Au moment d'intégrer un logiciel de gestion des factures fournisseurs, deux grandes options se présentent à l'entreprise : l'hébergement cloud ou l'installation sur site. Alors, cloud VS on premise, comment faire le bon choix ?
Qu'est-ce qu'une solution cloud ?
Le cloud computing peut être défini comme la mise à disposition de ressources informatiques via internet, qu'il s'agisse d'un serveur, d'une base de données, d'un espace de stockage, d'une application…
Ainsi, un logiciel cloud est stocké sur un serveur externe, géré par un fournisseur qui assure la maintenance de l'outil. Les utilisateurs peuvent accéder à tout moment à la solution et aux données hébergées, à l'aide d'une connexion internet.
Zoom sur les différents types de cloud
- Le cloud public : il s'agit d'un hébergement partagé entre plusieurs utilisateurs, ce qui permet de réduire les coûts, au détriment des performances du cloud.
- Le cloud privé : réservé à un groupe restreint d’utilisateurs, ce type d'hébergement offre plus de contrôle et de sécurité pour l’entreprise.
- Le cloud hybride : il s’agit d’un environnement à mi-chemin entre cloud public et cloud privé. Par exemple, les données les plus sensibles peuvent être stockées sur un cloud privé et les informations moins précieuses sur un cloud public.
Qu'est-ce qu'une solution on premise ?
Contrairement au cloud, un logiciel on premise est hébergé sur l'infrastructure informatique de l'entreprise et est installé directement sur les postes de travail. Ainsi, aucune connexion à internet n'est nécessaire pour y accéder.
Cette solution garantit un contrôle total sur les données de l’organisation, qui sont conservées sur son propre serveur (et pas chez un prestataire externe).
En contrepartie, elle représente une charge de travail et un investissement conséquents, entre le déploiement, la configuration et la maintenance de l'outil. Un autre inconvénient de ce modèle est son manque de flexibilité et d'évolutivité fonctionnelle.
Les avantages du cloud pour la gestion des factures fournisseurs
Aujourd'hui, les solutions cloud sont de plus en plus utilisées par les entreprises pour la gestion de leurs tâches quotidiennes, au détriment du mode on premise. Une situation qui s'explique par les nombreux avantages du cloud, notamment dans le domaine de la gestion des factures fournisseurs.
Gérez vos factures partout, tout le temps
Un logiciel de traitement des factures fournisseurs sur le cloud est accessible partout et à tout moment. En effet, un simple navigateur web est suffisant pour se connecter, et ce depuis n'importe quel appareil : ordinateur de bureau, laptop, smartphone, tablette… Ainsi, les utilisateurs peuvent gérer les factures sans limitation, qu'ils soient au bureau, en déplacement ou en télétravail.
En outre, l'entreprise a accès à de nombreux indicateurs actualisés en temps réel : nombre de factures traitées, factures en attente de validation, délai moyen de paiement, encours client, etc. Une simple recherche par mot clé permet de retrouver instantanément n'importe quel document, les fichiers étant soigneusement classés et indexés.
Gagnez du temps et de l'efficacité
Le cloud raccourcit considérablement les phases de test et de déploiement, qui peuvent être très longues avec un logiciel on premise. Une fois le paramétrage effectué, le logiciel est immédiatement accessible sur n'importe quel poste de travail équipé d’une connexion Internet.
Par ailleurs, les fonctionnalités d'un outil en ligne permettent d'automatiser de nombreuses tâches chronophages liées à la facturation : réception, traitement de factures sap, validation, archivage… Les équipes gagnent donc un temps précieux, qui peut être alloué à des missions à plus forte valeur ajoutée.
Réduisez vos coûts
Le passage du mode on premise au cloud a entraîné une véritable révolution du modèle de coûts.
Exit les frais de licence et de maintenance conséquents, ainsi que les investissements en ressources informatiques : les dépenses engagées sont beaucoup plus avantageuses, mais aussi plus prévisibles pour l'entreprise. En outre, certaines tâches coûteuses comme les mises à jour sont entièrement prises en charge par l’éditeur.
