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Pour un professionnel du chiffre, la réalisation d'un audit comptable auprès d'un client peut être un véritable casse-tête. En cause : des documents éparpillés, difficiles à trouver, quand ils ne sont pas tout bonnement égarés… Heureusement, il existe une solution efficace pour centraliser, tracer et transmettre facilement l'information : l'utilisation d'un logiciel d'automatisation de la tenue de compte.
Qu’est-ce qu’un audit comptable ?
Pour un cabinet, l'audit comptable est un processus consistant à examiner en détail les informations financières figurant dans les registres de comptabilité fournisseurs d’une société. Il permet de vérifier que les transactions sont enregistrées avec exactitude et exhaustivité, mais aussi que le grand livre et le bilan comptable correspondent.
Ainsi, le processus d'audit comptable est une véritable opportunité de détecter d'éventuels dysfonctionnements ou erreurs avant qu'ils ne s'aggravent. Il s'agit notamment :
- De rechercher des passifs et des dettes non comptabilisés dans les écritures comptables de fin de période.
- De contrôler le risque de fraude, mais aussi les paiements illégitimes, les doublons et les risques associés.
- D'authentifier les écritures comptables enregistrées en comparant les factures d’achats et les transactions associées.
- D'évaluer les procédures de contrôle interne et la conformité réglementaire de l'entreprise.
Les grandes étapes du processus d'audit comptable
De manière générale, une mission d’audit comptable est composée de 4 grandes étapes.
- La planification : elle consiste à définir, conjointement avec l'entreprise cliente, les paramètres et les objectifs de l’audit. Cette étape aboutit à la création du plan d’audit détaillé.
- L’analyse des informations comptables : cette phase représente le gros du travail d'un audit comptable. Elle vise à passer en revue l'ensemble des comptes et des processus ayant généré des mouvements comptables.
- La création du rapport d’audit : il s’agit d’un document décrivant l'ensemble des processus audités. Il contient également des préconisations pour résoudre les problèmes qui ont été identifiés.
- Le suivi de l’audit : cette dernière étape consiste à mettre en œuvre les mesures recommandées dans le rapport, afin de corriger et d'améliorer le dispositif de contrôle interne de la société.
Pour mener à bien cette mission, l'auditeur interne ou externe doit pouvoir consulter une multitude d'informations produites par le service comptabilité, notamment :
- La politique de contrôle interne vis-à-vis des écritures comptables.
- La description de la totalité des processus générant des écritures.
- L'évaluation des risques liés aux dépenses et aux écritures comptables.
À ce titre, la présence d'une piste d’audit fiable (PAF) facilite considérablement la réalisation de l'audit.
L'automatisation de la tenue de compte au service de l'audit comptable
L’automatisation de la tenue de compte consiste à remplacer un certain nombre de tâches manuelles par des processus automatiques, qu'il s'agisse de la saisie des écritures comptables, du contrôle de la cohérence des données, de la création de devis, de la facturation ou encore de la gestion de la paie.
En d'autres termes, elle vise à simplifier et à fluidifier la collecte des documents clients, avec une approche entièrement dématérialisée. Dans le cadre de l'audit du processus comptable, l'automatisation est donc un véritable atout, car elle garantit un accès simple et rapide aux pièces comptables de l'entreprise.
Des documents classés et centralisés
L'automatisation de la comptabilité permet de centraliser les factures fournisseurs et les autres pièces comptables en un seul et même lieu. Par conséquent, l'expert-comptable peut accéder rapidement à toutes les informations dont il a besoin pour réaliser l'audit, avec des données parfaitement à jour.
Certains logiciels, à l'instar de Yooz, proposent même un système de classement sous forme de classeurs dynamiques, entièrement personnalisables en fonction des besoins du cabinet et de ses clients. Ainsi, l'expert-comptable peut facilement distinguer les pièces justificatives comptables, les factures d'achat et de vente, les documents fiscaux et sociaux ou encore les justificatifs bancaires.
Grâce à ces solutions logicielles performantes, le cabinet peut se libérer des tâches chronophages liées au classement et à l'archivage des factures et autres pièces comptables, quel que soit leur format. Il est même possible, à grand renfort d'intelligence artificielle, de numériser des documents divers et variés sans avoir à les trier au préalable.
Une recherche rapide et intuitive
Avec une solution d'automatisation, non seulement les documents sont agrafés, classés et conservés virtuellement dans des classeurs numériques, mais ils sont aussi indexés en mode "plein texte". Autrement dit, l'expert-comptable peut retrouver n'importe quelle information nécessaire à l'audit, à l'aide d'un ou de plusieurs mots-clés tapés dans un moteur de recherche type Google. Grâce à un expert-comptable en ligne utilisant des outils de suivi performants, la gestion des documents et des informations est facilitée, ce qui permet d'assurer une conformité accrue et une meilleure efficacité dans le processus d'audit.
