Comment un logiciel de gestion des demandes d'achat peut-il optimiser votre processus P2P ?

Dans un environnement de plus en plus concurrentiel, les entreprises sont constamment en quête de nouvelles sources de croissance et d'efficacité. Or, l'optimisation des demandes d'achats — et du processus purchase to pay dans son ensemble — est un puissant levier à exploiter pour atteindre ces objectifs de performance.

Qu'est-ce qu'une demande d'achat ?

La demande d'achat est l'une des étapes clés du processus purchase to pay (P2P), c'est-à-dire le processus d'achat d'une entreprise.

Aussi appelé « procure to pay », ce process commence par la planification des biens ou services nécessaires. Concrètement, il s’agit de déterminer quoi acheter, à quel prix et en quelle quantité, en tenant compte du budget de l'entreprise.

Après avoir identifié ses besoins, la société doit choisir un fournisseur adapté. Deux cas de figure se présentent alors à elle :

• S'il s'agit d'un besoin nouveau, la fonction achat doit établir une liste de fournisseurs potentiels.
• Si la société a déjà collaboré avec le fournisseur retenu, elle peut directement effectuer la demande d'achat.

Cette dernière passe par une phase de négociation, pendant laquelle le ou les fournisseurs sélectionnés proposent des devis. Le prix, les remises éventuelles, mais aussi les conditions de livraison sont alors examinés afin de prendre la meilleure décision.

Après le choix du fournisseur, un formulaire de demande d'achat est établi. Ce document contient différentes informations, telles que la description de la commande, le devis signé ou les instructions de livraison.

Rappel des grandes étapes du purchase to pay (P2P)

• La recherche de produits ou services : après avoir identifié une problématique à résoudre, l’entreprise recherche les solutions disponibles sur le marché.
• La demande d’achat : la société émet un besoin, crée un workflow de validation de la demande, puis sélectionne un fournisseur répondant à ses attentes.
• L'approvisionnement : un bon de commande est envoyé au fournisseur. L'entreprise reçoit confirmation, puis réceptionne les produits ou services commandés.
• La facturation : la société reçoit la facture et effectue différentes opérations comme l'enregistrement comptable et le rapprochement avec le bon de commande et le bon de livraison.
• Le paiement : l'entreprise règle le fournisseur, en veillant à respecter le délai prévu.

Logiciel de gestion des achats : définition

Un logiciel de gestion des achats est un outil essentiel pour une entreprise, car il lui permet de surveiller de manière précise toutes ses dépenses. Il agit comme une base de données centralisée où sont enregistrés le budget alloué, les commandes, les factures ou encore les livraisons.

Il peut être utilisé par de nombreux acteurs au sein de la fonction, notamment le directeur des achats, le responsable des achats, les acheteurs, les contrôleurs de gestion… Mais cet outil s’adresse également à d’autres métiers, comme le service comptable.

En effet, il répond à un large éventail de besoins, puisqu’il permet un meilleur contrôle du cycle d'achat, une gestion simplifiée des offres des fournisseurs, ainsi que la surveillance des stocks et des flux de marchandises.

Au bout du compte, ce type de solution de gestion des factures permet d'optimiser et d'automatiser la phase de demande d'achat, mais aussi le processus procure to pay dans son ensemble.

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion des achats ?

Une plateforme P2P propose une suite de fonctionnalités étendue, qui peuvent varier selon le logiciel choisi. Parmi les plus importantes, on retrouve :

• La gestion des demandes d’achat et des approbations : le logiciel permet d'émettre des besoins d'achat, de créer les demandes correspondantes et de configurer des workflows d’approbation.
• La gestion des contrats et des fournisseurs : l'outil regroupe des informations sur les fournisseurs, facilitant ainsi leur gestion et réduisant les risques liés à l'approvisionnement.
• Le suivi des commandes et des livraisons : la solution permet de suivre en un coup d'œil les commandes en cours, mais aussi de générer des devis et des factures. Cette vue d'ensemble simplifie la gestion des commandes et fournit des informations en temps réel sur les livraisons, facilitant les relances si nécessaire.
• La gestion des stocks et du réapprovisionnement : l'entreprise bénéficie d'un meilleur contrôle des stocks. Des réapprovisionnements peuvent être déclenchés automatiquement lorsque les niveaux atteignent un seuil critique, évitant ainsi les ruptures de stock.
• L'analyse des dépenses et des performances des fournisseurs : les transactions financières sont enregistrées dans le logiciel, avec à la clé un suivi précis des dépenses. De plus, l'outil évalue les performances des fournisseurs en continu, garantissant ainsi qu'ils répondent aux besoins de l'entreprise.

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des achats ?

