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Dans nos précédents articles, nous avons mis en évidence l’importance primordiale que revêt aujourd’hui la relation fournisseurs pour l'activité des entreprises, et le fait que de nombreux acteurs internes en partagent désormais la responsabilité autour des incontournables directions achats et financière. Dans ce contexte, la question qui se pose est de savoir de quels moyens dispose l’entreprise pour optimiser sa relation fournisseur et en faire un levier à part entière de sa performance.
Comment le processus de dématérialisation des factures optimise-t-il la relation fournisseurs ?
Au vu de leur fonction et au fil de leur relation avec l’entreprise, les fournisseurs sont en contact avec une multiplicité d’interlocuteurs, depuis l’émetteur du besoin, qui les sollicite en premier lieu, jusqu’au service comptabilité, qui procédera au règlement de leur facture, en passant par les achats, bien sûr, mais aussi le juridique, la logistique ou même la sécurité. En somme il existe un nombre important d'échanges qui peuvent facilement rendre la relation plus complexe. L’une des difficultés pour maintenir une relation simple, efficace et cohérente est donc d’enchaîner via une organisation fluide et harmonieuse ces interactions de nature très différentes qui jalonnent le processus dit Purchase-to-Pay (P2P).
Aujourd’hui, la technologie permet de dématérialiser ce processus, de l’intégrer de bout en bout, et donc de réunir tous les acteurs autour d’un même outil et des mêmes informations. En pratique, une telle solution permet en premier lieu de créer l’expression du besoin, puis la demande d’achat et l’engagement budgétaire associé. Une fois la commande générée, un workflow permet ensuite d’en valider la réception et, finalement, d’en déclencher le paiement. En d'autres termes, disposer d'un outil d'automatisation du processus Purchase To Pay facilite la vie de tous les acteurs impliqués dans ce processus, grâce à une gestion et une traçabilité optimisées.
La facture étant la pierre angulaire de la relation avec le fournisseur, c’est sa dématérialisation, et la capture subséquente des informations qu’elle contient, qui est au cœur de cette digitalisation du processus P2P. Celle-ci présente de nombreux avantages qui tous concourent à optimiser la relation fournisseur. Pour commencer, les différents acteurs gagnent en visibilité puisqu’ils peuvent suivre l’avancement du processus. De ce fait, chacun n’intervient qu’à bon escient et au moment opportun. L’efficacité s’en trouve renforcée, ce dont profite aussi le fournisseur, qui n’est plus sollicité à contretemps ou pour fournir des informations qu’il a déjà données. De plus, cela permet de respecter les délais de traitement des factures et éviter tout retard pouvant créer des frictions. Son expérience est donc améliorée, son engagement accru et il peut se concentrer pleinement sur son métier, au bénéfice de son client.
Optimiser la relation fournisseurs : quels bénéfices ?
Les gains de temps à tous les niveaux et la réduction drastique des erreurs de ressaisie et des doublons se traduisent également par une réduction des coûts et une libération de ressources qui peuvent être réaffectées à des tâches à plus forte valeur ajoutée. L’information étant plus claire, elle est aussi plus facilement contrôlable, et la digitalisation des achats constitue aussi une arme clé contre la fraude et les risques liés à la réglementation.
Enfin, et peut-être surtout, l’outil couvrant le cycle de bout en bout, il devient possible de créer des tableaux de bord, des grilles d’analyse et des systèmes d’alerte fondés sur divers indicateurs opérationnels (encours, retards…) ou consolidés (par types de facture, montant, fournisseur, centre de coût…). Ceci permet aux dirigeants d'entreprises de suivre et de piloter plus finement la relation fournisseur sur la base de critères beaucoup plus riches que la seule minimisation des coûts. Digitaliser le processus P2P fournit ainsi à toute l’entreprise les éléments qui lui permettent de mettre en place une véritable politique globale vis-à-vis de son écosystème de fournisseurs, et donc d’en tirer tout le potentiel.
Les offres de solution de dématérialisation des factures n'en finissent pas de se multiplier sur le marché, il faut donc choisir celle qui semble le plus adaptée pour l'entreprise et l'optimisation de ses relations fournisseurs.
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