L'automatisation du traitement des factures et des processus comptables : Le couteau suisse de la comptabilité

Accéder en permanence à la bonne information, stockée au bon endroit et de façon électronique, sécurisée et traçable ? Cela paraît simple avec le foisonnement et la performance des solutions logicielles et digitale facilitant la dématérialisation et l’automatisation de la comptabilité et des processus associés. Notamment pour le traitement des factures fournisseurs. Faut-il encore choisir la bonne solution comptable ! 

Le processus d'automatisation de la comptabilité permet aux entreprises d'éviter autant que possible tout processus manuel qui se constitue de tâches à faible valeur ajoutée, pour donner à ses équipes la possibilité de se focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée. Au-delà du gain de temps et de la diminution des coûts, les entreprises bénéficient, par le biais de l'automatisation du processus de traitement de factures, d'une marge d'erreur bien moindre. Cela contribue à la productivité et à la diminution des erreurs du service comptabilité, de par l'automatisation de la saisie comptable, ainsi que tous les collaborateurs impliqués dans la gestion des flux de documents d'entreprise (notamment pour ceux en charge des devis, des fiches de paie, des achats). 

Un enjeu compris par les entreprises françaises ? 

Paradoxalement, la réalité nous montre que les entreprises ont encore du chemin à parcourir. Avant la pandémie, une étude d’IDC a conclu que dans 29% des entreprises françaises, plus de la moitié des processus métier restait à automatiser, le service financier et le service RH ayant «le plus de potentiel en matière d’automatisation des processus métier.»[1] Aujourd’hui, c’est toujours à l’ordre du jour : selon l’enquête de PWC[2] sur les priorités 2022 des entreprises, menée avec la DFCG, un DAF sur trois estime que les enjeux prioritaires pour appréhender les nouveaux modes de fonctionnement sont d’intégrer une solution d'automatisation, faire évoluer leur processus et gagner en efficacité. En ce qui concerne la gestion des factures, les dirigeants évaluent le niveau de digitalisation de leur processus Procure-to-Pay à de 1,9 sur 5, beaucoup moins, par exemple, que pour la gestion de trésorerie (3,6) ou le pilotage de la performance (3,3), d’après une analyse Itesoft[3].

Heureusement, les entreprises l’ont bien compris et vont continuer à investir : en 2022, c’est le cas de 83 % des organisations, qui envisagent d’investir dans la digitalisation de la fonction Finance et 65 % prévoient de lancer ou ont déjà lancé un projet de dématérialisation fiscale.

Des bénéfices immédiats et évidents

Les avantages de l’automatisation sont en effet suffisamment concrets et durables pour convaincre les entreprises, même les plus réticentes. Retenons les dix principaux bénéfices :

• Une meilleure collaboration entre les services : l’information circule plus vite et mieux.

• Une augmentation de la productivité : une analyse de Sapio Research/Abby révèle que 95 % des salariés perdent jusqu'à 8 heures par semaine en raison de difficultés relatives à l'extraction d'informations contenues dans des documents[4]. De même, 84 % des salariés  pensent disposer des données nécessaires à leur travail, mais seulement 3 % disent qu'utiliser une solution adaptée leur permettent de ne jamais être dépassés par la quantité de données à leur disposition[5].
• Une fiabilisation de la qualité des données, par la diminution des erreurs humaines et de saisie. L’étude Itesoft montre que plus de la moitié des DAF considèrent que le domaine à renforcer en priorité est leur capacité à obtenir des données de qualité. 
• La centralisation de l’information pour un accès plus facile, depuis n’importe où et n’importe quand, selon le principe ATACAWAD (Any Time, Any Content, Anywhere, Any Device).
• Une traçabilité et une sécurité renforcées, les solutions logicielles d’automatisation/dématérialisation et leurs différents modules proposent des fonctionnalités avancées dans ce domaine.
• Une amélioration de l'expérience collaborateur, par la disparition des tâches manuelle qui prennent trop de temps et rebutent beaucoup de professionnels du chiffre.