Mieux encore, grâce à la flexibilité du cloud, l'entreprise bénéficie d'une solution personnalisée en fonction de ses besoins et de ses problématiques. Ainsi, elle ne paie que pour les fonctionnalités qu'elle utilise réellement, ce qui lui permet de réaliser des économies non négligeables. Le logiciel est d'ailleurs capable d'évoluer à mesure que l’entreprise se développe et que de nouveaux besoins émergent.
Libérez-vous des contraintes techniques
Avec une solution cloud, l'éditeur est garant du bon fonctionnement des applications. Ainsi, il prend en charge l’intégralité des opérations de maintenance, des mises à jour, des changements de version et autres migrations. En s’affranchissant de ces contraintes techniques, l'équipe informatique peut se focaliser sur d'autres projets créateurs de valeur.
Par ailleurs, l'entreprise bénéficie d'un logiciel 100 % opérationnel et limite le risque d’interruption d'activité, la maintenance étant assurée par le prestataire.
Connectez votre logiciel de gestion des factures avec vos autres outils
Un autre atout des solutions cloud est leur capacité d'intégration avec d'autres services en ligne. Ainsi, un logiciel de gestion des factures fournisseurs peut être facilement couplé avec d'autres outils, comme un logiciel comptable ou un ERP. Les données sont transmises d'une plateforme à l'autre et actualisées en temps réel, ce qui simplifie l'ensemble des tâches liées à la gestion de la société. Un logiciel de comptabilité multi-sociétés permet également de centraliser et de gérer efficacement les opérations financières de plusieurs entités, rendant la gestion encore plus fluide
De plus, cette interopérabilité facilite la communication au sein de l'entreprise, mais aussi avec les parties prenantes extérieures. L'expert-comptable, par exemple, peut accéder en quelques clics aux documents de son client, avec des informations parfaitement à jour.
Améliorez votre relation fournisseur
L'utilisation d'un logiciel cloud a un impact positif sur les relations de l'entreprise avec ses fournisseurs. En effet, ce type d'outil accélère et fluidifie les échanges avec les partenaires :
- Les factures sont collectées instantanément via différents canaux : e-mail, espace client, scan d'une facture papier…
- Elles sont stockées dans des classeurs en ligne, ce qui réduit le risque de perte ou d'oubli.
- Les paiements sont effectués automatiquement, dans le respect des délais prévus.
- En cas d'erreur sur une facture, le fournisseur peut être prévenu rapidement.
Ainsi, l'entreprise peut construire des relations solides et durables avec ses fournisseurs, qui seront plus enclins à lui offrir des escomptes ou des remises pour paiement anticipé.
Garantissez la conformité de vos documents
La saisie manuelle engendre de nombreuses erreurs, qu'il s'agisse d'un montant erroné ou d'une facture en doublon. Or, un logiciel de gestion des factures fournisseurs basé sur le cloud garantit la conformité des documents.
Des coordonnées bancaires aux montants, en passant par le taux de TVA, chaque élément est passé au peigne fin pour identifier d'éventuelles anomalies, ce qui permet également de lutter contre la fraude.
Par ailleurs, la traçabilité de bout en bout facilite la mise en œuvre de la piste d'audit fiable. L'entreprise peut donc gérer ses factures en toute sérénité, dans le respect de la loi.
Archivez vos factures en toute simplicité
Avec le cloud, dites adieu aux armoires et aux classeurs encombrants. L'entreprise n'a plus besoin d'une pièce dédiée à l'archivage de ses factures : tous les documents sont stockés en ligne dans un espace sécurisé.
Au-delà de l'économie de place, l'archivage sur le cloud simplifie la vie des collaborateurs au quotidien. En effet, ils peuvent retrouver instantanément n'importe quel document grâce aux fonctionnalités de recherche du logiciel.
Accessible en permanence, flexible et évolutif, le cloud offre de nombreux avantages par rapport au mode on premise. Cette solution garantit à l'entreprise une gestion efficace des factures, mais aussi une réduction des coûts, une parfaite conformité des documents et une meilleure relation fournisseur.
