Les logiciels de gestion des factures fournisseurs sont aujourd’hui un des facteurs clés de la réussite de la transformation digitale en entreprise. En effet, la digitalisation d'une entreprise (quel que soit son domaine d'activité) passe par la digitalisation de l’ensemble des processus, et donc du service comptabilité et financier. Au-delà des gains de simplicité, de productivité et de sécurité, c'est-à-dire les avantages qu’apportent ces solutions, elles sont au cœur des enjeux actuels.
Une collaboration renforcée entre les différents services de l’entreprise
Le traitement des factures fournisseurs automatisé permet aux collaborateurs :
- d'automatiser les tâches manuelles
- de se focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée.
Ils gagnent ainsi du temps sur les tâches répétitives, dorénavant gérées par le logiciel. Le flux de données est traité plus rapidement et sans risque d’erreur manuelle.
L’information circule plus rapidement et de façon plus sécurisée au sein du service lui-même et au sein de l’entreprise.
La productivité en nette augmentation
Une analyse de Sapio Research/Abbya a révélé que 95% des salariés perdent jusqu’à 8 heures par semaine, ne serait-ce que vis-à-vis de l'extraction des informations[1] ! Sans compter le temps consacré à l’ensemble des tâches manuelles relatives à la facturation :
- extraction
- vérification
- validation
- paiement
...et le coût associé à celles-ci !
L'utilisation d'un logiciel d'automatisation du traitement des factures fournisseurs permet aux collaborateurs des services comptables et financiers de se reposer sur une combinaison de technologies et de fonctionnalités uniques, et ainsi d'économiser des heures de travail pour les consacrer à des tâches qui ne peuvent se passer d’une intervention humaine.
L'automatisation du processus de traitement des factures fournisseurs permet non seulement d'envisager une économie d'une dizaine d'euros par facture, mais aussi de diviser par 5 à 10 le cycle de traitement et de validation des factures[2].
L’amélioration de la fiabilité des données
Les erreurs et les lenteurs sont inhérentes au traitement manuel des données et ont inévitablement des conséquences sur les fournisseurs, qui doivent ensuite être contactés pour l’obtention de précisions, ou qui contactent le service comptabilité lorsqu’ils n’ont pas été payés dans les délais impartis. Ce type d’erreurs conduit notamment à des appels fournisseurs, qui occuperaient 41% du temps de travail d’un comptable.
Un logiciel d’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet de traiter plus rapidement les informations (plus fiables) et les litiges. Ainsi, le gain financier et le gain de temps pour le traitement se trouvent augmentés de façon exponentielle.
De plus, les informations manquantes ou incohérentes (détection de doublons, erreurs de TVA, non-conformité...) sont identifiées par les systèmes de contrôle et d’alerte du logiciel d’automatisation du traitement des factures fournisseurs. Cela permet généralement d’éviter la plupart des problèmes (erreurs et délais de paiements, manque de traçabilité et de gestion des relances et litiges avec les fournisseurs...) ou d’en trouver l’origine grâce à la fonction de recherche parmi les documents numérisés. La diminution des erreurs liées au traitement manuel améliore alors la relation fournisseurs. En effet, ces derniers reçoivent leurs paiements, sans délai supplémentaire ni erreurs.
L’information centralisée : l’accès aux données facilité
L'utilisation d'un logiciel Cloud (SaaS) permet de déplacer les données, les composants de l’infrastructure et les processus informatiques d’une entreprise vers un réseau de serveurs physiques et virtuels, dont l’accès se fait par Internet.
Ainsi, lorsque toutes les étapes du processus Purchase-to-Pay sont centralisées dans un même logiciel SaaS, toutes les informations le sont aussi. Tous les collaborateurs peuvent alors accéder à l’information n’importe où et n’importe quand.
