Pourquoi automatiser le processus P2P avec un logiciel de traitement de facture ?

Un processus P2P digitalisé et automatisé est la clé pour simplifier la gestion des achats, des approbations, de la conformité, des factures ou encore des paiements. De quoi s'agit-il ? Quels sont ses bénéfices concrets ? Quel est le rôle d’un logiciel de traitement de facture dans cette démarche d’automatisation ? Faisons le point.

Qu'est-ce que l'automatisation du processus P2P ?

Le terme P2P est l'acronyme de « Procure-to-pay », une expression anglaise qui désigne le processus d'achat d'une entreprise. Il se décompose en différentes étapes, notamment :

●      L'identification des besoins.

●      La recherche de produits ou de services répondant à ces besoins.

●      La création de la demande d'achat.

●      La gestion du bon de commande.

●      La réception des marchandises.

●      Le traitement de la facture.

●      Le paiement de la facture.

●      L'actualisation du compte fournisseur.

Ces différentes tâches, qui s'avèrent souvent répétitives et chronophages, peuvent heureusement être accélérées et simplifiées grâce à l’automatisation du P2P.

Concernant les demandes d'achat de biens et services, un processus automatisé peut être mis en place pour réduire les délais de validation et identifier plus rapidement les responsables. En d’autres termes, il s'agit d’adresser systématiquement la bonne demande à la bonne personne afin de gagner du temps. L'automatisation permet également d'empêcher les achats non autorisés, tout en contrôlant mieux les dépenses.

L'automatisation intervient également dans le processus de facturation, facilitant l'enregistrement et la validation des factures, l'approbation de paiement, mais aussi le rapprochement à trois facteurs, consistant à vérifier l'exactitude du bon de commande, de la facture et du bon de réception. En outre, un logiciel de dématérialisation des factures permet d'éviter les erreurs humaines grâce à la saisie automatique des informations de facturation.

Mais l'automatisation du processus P2P ne se limite pas à cela : elle facilite par exemple la saisie, l'envoi et la validation des bons de commande. Enfin, elle permet d'émettre automatiquement le paiement, sans intervention humaine, dès l'approbation de la facture fournisseur.

Les avantages de l’automatisation du processus P2P

L’automatisation du processus P2P offre de nombreux bénéfices pour l'entreprise, que ce soit au niveau des achats, de la facturation ou des écritures comptables, quelle que soit la taille de l'entreprise : TPE, PME, auto entrepreneur...

En premier lieu, automatiser permet de rationaliser les workflows tout au long du processus d'achat, en connectant les différents acteurs impliqués. Ainsi, les demandes sont effectuées et approuvées plus vite, les fournisseurs sont choisis plus efficacement et les bons de commande sont créés et envoyés sans avoir à fournir le moindre effort. Cette simplification des processus s'accompagne d'un suivi en temps réel de la chaîne d'approvisionnement, offrant une visibilité totale sur le Procure-to-pay. Par exemple, il est possible de consulter à tout moment l'état de validation d'une facture électronique et d'identifier facilement les retards de paiement.

Il est même envisageable de mettre en place un portail dédié aux fournisseurs, permettant à ces derniers d'obtenir rapidement certaines informations clés, comme la date de paiement d'une facture. Un outil qui peut améliorer considérablement la relation fournisseur de l'entreprise et l'aider à obtenir certains avantages, comme des remises pour paiement anticipé.

Vous connaissez le célèbre proverbe : le temps, c'est de l'argent. En éliminant les tâches les plus chronophages, l'automatisation du processus P2P est un excellent moyen pour réaliser des économies. Les coûts liés au traitement des factures, notamment, peuvent être réduits considérablement grâce à la dématérialisation. Sans oublier que les collaborateurs se dégagent du temps supplémentaire qu'ils pourront consacrer à des tâches ayant une réelle valeur ajoutée pour l'entreprise.

Enfin, l'automatisation du processus P2P à l'aide d'une solution dédiée permet de récolter une grande quantité de données, sur lesquelles la société peut s'appuyer pour prendre de meilleures décisions. Il est par exemple possible de générer des reportings financiers pour mieux contrôler le budget, les flux de trésorerie ou le fonds de roulement.