Factures, devis, livres et journaux comptables, bons de livraison, bons de réception, déclarations fiscales et sociales, justificatifs divers… Les documents peuvent aussi être associés à une catégorie pour simplifier davantage la recherche. Une fonctionnalité particulièrement utile lorsque la base de documents de l'entreprise est volumineuse.
Mieux encore, les classeurs numériques ont la particularité d'être dynamiques. Cela signifie qu'ils sont capables de présenter les documents adéquats en fonction des besoins spécifiques de chaque utilisateur. L'expert-comptable peut, par exemple, accéder en un clic à "tous les documents juridiques", "toutes les factures à payer" ou "toutes les fiches de paie".
Un meilleur partage de l'information
Avec un outil d'automatisation, le cabinet dispose d'un système de capture automatique des pièces comptables, depuis n'importe quel canal (e-mail, mobile, sFTP, drag and drop, etc.) et dans tous les formats : PDF, Factur-X, UBL, CII, EDIFACT…
En outre, les clients ont la possibilité de transmettre leurs justificatifs en un clin d'œil à leur expert-comptable. Même les documents papier peuvent être numérisés, puis automatiquement importés sur la plateforme grâce à un outil de pré-comptabilité, facilitant ainsi le traitement et l'intégration des données dans le système comptable.
Automatisation et audit comptable : une combinaison gagnante
En plus de faciliter l'accès, la recherche et le partage des documents, l'automatisation de la tenue de compte a des effets bénéfiques sur le processus d'audit comptable, pour le cabinet comme pour son client.
Un gain de temps précieux lors de l'audit
Pour le cabinet, l’automatisation du traitement des pièces comptables et l'accès immédiat à l'ensemble des documents clients se traduisent par un gain de temps conséquent.
Non seulement les données essentielles sont disponibles à tout moment et consultables depuis n’importe quel appareil, mais elles peuvent aussi être restituées rapidement sur tous types de supports, ce qui fluidifie leur transmission.
En définitive, une solution de dématérialisation facilite la manipulation des documents tout en accélérant le partage des informations.
Une valeur ajoutée pour la relation client
Grâce à l'automatisation de la tenue de compte, le cabinet a l'opportunité de se différencier vis-à-vis de ses concurrents, en apportant aux entreprises une véritable valeur ajoutée au niveau de l'audit comptable.
En effet, une plateforme capable de collecter et de traiter automatiquement les documents permet d’améliorer considérablement l’expérience et la satisfaction client, tout en gagnant du temps pour proposer des services supplémentaires ou des analyses plus poussées.
Sans oublier l'impact positif sur l'image de marque de l'expert-comptable, qui montre à ses clients qu'il place l'innovation au cœur de son offre.
Une diminution du risque d'erreur
Le traitement manuel des pièces comptables est une importante source d’erreurs, qu'il s'agisse de doublons, de montants erronés, ou d'informations inexactes. Or, la plupart d'entre elles sont d’origine humaine…
Justement, l’automatisation permet d’éviter ces écueils dans la grande majorité des cas. De quoi garantir la fiabilité du processus d'audit comptable et éviter toute mauvaise interprétation liée à une erreur.
Des avantages pour le cabinet, mais aussi pour ses clients
L'automatisation de la comptabilité est bénéfique pour le cabinet d'expertise comptable, mais aussi pour ses clients.
En effet, le gain de temps lié à la dématérialisation permet à l'expert de se consacrer davantage au conseil et à l’accompagnement, que ce soit pendant ou après l'audit comptable. Il peut ainsi assurer un véritable suivi auprès de ses clients et les aider à mettre en œuvre des mesures pertinentes pour optimiser leur dispositif de contrôle interne.
In fine, les entreprises profitent d'un réel gain d'efficacité, car leurs processus d'achat et de facturation sont plus fluides, mais aussi plus maîtrisés. Elles garantissent également leur conformité réglementaire, vis-à-vis notamment de la piste d'audit fiable.
Enfin, une solution de stockage de documents partagée permet aussi aux clients de retrouver facilement toutes leurs pièces comptables, grâce aux fonctionnalités de recherche avancée.
L'usage d'une solution d'automatisation de la tenue de compte constitue une aide précieuse dans le cadre d'un audit comptable. Grâce à elle, l'expert-comptable peut accéder à tous les documents essentiels, rigoureusement stockés, classés et triés, à l'aide d'une simple recherche par mot-clé ou par critère. À la clé : de nombreux bénéfices côté cabinet (gain de temps, amélioration de la relation client, diminution du risque d'erreur), mais aussi côté client.
