Si la production comptable constitue le cœur de l’activité d’un cabinet, de nombreuses opérations interviennent en amont de ce processus. Toutefois, la gestion pré-comptable est parfois sous-estimée, alors qu’il s’agit d’un levier puissant pour gagner en efficacité opérationnelle, mais aussi pour améliorer la collaboration de l’expert avec ses clients. Dans ce contexte, l’adoption d’un outil de pré-comptabilité est un réel atout.
Qu’est-ce que la pré-comptabilité ?
La pré-comptabilité désigne l’ensemble des opérations à réaliser en amont de la production comptable. Également appelée gestion pré-comptable, elle vise à fiabiliser la transmission des éléments indispensables à l’établissement des comptes d'une entreprise, tout en simplifiant sa relation avec son expert-comptable.
Ce processus concerne toutes les pièces justificatives indispensables à la tenue de la comptabilité, qu'il s'agisse des factures, des bons de commande, des relevés de transactions bancaires ou encore des notes de frais.
Bon à savoir
La pré-comptabilité ne doit pas être confondue avec le pré-bilan comptable. Ce dernier est un bilan intermédiaire établi au cours de l'exercice, à la demande d'un chef d'entreprise souhaitant faire le point sur les résultats de sa société sans attendre la clôture. Non obligatoire, le pré-bilan comptable n'a pas besoin d’être déposé auprès des services des impôts.
Quelles sont les grandes étapes de la pré-comptabilité ?
La pré-comptabilité englobe une multitude de tâches, mais elle suit en général 7 étapes clés.
La collecte des pièces comptables
Cette première étape consiste à réunir tous les documents nécessaires à la tenue de compte, c’est-à-dire les factures, les reçus ou encore les bons de commande.
Le contrôle et la validation des pièces comptables
Il faut ensuite vérifier l’exhaustivité et l’exactitude des pièces comptables récupérées, ainsi que leur conformité vis-à-vis des normes comptables. Si une erreur est détectée, elle doit être rectifiée avant validation.
La réconciliation comptable
Il s’agit de concilier les opérations enregistrées en comptabilité avec les documents collectés. Par exemple, il est nécessaire de rapprocher les relevés bancaires et le journal de trésorerie.
La préparation et la validation des paiements
Cette étape consiste à préparer les paiements des factures d’achat, en vérifiant que les montants sont corrects. Les règlements sont ensuite approuvés et traités.
Concernant les factures de vente, il convient également de contrôler la bonne réception des paiements de la part des clients de l’entreprise.
L'imputation comptable
Lors de la phase d’imputation, chaque transaction doit être classée selon le compte approprié dans le plan comptable.
L’actualisation des journaux comptables
Les transactions validées sont enregistrées dans les journaux appropriés : livre des recettes, journal des achats et des ventes, journal de trésorerie, etc.
L’export des pièces comptables vers le logiciel de comptabilité
Enfin, les données sont exportées vers le logiciel de comptabilité, où elles pourront notamment être consultées et traitées par l’expert-comptable.
Qu'est-ce qu'un logiciel de pré-comptabilité ?
Un logiciel de pré-comptabilité est un outil permettant d’automatiser certains processus manuels liés à la gestion des factures.
Jouant le rôle d’intermédiaire entre le cabinet d’expertise comptable, l'entreprise et les autres intervenants, il simplifie l’intégration des transactions courantes dans le système comptable, grâce à différentes fonctionnalités :
- La récupération automatique des factures fournisseurs.
- L’automatisation de la saisie des bons de commande.
- L’actualisation des journaux d’achats, de banque ou des opérations diverses (OD).
- La préparation et l’export des écritures comptables vers le logiciel de comptabilité.
- La transmission des libellés pour les transactions bancaires.
- La gestion de la TVA et des déclarations d’impôts.
Par ailleurs, certains logiciels de pré-comptabilité intègrent des fonctionnalités basées sur l'intelligence artificielle. Elles permettent, par exemple, de détecter des erreurs ou des incohérences dans les données, d’identifier des tendances de trésorerie ou même de prédire des besoins financiers futurs.
Quels sont les avantages d'un logiciel de pré-comptabilité pour un expert-comptable ?
Pour un cabinet d’expertise comptable, l’intégration d’un outil de pré-comptabilité présente de nombreux avantages.