La traçabilité et la sécurité des données renforcées
Face à des risques croissants concernant la cybersécurité et la fraude, les services comptables et financiers sont confrontés à des nouveaux défis, qui ne cessent d’évoluer. Heureusement, un logiciel d’automatisation de traitement des factures fournisseurs permet non seulement de faciliter l’identification de données falsifiées et de fraudes, mais aussi de garantir une totale traçabilité des factures.
Une meilleure expérience collaborateurs
Les tâches manuelles peu stimulantes et chronophages disparaissent pour laisser la place à des tâches à forte valeur ajoutée. Les collaborateurs se sentent ainsi plus valorisés et développent un sentiment d’appartenance à l’entreprise de laquelle ils font partie.
Du côté de l’entreprise, on constate un gain financier : le capital humain est uniquement dédié à des tâches qui ne sont pas automatisables. Les collaborateurs, eux, allouent leur temps de travail à des tâches qui les stimulent et leur permettent de monter en compétences. Par exemple, le comptable pourra se concentrer sur de l'accompagnement et du conseil pour la direction de l'entreprise, et ainsi orienter les choix stratégiques en permettant la prise en compte des impacts financiers et des obligations comptables.
La prise de décision facilitée
Selon une étude Opinium/Treasure Data, 75% des dirigeants d'entreprises ressentent aujourd’hui une pression plus forte concernant la prise de décision, qui doit être rapide et judicieuse[3]. Or, prendre les bonnes décisions est devenu plus complexe selon 60% des dirigeants d’ETI et de grandes entreprises. Le problème de gestion des données est malheureusement toujours présent, et empêche les entreprises d’affiner leur stratégie comme elles le souhaiteraient.
Une étude Workday précise quant à elle que près de la moitié (49%) des directeurs financiers déclarent que le principal problème rencontré par leur organisation au cours des douze derniers mois est l’incapacité à s’appuyer sur des données précises, qui leur auraient permis de prendre des décisions rapides et éclairées [4]. L'utilisation d'un logiciel d'automatisation permettra aux dirigeants d'entreprises de s'appuyer sur des données fiables et faciles à retrouver, afin de prendre les décisions adéquates rapidement. En effet, au moment de rechercher un document, il leur sera possible d'effectuer des recherches avancées en combinant différents critères. Ce document sera, de plus, fiable et conforme, grâce à une traçabilité totale (suivi de tout le cycle de vie, de la création de la demande d'achat au paiment de la facture).
Des processus fluidifiés et plus rapides
L’utilisation d’un logiciel d’automatisation accélère le traitement des factures fournisseurs, évite les goulets d’étranglement, optimise la gestion de paie, la validation des devis et permet la liaison des bons de commande et des factures fournisseurs. Il assure de plus l’archivage des pièces comptables et bancaires et effectue la totalité des opérations autorisées de manière autonome.
Le DAF : un Business Partner
Plus de la moitié des DAF considèrent que la crise a renforcé leur positionnement en tant que Business Partner avec les autres services de l’entreprise[5].
Cette tendance s’inscrit dans la dynamique actuelle où les enjeux de croissance, de compétitivité ou encore de performance sont au cœur des préoccupations des directions générales et reposent essentiellement sur la création de valeur financière et sur l’alignement stratégique entre les différents métiers. 65% des DAF se considèrent d’ailleurs comme moteurs dans la transformation digitale. L’automatisation du traitement des factures s’inscrit donc plus que jamais dans le cadre de leurs ambitions et de leurs défis actuels.
La performance comptable et opérationnelle optimisée : un pilotage plus facile
Seulement 19% des entreprises ont procédé à l’automatisation et à la dématérialisation de la quasi-totalité de leurs processus et à la digitalisation de leur reporting. La majorité d’entre elles sont au cœur de leur transition numérique, et déclarent l’identification de failles au sein de leurs données. Ces failles affectent leur performance, et contribuent à la création d’un écart entre les prévisions comptables et les comptes. Cela peut être évité par l’utilisation d’un logiciel d’automatisation, qui détecte les failles en amont.
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