Le logiciel de gestion des achats et factures est un atout majeur pour les entreprises qui cherchent à optimiser leur processus P2P. Grâce à ses fonctionnalités, il présente de nombreux avantages qui peuvent répondre aux besoins actuels et futurs d'une organisation, tout en l'aidant à mettre en place des stratégies d’approvisionnement performantes.

Un gain de temps conséquent

L'automatisation des demandes d'achat — et du processus P2P dans son ensemble — libère les équipes de certaines tâches manuelles chronophages telles que le classement, la saisie de données, la numérisation et l'impression de documents. À l'aide d'un collecteur automatique, toutes les pièces comptables sont centralisées et traitées en un clin d'œil. Les documents papier qui s'entassent et les boîtes mail pleines à craquer ne sont plus qu'un lointain souvenir !

Par ailleurs, en optimisant les workflows et en déchargeant les collaborateurs des tâches les plus répétitives, une solution P2P permet aux équipes de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. 

Un risque d'erreur amoindri

Un outil de gestion des demandes d'achat permet également de réduire les erreurs et les retards, grâce à une approche entièrement dématérialisée du purchase to pay. En effet, les traitements manuels sont réduits au strict minimum, et ce à chaque étape du processus.

À l'inverse, un système de gestion des achats entièrement manuel engendre des risques non négligeables : facture en doublon, erreur de saisie, paiement en retard, versement d'un montant erroné…

Une meilleure maîtrise des dépenses

Avec l'automatisation du processus procure to pay, la structure bénéficie d'une meilleure compréhension de ses performances. En effet, toutes les dépenses sont approuvées au préalable, catégorie par catégorie, auprès de fournisseurs fiables, garantissant une parfaite maîtrise des achats.

De plus, un logiciel de gestion des achats donne accès à de nombreuses informations sur les fournisseurs et leur fiabilité, mais aussi des données permettant de mieux gérer les paiements anticipés et les pénalités de retard. De quoi mettre en place des stratégies pertinentes au niveau des dépenses, mais aussi négocier les meilleurs prix en évitant que les fournisseurs ne surfacturent leurs produits ou leurs prestations de service.

Enfin, l'optimisation du processus purchase to pay est un gage de rentabilité pour l'entreprise. L'accélération des opérations, rendue possible par l'automatisation, contribue à diminuer les dépenses de la société, qui est plus susceptible de bénéficier d'escomptes pour paiement anticipé. Autre exemple : la diminution du risque d'erreur de saisie permet de réduire le coût de traitement des factures et autres pièces comptables.

Une vision à 360 degrés sur le processus d'achat

Un logiciel de gestion des achats offre une meilleure visibilité sur les dépenses de la structure, qui peut suivre ses flux et analyser ses performances en temps réel, depuis une interface ergonomique et personnalisée. Cela facilite non seulement les échanges et le traitement des commandes, mais aussi la prise de décisions stratégiques. Ce type de solution offre aussi une vue à 360 degrés sur les achats en cours.

Une autre fonctionnalité intéressante est la création de reportings, permettant à l'entreprise d'optimiser ses processus d'achats en exploitant ses données. En effet, ces rapports sont un levier efficace pour collecter des informations et analyser les besoins de l'organisation en termes d'achat. Ils sont aussi d'excellents outils d'aide à la prise de décision.

Une amélioration notable de la relation fournisseur

Enfin, un logiciel procure to pay permet à l'entreprise d'entretenir des relations privilégiées avec ses fournisseurs. Baisse du nombre d'erreurs, meilleure communication tout au long du processus d'achat, diminution des délais de règlement… Autant de facteurs qui permettent d'établir un lien de confiance avec ces partenaires. 

Pour améliorer la collaboration, il est également possible de mettre en place un portail fournisseur permettant de partager des documents en toute simplicité.

Les avantages d’un logiciel de gestion des achats en bref

• Un gain de temps et de productivité conséquent, grâce à l’automatisation de certaines tâches chronophages.
• Une réduction des coûts liée à la suppression des dépenses inutiles et à une meilleure gestion des dépenses en général.
• Une augmentation de la visibilité et de la traçabilité sur les données fournisseurs.
• Une diminution notable des risques liés à l'approvisionnement.
• Un accroissement de la compétitivité de l’entreprise, qui peut négocier les meilleurs prix auprès de ses fournisseurs.

Comment choisir un logiciel de gestion des demandes d'achat ?

Pour être certain d’adopter le bon logiciel de gestion des achats, il est nécessaire de suivre quelques étapes clés.

1) Déterminez vos besoins et vos objectifs

Avant de déployer un logiciel, il est crucial de faire le point sur la situation et de répertorier les processus existants. Ensuite, il convient d'évaluer les coûts, les erreurs et les baisses de productivité engendrés par ces processus, tout en mesurant leur incidence sur l'entreprise. Cela permet d'identifier des points d’amélioration qui pourraient bénéficier de l'automatisation du P2P.