Ainsi, il existe de nombreux leviers pour automatiser le processus Procure-to-pay. Toutefois, le plus simple à actionner est sans aucun doute la facturation : d'où l'intérêt d'utiliser un logiciel de traitement de facture doté de fonctionnalités d'automatisation.

Un logiciel de facturation, comment ça marche ?

Grâce à un savant mélange d'intelligence artificielle, de Deep Learning et de Big Data, un logiciel de traitement de facture est en mesure d'automatiser de bout en bout le process de facturation.

Son mode de fonctionnement peut se décomposer en 5 étapes simples :

• La facture est capturée à partir de n'importe quelle source (e-mail, collecteur, outil mobile) ou de n'importe quel format (document PDF, Factur-X, EDI).
• La facture est enregistrée et rapprochée avec le bon de commande et le bon de réception, afin de vérifier son exactitude.
• La facture est validée en suivant un workflow préalablement défini par l'entreprise.
• Le paiement est envoyé au fournisseur en automatisant les bons à payer et les virements.
• Les données et les fichiers peuvent être exportés facilement vers un autre logiciel (comme un ERP ou CRM), mais aussi vers un cabinet d'expertise-comptable, par exemple.

Les avantages d'un logiciel de traitement de facture automatisé

Utiliser un outil de facturation automatisé présente de multiples avantages, à commencer par la diminution des coûts. En effet, la dématérialisation des factures permet de réaliser des économies substantielles (jusqu'à 80 %) par rapport au traitement de facture fournisseur au format papier. C'est aussi un gain de temps non négligeable pour l'exécution des processus liés à la facturation, au point que le temps de traitement des documents peut être divisé par 10.

Cette solution permet également de piloter en temps réel l'ensemble des factures, et plus particulièrement leurs différentes étapes de validation. Elle soutient aussi la prise de décision, grâce à la possibilité de générer des tableaux de bord et des indicateurs liés à la comptabilité, à la finance et aux métiers. En outre, l'entreprise bénéficie d'une vision consolidée (y compris s'il s'agit d'une structure multi-sites), pour un meilleur suivi budgétaire d'un bout à l'autre de la chaîne.

De plus, un logiciel de traitement de facture automatisé permet de supprimer les tâches chronophages qui ne sont pas créatrices de valeur : recherche d'informations sur les fournisseurs, saisie des données, contrôle, validation… De quoi valoriser les collaborateurs en leur confiant des missions plus motivantes.

Par ailleurs, avec un outil adapté, les équipes ont à leur disposition des fonctionnalités d'une grande richesse. Captures multi-documents, gestion des flux documentaires, détection de doublons, base de fournisseurs mutualisée, gestion des devis et de la TVA… Les possibilités d'exportation et d'échange de fichiers favorisent également le travail collaboratif.

La sécurité est un autre élément à ne pas négliger. Heureusement, il se trouve qu’un système automatisé facilite à la fois l'identification des documents falsifiés et des éventuelles fraudes, tout en garantissant une parfaite traçabilité des différentes factures. Pour ce faire, il s'appuie notamment sur des contrôles d'accès rigoureux et sur la signature électronique.

Enfin, un outil de traitement de facture permet de garantir la conformité réglementaire des documents auprès de l'administration fiscale. En effet, avec ses mises à jour régulières, il est en mesure de fournir une piste d'audit fiable, retraçant les différents flux d'informations et flux financiers, accompagnée de pièces justificatives et de documents comptables.

Entre gain de temps, réduction des coûts et amélioration de la relation fournisseur, l'automatisation du processus P2P offre de nombreux avantages. Pour en profiter, l'intégration d'un logiciel de traitement de facture est sans doute le moyen le plus efficace disponible pour l'entreprise. De la capture à la validation de la facture, jusqu'au paiement du fournisseur, chaque étape peut être automatisée, avec à la clé une hausse de la productivité, un meilleur suivi budgétaire et une conformité réglementaire totale.

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