Si la dématérialisation des factures est aujourd’hui un passage obligé pour les entreprises, certaines d’entre elles vivent encore cette transition comme une contrainte et ne perçoivent pas ses bénéfices réels. Pourtant, l'adoption d’une solution de gestion des factures présente de nombreux avantages.
Quels sont les bénéfices d'une solution de gestion des factures fournisseurs ?
La mise en place d’un logiciel de gestion des factures fournisseurs est sans conteste le moyen le plus efficace pour améliorer le processus de facturation d’une entreprise. Voici pourquoi.
Du temps gagné au quotidien
Les logiciels de facturation permettent d’automatiser bon nombre de processus chronophages et de simplifier le travail de collaborateurs, ce qui se traduit par un gain de temps précieux au quotidien.
Grâce à la dématérialisation, l’envoi, la réception ou le traitement des factures se font de manière quasi-instantanée. Il est également possible de transformer rapidement un devis en facture, mais aussi de créer des modèles de documents réutilisables. Quant aux données contenues dans les documents, elles sont automatiquement extraites grâce à l'extraction de données intelligente (Smart Data Extraction).
Plus globalement, c’est l’ensemble du processus procure to pay (P2P) qui est fluidifié et accéléré. De la demande d’achat au paiement, en passant par le contrôle et la validation des documents, tout est beaucoup plus rapide.
Par conséquent, les services comptabilité et finance peuvent consacrer davantage de temps et de ressources à des missions à forte valeur ajoutée ou à des projets de transformation ambitieux. Les collaborateurs bénéficient directement de la digitalisation : en les déchargeant des tâches les plus rébarbatives, elle donne plus de sens et d’intérêt à leur travail. C’est donc un véritable levier de fidélisation des employés.
Un risque d’erreur drastiquement réduit
Avec un logiciel de gestion des factures, les équipes sont libérées des tâches chronophages et répétitives, mais aussi du traitement des litiges et des retards dus aux erreurs manuelles : mauvais montant, absence d’une mention obligatoire, taux de TVA erroné…
En effet, la dématérialisation permet de réduire drastiquement ce risque. Par exemple, le taux de TVA approprié est automatiquement appliqué sur la facture en fonction des produits vendus ou de la nature du client.
De plus, les données clients enregistrées dans le logiciel sont utilisées pour renseigner les mentions obligatoires en un clic : raison sociale, adresse de livraison, adresse de facturation, numéro d'identification à la TVA…
Les montants dus (hors taxes et toutes taxes comprises), ainsi que les éventuelles remises, sont ensuite calculés en fonction des quantités vendues et des prix unitaires.
Enfin, l’outil de facturation garde une trace de chaque étape du processus, ce qui permet d’éviter les oublis d’envoi de facture.
Le respect des dispositions légales
La facturation est encadrée par une législation complexe, dont il peut être difficile de suivre les évolutions. En utilisant une solution de gestion des factures qui garantit la conformité, l’entreprise est plus facilement conforme au cadre réglementaire en vigueur, sans avoir à réaliser une veille juridique chronophage.
Outre le respect des mentions obligatoires sur les factures, certains logiciels garantissent le respect des dates d’émission (pour les factures clients) et des délais de paiement (pour les factures fournisseurs). Sans oublier les règles de numérotation des factures, qui doivent toutes posséder un numéro d’identification unique.
Autre point essentiel : l'archivage légal à valeur probante, qui permet de conserver les documents tout au long de leur durée de vie (10 ans pour les factures), tout en garantissant leur authenticité, leur lisibilité et leur intégrité.
Le stockage et le classement des factures sont également indispensables dans le cadre de la piste d’audit fiable (PAF), grâce à laquelle l’entreprise peut démontrer à l’administration fiscale la réalité économique de chaque opération facturée.
Des économies non négligeables
Un outil de traitement des factures dématérialisé est également une importante source d’économies. En effet, les frais liés au stockage, à la recherche et aux éventuelles pertes de documents diminuent significativement.
De plus, l’automatisation de la saisie de données et du circuit de validation des factures permet de réduire les dépenses opérationnelles et d’allouer plus efficacement les ressources financières.
Au bout du compte, la différence de coût entre le traitement d’une facture papier et sa gestion dématérialisée est indéniable. On estime qu’une facture papier coûte plus de 10 euros, tandis qu’une facture électronique est moins chère qu’un timbre poste.
Une sécurité accrue
Un logiciel de facturation offre une traçabilité sur l’ensemble du processus. Les documents originaux peuvent notamment être authentifiés grâce à des signatures numériques, tandis que les factures sont sécurisées par des contrôles d’accès.
La lutte contre la fraude est aussi un point clé en matière de sécurité. En effet, l’essor du digital et du e-commerce a démocratisé les transactions à distance, particulièrement propices aux escroqueries.
