Alors que la facture électronique se généralise progressivement en Europe, l'e-invoicing PEPPOL fait de plus en plus parler de lui. Mais de quoi s'agit-il exactement ? En quoi les entreprises belges et luxembourgeoises sont-elles concernées ? Faisons le point.
PEPPOL : de quoi s'agit-il ?
PEPPOL (Pan European Public Procurement OnLine) est un réseau d'échange de factures géré depuis 2012 par l’association OpenPEPPOL. Utilisé par de nombreux pays, il a été conçu pour favoriser le développement des échanges commerciaux avec le secteur public.
Le projet PEPPOL est né d'un constat simple : la multiplication des plateformes d’échange nuit à la démocratisation de la facture électronique. En effet, les entreprises sont souvent obligées de passer par plusieurs plateformes afin de s'adresser à leurs clients, répartis dans différents secteurs.
Grâce au Pan European Public Procurement OnLine, toute entreprise peut envoyer et recevoir des factures, quels que soient les outils utilisés par les différentes parties prenantes.
La facturation électronique en Belgique
La loi du 7 avril 2019 a transposé en droit belge la Directive 2014/55/EU, obligeant les pouvoirs publics européens à être en mesure de recevoir des factures électroniques conformes à la norme européenne.
L’arrêté royal du 9 mars 2022, quant à lui, a fixé les dates auxquelles les entreprises seront tenues de transmettre leurs factures au format électronique dans le cadre des marchés publics.
Cette obligation, dont l’entrée en vigueur est échelonnée en fonction de la valeur du marché, est effective :
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Depuis le 1er novembre 2022 pour les marchés et les concessions dont la valeur estimée est supérieure ou égale au seuil de publicité européenne.
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Depuis le 1er mai 2023 pour les marchés et les concessions dont la valeur est inférieure au seuil de publicité européenne.
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Néanmoins, les marchés publics inférieurs à 30 000 euros HTVA ne seront concernés qu'à partir du 1er novembre 2023.
À noter : les entreprises ne sont pas dans l'obligation de transmettre des factures par voie électronique pour les marchés et concessions dont la valeur estimée est inférieure ou égale à 3 000 euros HTVA.
Pour envoyer une facture électronique destinée aux services publics belges, les entreprises doivent s’affilier à un point d’accès du réseau PEPPOL. Une première solution consiste à passer directement par le portail fédéral Mercurius, utilisé par les pouvoirs publics pour recevoir les factures conformément aux normes en vigueur.
Toutefois, les opérateurs économiques peuvent opter pour un fournisseur tiers, apte à générer des factures électroniques conformes, structurées au format XML selon la norme PEPPOL bis. Ainsi, le prestataire gère la communication entre le logiciel de facturation et la plateforme Mercurius, par le biais d'un point d'accès.
La facturation électronique au Luxembourg
Au Luxembourg, la loi du 13 décembre 2021 vise à rendre obligatoire l’émission de factures électroniques par les opérateurs économiques dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession.
Pour ce faire, les entreprises devront utiliser PEPPOL, qui fera office de réseau de livraison commun à toutes les entités adjudicatrices pour la réception des factures. Elles devront également se conformer à la norme européenne EN 16 931, qui définit les éléments essentiels qu'une facture au format électronique doit contenir pour respecter la législation et garantir l'interopérabilité entre les secteurs d'activité et les pays européens. En parallèle, il sera crucial d'optimiser l'encodage comptable pour assurer une intégration fluide et efficace des données issues de ces factures électroniques
L'entrée en vigueur de cette loi a été échelonnée en fonction de la taille de l'entreprise. Ainsi, l'e-invoicing à destination du secteur public est obligatoire :
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Depuis le 18 mai 2022 pour les opérateurs économiques de grande taille.
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Depuis le 18 octobre 2022 pour les opérateurs économiques de taille moyenne.
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Depuis le 18 mars 2023 pour les opérateurs économiques de petite taille et les entreprises nouvellement créées.
Pour émettre et transmettre des factures électroniques conformes via PEPPOL, les entreprises disposent de plusieurs options :
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Louer un point d'accès auprès d'un prestataire de services spécialisé.
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Mettre en place un point d'accès PEPPOL en interne, ce qui nécessite un service informatique performant et des ressources conséquentes.
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Utiliser un logiciel de facturation permettant, par défaut, d'envoyer des factures conformes via le réseau PEPPOL.
Les avantages de la facturation électronique
Un véritable gain de temps
Le traitement des factures au format papier implique un certain nombre de tâches fastidieuses et chronophages. Réception, envoi, vérification des montants, approbation… Autant d'étapes qui représentent une perte de temps conséquente pour les organisations.
Justement, la facturation électronique permet d'automatiser ces missions répétitives et de les réaliser beaucoup plus vite. L'émission de la facture se fait instantanément, dès la livraison du bien ou du service, avec une transmission immédiate : de quoi diminuer, par la même occasion, le délai de paiement.
Une diminution du risque d'erreur
Les tâches rébarbatives liées à la gestion des factures sont aussi une importante source d'erreur : montant erroné, oubli d'une mention obligatoire, mauvais taux de TVA, etc. L'e-invoicing réduit considérablement ce risque, avec ses procédures automatisées d'une grande fiabilité.
De plus, l'acheminement des factures est beaucoup plus sûr, grâce à un suivi en temps réel et une traçabilité optimale.
Une validité juridique totale
Sur le plan juridique, les factures électroniques et papier sont équivalentes, dès lors qu'elles remplissent les critères suivants :
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L'authenticité de l'origine : l'identité du fournisseur doit être garantie.
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L'intégrité du contenu : le contenu de la facture ne doit avoir subi aucune modification.
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La lisibilité des données : les informations contenues dans la facture doivent être clairement lisibles, sur papier ou sur écran.
Avec PEPPOL, l'e-invoicing est d'ores et déjà la norme dans de nombreux pays européens, dont le Luxembourg et la Belgique, pour les transactions entre les entreprises et les pouvoirs publics. Un premier pas vers la généralisation de la facturation électronique pour les échanges B2B, qui permettra aux organisations de profiter pleinement de ses nombreux avantages.