L’automatisation des tâches récurrentes
Un logiciel de gestion pré-comptable améliore l'efficacité opérationnelle en automatisant de nombreuses opérations, à commencer par la récupération des pièces comptables.
Ces dernières peuvent être transmises par l’entreprise en quelques clics, de manière instantanée, ce qui facilite le travail de révision de l’expert-comptable. En facilitant la collecte des documents, et notamment des factures fournisseurs, cet outil réduit aussi le risque d'oubli ou de perte.
De plus, il permet d’automatiser l’imputation comptable et la génération des écritures des différents journaux, qui sont ensuite intégrées directement dans le logiciel de production comptable.
La facturation client est également simplifiée, avec l’envoi de factures conformes au format électronique, mais aussi un meilleur suivi des relances et des paiements, permettant de limiter les impayés.
Enfin, une vue unifiée des comptes bancaires de l’entreprise permet d’automatiser le rapprochement bancaire, d’identifier en un clin d'œil les justificatifs manquants et de les récupérer rapidement.
Le gain de temps
L’automatisation de certaines tâches, comme la saisie de données, fait gagner un temps précieux à l’entreprise, permettant à ses collaborateurs de se focaliser sur des missions plus importantes.
Le cabinet comptable gagne également du temps, car il dispose d’informations financières en temps réel sur ses clients, grâce à l’enregistrement des transactions au jour le jour.
La réduction du risque d’erreur
Autre intérêt de l’automatisation des processus comptables : elle permet de réduire considérablement le risque d’erreur, garantissant ainsi l’exactitude de la pré-comptabilité.
La disparition de la saisie manuelle des données limite en effet les interventions humaines au niveau des enregistrements comptables. La saisie comptable automatique se traduit par des informations plus fiables, qui permettent également à l’expert-comptable de mieux évaluer la situation financière de ses clients.
La conformité réglementaire
Une bonne gestion pré-comptable garantit que l'ensemble des transactions est correctement documenté et classé. Un point essentiel pour répondre aux exigences réglementaires : le cabinet comptable s’assure ainsi que ses clients sont en conformité avec les normes en vigueur. La pré-comptabilité peut aussi faciliter la réalisation d’un éventuel audit des processus comptable.
La diminution des coûts
En minimisant les interventions humaines, et en évitant ainsi les redondances et les doublons, la pré-comptabilité est un excellent moyen de réduire les coûts associés à la rectification des erreurs ou à la gestion de problèmes financiers imprévus.
L’aide à la prise de décision
La pré-comptabilité est un outil précieux pour la prise de décisions stratégiques, car elle favorise l’actualisation des données en continu. Elle permet donc :
- D’améliorer la visibilité sur le cashflow disponible tout au long de l’année et de mieux anticiper les flux de trésorerie.
- D’établir des budgets et de mieux prédire les dépenses de l'entreprise.
- De tenir une comptabilité analytique, offrant une vision précise des coûts de production de chaque produit ou service.
- De suivre les stocks avec précision, afin d’éviter tout risque de rupture qui pourrait avoir un impact négatif sur le chiffre d’affaires.
Ainsi, l’expert-comptable peut accompagner les entreprises dans leurs prises de décision au quotidien. Il peut d’ailleurs s’appuyer sur des tableaux de bord de gestion pour présenter synthétiquement l'information à ses clients, en mettant en avant les indicateurs clés de performance les plus pertinents.
Une collaboration plus efficace
Enfin, un logiciel de pré-comptabilité permet au cabinet comptable de centraliser ses communications et de collaborer plus facilement avec les entreprises.
En effet, il peut accéder aux données financières de son client facilement et en temps réel, mais aussi échanger instantanément avec lui grâce à des outils collaboratifs. Les pièces comptables sont rassemblées dans un espace commun où elles peuvent être consultées, commentées ou actualisées.
Ainsi, les problèmes liés à la coexistence de plusieurs versions d’un même document disparaissent, tout comme les allers-retours par e-mail.
En automatisant de nombreuses tâches liées à la gestion pré-comptable, le logiciel de pré-comptabilité est à la fois un levier de productivité, de fiabilité et de conformité, mais aussi un outil collaboratif permettant de fluidifier les échanges entre l’expert-comptable et ses clients. De quoi faciliter ses missions au quotidien, tout en libérant du temps qui peut être alloué à des missions à forte valeur ajoutée.