Heureusement, des technologies comme l'intelligence artificielle et le machine learning permettent de repérer immédiatement les signes de fraudes, en s’appuyant sur de puissants algorithmes. Les mouvements anormaux, les doublons suspects, les données incohérentes et autres documents contrefaits sont identifiés avant qu’il ne soit trop tard.
Un meilleur suivi de l'activité
Un logiciel de facturation en ligne est aussi un véritable outil de gestion, permettant de contrôler les factures à chaque étape du processus afin de générer des indicateurs et des tableaux de bord personnalisés.
De quoi affiner la prise de décision au sein du service comptable, de la direction financière ou des différents métiers, grâce à des KPIs fiables et pertinents : volume des ventes, évolution du chiffre d’affaires, délai de paiement moyen, etc.
L’entreprise peut alors suivre son activité et piloter sa performance au jour le jour, en identifiant ses points forts et ses axes d’amélioration. Des informations cruciales pour mettre en place des actions correctives et ajuster la stratégie de la société, afin d’améliorer durablement ses résultats.
Enfin, une solution de gestion des factures apporte une vision consolidée sur le budget et la façon dont il est alloué, pour une traçabilité totale.
Une prise en main rapide
Ne s'arrêtant pas à proposer un large éventail de fonctionnalités, les logiciels de facturation modernes mettent l’accent sur l’ergonomie et la simplicité d’utilisation.
En effet, pour opérer la transition vers la dématérialisation des factures, encore faut-il proposer une solution intuitive et conviviale, qui sera massivement adoptée par les utilisateurs. Ces derniers doivent être opérationnels le plus rapidement possible, avec un temps de formation réduit (voire inexistant). Ainsi, le retour sur investissement est immédiat.
C’est pourquoi les meilleurs logiciels de facturation ont en commun de proposer des interfaces personnalisables et faciles à prendre en main. Les factures, mais aussi les documents et les données associés, sont centralisés dans un seul et même endroit, accessible à tout moment et depuis n’importe où.
L’utilisation du cloud renforce d’ailleurs l’accessibilité et la flexibilité de la solution, qui peut évoluer rapidement en fonction des besoins de l’entreprise.
De nouvelles opportunités pour la fonction finance
Avec un outil de facturation performant, la fonction finance bénéficie d’une information plus qualitative, avec des indicateurs et des tableaux de bord pertinents. En outre, les collaborateurs ont davantage de temps pour traiter cette information, grâce à l’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée.
Par conséquent, le DAF dispose d’une vision globale et en temps réel, lui permettant de faire le point sur la situation de la société à chaque instant. Il peut ainsi se libérer de son rôle traditionnel d’enregistrement, de contrôle et de synthèse des opérations pour se tourner vers de nouvelles missions stratégiques, axées sur le pilotage et l’accompagnement des métiers.
Comment choisir une solution de gestion des factures fournisseurs ?
Trouver le meilleur logiciel de facturation pour répondre aux besoins et aux attentes de votre entreprise n’est pas une mince affaire. Pour vous aider dans ce choix, voici les critères indispensables à passer en revue.
L'automatisation des flux de travail
Le premier atout d’un outil de gestion des factures est la capacité à configurer des flux de travail personnalisés, notamment les workflows d’approbation, selon des règles de traitement spécifiques.
De cette façon, chaque facture est approuvée dans le temps imparti et chaque paiement est effectué dans le respect des délais et des conditions prévus. Le logiciel retenu doit également prendre en charge le “3 way matching”, c’est-à-dire le rapprochement, des factures, des bons de commande et des bons de réception.
Enfin, pour rationaliser l’approbation des factures et des paiements, les fonctionnalités d’automatisation proposées doivent permettre de supprimer la saisie manuelle de données, à la fois source d’erreurs et de pertes de temps.
La richesse fonctionnelle
Un logiciel de gestion des factures fournisseurs performant va plus loin que l'automatisation des processus comptables. Par exemple, il doit permettre de capturer les documents depuis n’importe quel canal : numérisation d’une facture papier, pièce jointe dans un e-mail, portail fournisseur…
Sans oublier la possibilité de créer des tableaux de bord et reporting personnalisés, avec des indicateurs clés pertinents, mais aussi des fonctionnalités d’archivage ou de détection des fraudes.
Enfin, la richesse fonctionnelle passe aussi par la compatibilité de l’outil avec d’autres systèmes. L’intégration avec un logiciel de gestion de la relation client (CRM) ou un progiciel de gestion intégré (ERP), notamment, garantit la cohérence des données de l’entreprise dans l’ensemble de son système d’information, tout en lui offrant une vision d’ensemble sur son activité. De plus, l'intégration de systèmes automatisés de comptabilité fournisseurs permet d'accélérer le traitement des factures tout en réduisant les erreurs et en optimisant la gestion des flux financiers.
