations clés (identité du fournisseur, références, montants…) quels qu’en soit son origine, son support, son format – papier ou numérique – et sa présentation. Outre les factures, on peut aussi capturer des pièces annexes – CV, contrats, cahier des charges… – afin de les attacher au dossier. Les différents documents sont alors stockés de manière sécurisée et indexés de sorte qu’ils puissent être aisément retrouvés et consultés par les personnes habilitées.
En parallèle, les factures ainsi capturées sont rapprochées de la commande et du bon de réception correspondants, imputées en comptabilité et enregistrées dans l’outil de gestion (ERP). Enfin, le paiement est déclenché à échéance.
Les avantages de la dématérialisation du cycle fournisseur sont innombrables. En supprimant les discontinuités entre les étapes, on élimine également les ressaisies fastidieuses et les risques d’erreur qu’elles occasionnent. Le personnel n’a plus besoin de maîtriser une pléthore d’outils dont la question de la compatibilité ne se pose plus. On gagne tout à la fois en productivité, en sécurité, en conformité, en visibilité et en traçabilité. Quant aux responsables des achats, ils sont en permanence tenus au courant de l’avancement des processus qu’ils pilotent plus finement à l’aide d’indicateur globaux de performance et d’alertes en temps réel. Ils peuvent notamment identifier en un coup d’œil les encours, les factures non parvenues (FNP), les doublons, les retards, etc.
Optimiser la gestion de la relation avec les fournisseurs : quels sont les gains ?
Toutefois, le principal avantage d’une telle solution tout-en-un est sans doute la possibilité d’automatiser le processus de traitement des factures fournisseur. L’outil le couvrant de bout en bout, il devient possible de créer des règles fondées sur divers critères (types de facture, montant, fournisseur, centre de coût…) afin de créer un workflow de validation spécifique. Sitôt qu’une étape s’achève, la suivante est lancée, les documents appropriés sont créés et, si une intervention humaine est requise, les personnes concernées sont prévenues. Il en résulte des gains de performance très significatifs qui permettent aux collaborateurs de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Vous souhaitez savoir comment automatiser votre cycle fournisseurs ?