Après avoir analysé en profondeur la situation actuelle, il faut ensuite définir clairement les avantages attendus de la solution purchase to pay. Dans cette optique, il est important de définir des objectifs concrets en termes de réduction des coûts opérationnels, de mitigation des risques ou d'amélioration des relations fournisseurs.

Enfin, il est conseillé de déterminer des indicateurs clés de performance (KPI) pour chaque objectif. Ces indicateurs permettront de mesurer avec précision l'impact de l'automatisation du processus procure to pay sur la performance de la société.

2) Dressez une liste des fonctionnalités dont vous avez besoin

La solution P2P retenue doit intégrer des fonctionnalités adaptées aux besoins de la structure en matière de gestion des achats. 

Ainsi, l'outil doit être suffisamment flexible pour répondre aux exigences et aux spécificités de vos principales activités. Cependant, il faut veiller à ne pas trop personnaliser ou paramétrer la solution, car cela pourrait rapidement devenir une contrainte pour l'entreprise.

3) Concevez un cahier des charges

Une fois que les fonctionnalités prioritaires ont été définies, il est temps d'élaborer un cahier des charges. Ce document poursuit différents objectifs :

• Décrire les besoins et la stratégie d'automatisation du processus d'achat.
• Structurer le plan d'intégration du logiciel.
• Délimiter le périmètre fonctionnel de la solution.
• Établir les nouveaux processus à mettre en place.
• Évaluer le budget nécessaire pour le déploiement de la solution P2P.
• Fixer des objectifs spécifiques et mesurables pour assurer le suivi de la performance.

4) Définissez une stratégie de conduite du changement

L'intégration d'un nouveau logiciel de gestion des achats peut avoir des conséquences variables sur une entreprise, en fonction de différents facteurs comme sa taille, le nombre de fournisseurs ou encore la fréquence des demandes d'achat.

Mais, quelle que soit votre situation, il est préférable (et parfois même indispensable) d'accompagner le déploiement de la solution avec un véritable plan de conduite du changement. Son objectif : garantir la bonne implémentation de l'outil auprès de l'ensemble des utilisateurs.

L'enjeu est d'autant plus grand que l'automatisation du processus P2P ne concerne pas uniquement le service comptabilité ou la fonction achat. En effet, tous les métiers doivent être impliqués dans le déploiement et il est essentiel de collecter des feedbacks au sein des différents services.

Au bout du compte, chaque collaborateur doit prendre conscience des bénéfices du logiciel pour son travail quotidien, afin de maximiser son taux d'adoption. À noter que les partenaires extérieurs, et notamment les fournisseurs, doivent aussi être impliqués dans la conduite du changement.

Yooz, la solution pour optimiser votre processus purchase to pay de bout en bout

De la demande d'achat jusqu'au paiement, Yooz vous offre tout ce dont vous avez besoin pour optimiser votre processus P2P et gérer au mieux vos dépenses.

Simple d'utilisation et paramétrable en quelques clics, notre solution de dématérialisation des achats et factures peut être utilisée en 1 heure seulement, sans aucune formation préalable. Il ne vous reste plus qu'à robotiser les différentes étapes de votre processus procure to pay, grâce à des fonctionnalités à forte valeur ajoutée :

• Création et validation des demandes d'achat, des commandes et des réceptions à l'aide de workflows.
• Définition et pilotage des budgets en temps réel.
• Rapprochement automatique entre les factures, les bons de commande et les bons de réception.

Tout cela dans un écosystème collaboratif qui vous permet d'échanger en continu, que ce soit en interne ou avec vos partenaires externes. D'ailleurs, Yooz embarque plus de 250 connecteurs, s'intègre nativement à votre logiciel comptable, votre ERP ou votre outil de production.

Au final, notre solution tout-en-un permet aux entreprises de répondre à tous les grands enjeux liés au purchase to pay, à savoir :

• La qualité, c'est-à-dire la capacité de la société à recevoir des livraisons conformes à ses commandes, à éviter les erreurs sur les documents comptables ou à régler ses factures dans les temps.
• La diminution des délais, qui est une priorité pour l'entreprise comme pour ses fournisseurs.
• La conformité, qui garantit le respect des règles auxquelles sont soumises les pièces comptables générées ou reçues par l'organisation tout au long du processus P2P.
• La maîtrise des coûts, qui passe notamment par l'automatisation des tâches répétitives liées à la demande d'achat.

Un logiciel de gestion des achats et factures est une aide précieuse pour améliorer l’efficacité du processus P2P de votre entreprise, avec de nombreux bénéfices à la clé : gain de temps, amélioration de la visibilité et de la traçabilité, réduction des dépenses… N’attendez plus pour automatiser vos processus d’achat : testez Yooz gratuitement et découvrez tout le potentiel de notre solution !

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