Par nature complexes, les circuits achats et factures peuvent devenir un véritable labyrinthe pour n'importe quelle société, même les pme. Ils transforment le quotidien des collaborateurs – comptables et opérationnels – en un cauchemar, notamment pour les entreprises multisites. Et si les logiciels de dématérialisation comptable constituaient le fil d’Ariane de ce labyrinthe ?
Comptabilité multi-sociétés : quelles problématiques ?
"La complexité croissante reste un défi à relever pour une majorité de directions financières», relevaient les consultants de PwC dans leur étude sur les priorités de DAF parue en 2019. Dans l’étude 2020, PwC a de nouveau mis en exergue la nécessité de concilier sens et complexité". L’organisation multisites de vos entreprises ajoute à la complexité plusieurs natures de risques : une moindre visibilité sur les informations concernant les engagements de dépenses, un risque de moindre qualité des reporting, une pression administrative sur les équipes opérationnelles qui doivent gérer des sites distants difficilement compatible avec leur cœur de mission.
Un établissement multisites se retrouve confronté à trois contraintes majeures :
L'absence de visibilité sur les engagements de dépenses avec un impact direct sur la gestion de la trésorerie
L’exploitant d’un établissement multisites est confronté à de nombreuses spécificités comptables, étant donné qu'il a tout un groupe de centres de gestion à superviser. Cela est d’autant plus problématique pour les décideurs financiers évoluant dans le secteur Horeca qui doivent plus spécifiquement composer avec la TVA mais surtout avec la volatilité des tarifs des biens et des services achetés en fonction de la saisonnalité et donc des marges brutes. La maîtrise et la mise à jour des engagements de dépenses devient alors un besoin vitale.
L'absence de fiabilité et d'exhaustivité des donnée
Les écritures comptables inter-sociétés passent par plusieurs environnements, les contraintes liées à l’éloignement géographique et à la multiplicité des intervenants sont donc nombreuses : doublons voire perte de factures qui sont parfois traitées et/ou réceptionnées au siège ou sur les sites, difficulté d’accès aux documents, absence d’exhaustivité des données…
L'impact négatif des tâches administratives chronophages sur la performance et le temps des managers des établissements
Temps de traitement et de saisie manuels des factures, processus de validation opaques et inefficaces, comptent parmi les principales contraintes.
A cela peuvent s’ajouter des spécificités liées à certaines configurations comme, par exemple, les réseaux de franchise, dans lesquels de multiples entités juridiques interagissent au quotidien, souvent pour traiter une même facture. Il est, de fait, très difficile de cartographier tous les flux, les processus enchevêtrés et les interactions entre entités. Et lorsqu’on y parvient, on se rend compte que l’ensemble s’apparente à un véritable labyrinthe dans lequel les coûts, les délais de traitement et la sécurité des données deviennent immaîtrisables ! La présence d'un outil pour simplifier tout le processus devient alors une nécessité.
Les enjeux de la comptabilité multi sociétés, entre avantages et défis
Plonger dans l'univers de la gestion comptable multi-sociétés nous confronte donc à un délicat équilibre entre les bénéfices substantiels et les défis à considérer dans cette approche. D'un côté, ces solutions offrent une visibilité accrue sur les engagements financiers, simplifiant la gestion comptable pour les entreprises opérant sur plusieurs sites.
L'automatisation, notamment grâce à la dématérialisation des factures, dynamise l'efficacité opérationnelle, réduisant les erreurs humaines et les tâches fastidieuses. Parmi les nombreux avantages de la dématérialisation des factures, on trouve également une meilleure traçabilité, une réduction des coûts de traitement, et un accès simplifié aux documents.
La synchronisation avec des ERP assure une gestion intégrale, de la demande d'engagement à la comptabilisation. Toutefois, des obstacles persistent, tels que les coûts d'implémentation et l'ajustement aux particularités sectorielles. Les préoccupations en matière de sécurité des données demeurent, notamment pour les entreprises hésitant à migrer leurs informations vers le cloud.
En dépit de ces défis, la souplesse, l'efficacité, et les fonctionnalités avancées des solutions de gestion comptable multi-sociétés les placent comme des atouts cruciaux pour simplifier la gestion financière dans un environnement complexe et multisite.
Quel logiciel pour simplifier votre gestion des factures fournisseurs ?
Et si la dématérialisation et l’automatisation de vos achats et de vos factures fournisseurs constituait votre fil d’Ariane ?
- La facturation électronique instaure une traçabilité exhaustive des données, actions et documents, s’affranchissant de toute distance et de tout élément physique et crée les conditions de la conformité réglementaire – copie fiable, signature électronique, archivage légal,
- Elle accroît la productivité administrative sur les valeurs à faible ajoutée de chaque intervenant de la chaîne et libère le potentiel opérationnel des équipes de terrain,
- Elle simplifie et fluidifie les circuits d’approbation en les réduisant à un simple clic, en les parallélisant, en les rendant mobiles.
La facilité d’accès des technologies alliant la puissance de l’Intelligence Artificielle, du Machine Learning et du Deep Learning démultipliée par l’exploitation des Big Data, rend accessibles ces bénéfices à toute organisation multisite quels que soient sa taille ou son secteur d’activité.
Votre entreprise peut s’abonner en quelques clics à un logiciel hébergé dans le Cloud, adaptée à sa volumétrie de documents, à ses processus et ses applicatifs comptables en quelques heures, mais également à ses ERP pour dématérialiser son processus complet de la demande d’engagement jusqu’au règlement de la facture et à sa comptabilisation. A cela s'ajoute des fonctionnalités intuitives permettant aux utilisateurs une prise en main rapide de l'outil.
Pour les multi-sociétés qui ont du mal à franchir la ligne séparant le manuel de l'automatique et ce pour plusieurs raison (comme par exemple la crainte d'envoyer des informations commerciales dans le cloud), il existe des versions d'essai gratuite pour leur permettre de découvrir les logiciels et évaluer un peu mieux lequel elle souhaiterait utiliser.
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