L’hébergement sur le cloud
Si les logiciels “on premise”, hébergés directement sur les serveurs de l’entreprise, possèdent certains avantages, le mode cloud se distingue par sa rapidité de déploiement et sa simplicité d’utilisation.
Là où l’installation d’une solution sur site nécessite une infrastructure informatique solide, des compétences techniques avancées et d’importantes ressources, un logiciel cloud est utilisable immédiatement à l’aide d’une simple connexion internet.
Par ailleurs, la maintenance, les mises à jour et les migrations sont entièrement gérées par le fournisseur. Ainsi, l’entreprise est libérée d’un certain nombre de tâches complexes, chronophages et coûteuses.
Les garanties de sécurité
La sécurité des données est aujourd’hui un enjeu majeur pour les entreprises, qui doivent non seulement protéger leur propre data, mais aussi celle de leurs fournisseurs et partenaires.
Par conséquent, le respect des règles en vigueur en matière de protection et de confidentialité des données est un critère de choix capital. C’est pourquoi la solution retenue doit proposer des mécanismes d’authentification et des contrôles d’accès poussés.
Sans oublier la détection automatique des erreurs et des fraudes, qui permet à l’entreprise de se prémunir contre d’éventuelles fuites d’information ou tentatives d’escroquerie.
La notoriété de l’éditeur
Un éditeur reconnu, établi sur le marché depuis plusieurs années, est un gage de qualité au moment de choisir une solution de gestion des factures.
Une clientèle nombreuse et fidèle témoigne d’une réelle expertise du fournisseur et de sa capacité à proposer des solutions innovantes, répondant parfaitement aux besoins des entreprises.
Si possible, il est également pertinent de consulter les références clients de l’éditeur et les avis en ligne, afin de mesurer le taux de satisfaction des utilisateurs du logiciel.
Le service client
Que serait un logiciel performant sans un support client de qualité ? La dématérialisation de la facturation est un chantier de grande ampleur pour les organisations. C’est pourquoi elles ont besoin de s’appuyer sur de véritables conseillers, à même de leur proposer les solutions les plus adaptées à leurs besoins spécifiques.
Au-delà de la disponibilité et de la réactivité du support, la mise en place d’ateliers de présentation et de formation par l’éditeur est un point très positif. En effet, les utilisateurs ont toutes les clés pour apprendre à manier leur nouvel outil et exploiter tout le potentiel de ses fonctionnalités.
L’accessibilité sur tous les supports
Le monde du travail a connu de profondes transformations au cours des dernières années. Face à l’essor du télétravail et à la mobilité croissante des collaborateurs, il est indispensable d’opter pour un logiciel accessible partout, tout le temps, depuis n’importe quel dispositif : smartphone, tablette, ordinateur de bureau… Ainsi, l’entreprise bénéficie d’une grande flexibilité et peut suivre en temps réel ses différents processus de traitement des factures.
En parallèle, le design et l’ergonomie de l’outil doivent faire l’objet d’un soin particulier, afin qu’il soit simple à prendre en main et parfaitement exploitable sur tous les supports. Il en résulte une expérience utilisateur optimale, qui ne fait qu’accélérer l’adoption du logiciel.
L’adaptation aux évolutions réglementaires
Dernier point, et pas des moindres : la capacité de l’outil de facturation à s’adapter aux nombreuses fluctuations de la réglementation. L’entreprise s’épargne ainsi un important travail de veille juridique supplémentaire qui requiert du temps et des compétences très spécifiques.
Cet enjeu de conformité est d'autant plus important avec l'arrivée de la facture électronique obligatoire. Pour respecter les dispositions légales, les organisations devront s'appuyer sur un outil de leur choix, à savoir : le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
Dans ce contexte, il peut être pertinent de choisir une solution de gestion des factures candidate PDP, permettant à l’entreprise d’effectuer sereinement sa transition lorsque la réforme entrera en vigueur.
Elle peut ainsi garantir sa conformité réglementaire sur le long terme, tout en étant capable de gérer les factures aux formats papier ou PDF pendant les années à venir.
Bon à savoir
Prévue à l’origine pour le 1er juillet 2024, l’entrée en vigueur de la facture électronique obligatoire a été reportée à une date ultérieure. Une décision qui s’explique par la volonté du gouvernement de donner plus de temps aux entreprises pour passer le cap de cette réforme dans les meilleures conditions.
En choisissant un logiciel de gestion des factures performant, les entreprises ont une réelle opportunité de simplifier leurs processus, de gagner du temps et de réaliser des économies non négligeables. Tout cela avec un meilleur suivi de leur activité au quotidien et une réduction drastique du risque d’erreur.
