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La réponse à la question "pourquoi se lancer avec une solution de dématérialisation de factures" est évidente : en effet le coût de traitement manuel d’une facture papier varierait entre 9.4 et 20,8 € et le coût de stockage d’une facture serait estimé à 3,25 € ! Quant aux factures mal classées ou perdues, les chiffres et informations sont tout aussi éloquents : 110 € pour rechercher une facture et 200 € pour la reproduire. Au-delà de ces coûts directs associés au processus manuel de traitement des factures, il convient d’ajouter les coûts indirects, qui sont plus difficilement chiffrables.
Comment réussir la dématérialisation des processus de gestion des factures fournisseurs ? Pendant longtemps, cette approche a été perçue comme difficile, voire risquée à entreprendre. Mais, aujourd’hui, le problème se ne pose plus vraiment, car les entreprises et leurs directions financières peuvent bénéficier de la performance d'un logiciel de gestion des factures fournisseurs dématérialisées, qui combine productivité et sécurité !
Ces logiciels - ou plateformes de traitement des factures fournisseurs - proposent une automatisation de l'intégralité du traitement des factures fournisseurs. Le processus se décompose en cinq étapes principales, une fois que les demandes d’achats sont créées et validées, via un portail : le système de capture, évidemment omnicanal et prenant en charge tous les formats (e-mail, collecteurs, outils mobiles, PDF, Factur-X, EDI…), puis l’enregistrement, avec un rapprochement entre les commandes et les factures. Ensuite, intervient la phase de validation, via un workflow adapté, suivie par l’étape de paiement, avec une automatisation des bons à payer et la génération des virements. Il est enfin possible d’exporter les données et les documents, par exemple vers un progiciel de type ERP, CRM (gestion de la relation client), un cabinet d’expertise-comptable ou des applicatifs achats.
En résumé, une plateforme de traitement des factures fournisseurs industrialise et automatise le processus de bout en bout, grâce, notamment à des technologies d’intelligence artificielle, de Deep Learning et à la puissance des traitements en Big Data, capables d’intégrer jusqu’à des millions de factures. C’est un projet créateur de valeur, qui permet aux employés des services financiers et comptables de se focaliser uniquement sur les tâches à haute valeur ajoutée !
Les avantages des plateformes de traitement de factures automatisé
Une telle solution procure de multiples avantages aux services comptables et financiers :
La réduction des coûts
C’est évidemment un atout du recours à une plateforme de dématérialisation. Cet aspect ne fait d’ailleurs plus l’objet de débat tant les différences de coûts entre le traitement papier d’une facture fournisseur et son traitement numérique est significatif, de l’ordre de 80 %. Une meilleure allocations des ressources financières devient alors possible.
Un meilleur suivi budgétaire
On accède à une traçabilité totale du budget et de ses allocations, grâce à une vision consolidée, y compris pour des entreprises qui opèrent en multisites.
Un pilotage en temps réel
On peut ainsi contrôler toutes les factures, à chaque étape de validation dans les workflows, et donc affiner les prises de décision, grâce à des indicateurs (comptables, financiers, métiers…) ou à des tableaux de bord personnalisés.
Un gain de temps
Dans l’exécution des processus et des workflows. On admet généralement que le recours à une plateforme de traitement des factures fournisseurs divise le temps de traitement des documents par 5 à 10, selon les contextes et les volumes.
Un enrichissement des tâches
Des échanges de documents et des missions des équipes des directions financières et comptables, qui voient ainsi disparaître les actions chronophages, par exemple de saisie, de validation, de contrôle, de recherche d’informations… De quoi les valoriser, les motiver, les fidéliser et les faire travailler ensemble.
La sécurité et l’archivage
Une plateforme de dématérialisation permet la détection des fraudes et des documents falsifiés, la traçabilité complète, avec des contrôles d’accès et l’authentification des documents originaux grâce à des signatures numériques.
La conformité réglementaire est garantie, avec l’archivage légal et la piste d’audit fiable
Rappelons que celle-ci est définie comme une démarche consistant en la mise en place d’un processus continu
et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle. Cette piste d’audit fiable, qui concerne aussi bien les factures électroniques que les factures papier, vise à démontrer à l’administration fiscale la réalité de l’opération facturée. En cas de contrôle, une plateforme de traitement des factures fournisseurs garantit que tous les processus sont conformes et facilite les relations et la communication avec l’administration fiscale, en éliminant les erreurs.
La simplicité
Pour gérer un processus de facturation, on ne peut guère faire plus simple qu’une plateforme, accessible en situation de mobilité et avec des interfaces personnalisées, qui agrège toutes les factures, documents et informations associés, en un seul endroit, avec des possibilités uniques de consolidation. En outre, le mode cloud
constitue un atout indéniable, avec la facturation à l’usage, la rapidité d’implémentation. Il ne nécessite pas de compétences techniques et la solution est mise à jour automatiquement pour tous les clients.
Un périmètre fonctionnel étendu
Une plateforme de traitement des factures propose une richesse de fonctionnalités pour toutes les étapes du processus de comptabilité fournisseurs : captures multi-documents, extraction de données, gestion des flux documentaires, détection de doublons, automatisation des écritures comptables, workflows de validation, base de fournisseurs mutualisée, gestion multi-devises et multi-ERP, authentification unique…
La recherche simplifiée d’informations
Il n’y a rien de plus irritant, pour un collaborateur d’une direction financière ou d’un service comptabilité, de devoir consacrer du temps à rechercher des documents qui, souvent, sont stockés de façon disparate et pas toujours dans un ordre logique. Automatiser la comptabilité avec EBP permet de centraliser ces documents et d’optimiser leur accès, réduisant ainsi le temps perdu en recherches fastidieuses. Le recours à une plateforme de traitement des factures fournisseurs élimine ce problème, grâce à un archivage électronique de 100 % des factures et des documents associés. Il facilite la recherche d’informations avec des recherches multicritères et par mots-clés, les documents (factures, devis, contrats, bons de commande et de livraison…) ayant été préalablement indexés en texte intégral et rangés dans des classeurs numériques.
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