• Une facilitation de la prise de décision : Trois quarts des entreprises ressentent aujourd’hui une plus grande pression pour prendre rapidement les bonnes décisions, devenues plus complexes pour 60 % des dirigeants d’ETI et de grandes entreprises[6]. Les entreprises ont hélas, toujours un problème avec la gestion des données, notamment afin d'affiner leur stratégie. Selon une étude de Workday[7], près de la moitié (49 %) des directeurs financiers affirment que la principale problématique rencontrée par leur organisation au cours des douze derniers mois a été leur incapacité à s’appuyer sur des données précises, afin de prendre rapidement des prévisions éclairées.

• Une plus grande fluidité des processus, l’automatisation accélère le traitement des données clients et évite les goulets d’étranglement, optimiser la gestion de paie, la validation des devis, et permet de lier entre eux les bons de commande, les factures de vente, assurer l'archivage des pièces comptables et bancaires et effectuer de façon autonomes toutes les opérations autorisées...
• Un renforcement du positionnement des directions financières en tant que Business Partner des métiers : cette ambition apparaît clairement dans l’analyse réalisée par PWC et 18 % des entreprises passent par un meilleur outillage de ses équipes.
• Un pilotage optimisé de la performance comptable et opérationnelle : seulement 19 % des entreprises ont automatisé la quasi-totalité de leurs processus et digitalisé leur reporting [8]. Alors que la majorité des entreprises sont en pleine transformation numérique de leurs activités, les entreprises ont également pointé du doigt des failles dans leurs données qui ont affecté leur performance au cours de l’année écoulée, ce qui a, par exemple, créé un écart dans les prévisions comptables et les comptes.

Une stratégie orientée-données

A ce sujet, 17 % des DAF estiment que l’absence de données a ouvert la voie à des investissements inadaptés aux objectifs. L’automatisation des processus comptables se révèle un précieux atout dans ce domaine. Surtout que, d’après une étude Censuwide Blackline[9], la confiance dans les données comptables diminue : en 2021, la moitié des DAF français avouaient ne pas faire beaucoup ou pas du tout confiance dans leurs données, contre seulement 6 % en 2020. Pourquoi ? Par manque de contrôles, de complexité des processus, de multiplicité des sources de données et des erreurs humaines. Des difficultés récurrentes que l’automatisation des processus comptables contribue fortement à résoudre !

Grâce à l’automatisation de la comptabilité, on assiste à une évolution inédite de la stratégie décisionnelle des entreprises, « orientée-données » et en temps réel. En effet, les données sont collectées immédiatement via des canaux spécialisés et leur traitement est instantané : Il n'ya quasiment pas de délai entre le moment où elles sont générées et le moment où elles sont  consultables (en général grâce à des tableaux de bord). 

La visibilité en temps réel de la santé de l’entreprise est un outil sans précédent. On ne se limite plus à l'estimation et à l'anticipation de résultats; il est désormais possible de s'appuyer sur les données financières de l'entreprise en temps réel et d'affiner ses décisions. Au plus proche de son patrimoine et des enjeux de l'entreprise, Le DAF est propulsé à un rang plus stratégique que jamais, et devient l'indispensable contributeur d’une prise de décisions plus que jamais porteuse de sens et de valeur.  

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[1]Automatisation des processus métier : état des lieux et apports du RPA, IDC, UiPAth, septembre 2019.

[2] Priorités 2022 (...), renouer avec la confiance, PWC, DFCG.

[3]Baromètre CFO digital 2021, Itesoft, Wavestone, Board

[4]http://itsocial.fr/enjeux-it/enjeux-strategie/enjeu-digital/95-des-salaries-perdent-jusqua-8-heures-par-semaine-pour-trouver-des-informations/

[5]The state of growth, confident decision-making for business... Opinium/Oracle/Netsuite.

[6]L’art perdu de la prise de décision, Etude Opinium/Treasure Data

[7] How F can build a data foundation to fuel frictionless... Workday, CFO Indicator Survey, 2021

[8] How F can build a data foundation to fuel frictionless... Workday, CFO Indicator Survey, 2021

[9] F...nouvelle génération : les compétences indispensables à acquérir dès aujourd'hui pour assurer la croissance de demain, CensusWide, Blackline, février 2022.