Choisir la bonne solution de dématérialisation est une tâche ardue. En effet, il n’existe pas de « bonne » solution dans l’absolu. Évidemment, la performance de la solution, la sécurité de l’infrastructure, le niveau d’automatisation apporté, son évolutivité, etc. doivent être des critères de choix fondamentaux, tout comme la pérennité et la capacité d’accompagnement du fournisseur.
Si ces critères sont requis, ils ne suffisent pas à garantir le succès du projet. La plateforme de dématérialisation devra répondre à l’ensemble du périmètre projet que vous aurez défini (type de factures traitées, format des écritures comptables, règles de validation, gestion des délégations, communication avec votre outil comptable et d’éventuels autres outils déjà en place...) et devra assurer l’atteinte des objectifs qualitatifs et quantitatifs que vous vous êtes fixés.
Afin de choisir la « bonne » solution, vous devez ici vous familiariser avec les fonctionnalités que vous êtes en droit d’attendre de ce type de solutions, car elles correspondent actuellement à l’état de l’art du marché.
Sur quels critères devez-vous vous baser ?
Une solution garantissant votre conformité
D’ici à janvier 2026, date annoncée de la fin de la facturation papier entre assujettis à la TVA, le format papier sera toujours utilisé par certaines organisations. L’un des éléments cruciaux pour réussir cette transition est le choix de sa plateforme pour la facture électronique pour à la fois être en mesure de recevoir et traiter pour quelques années encore les factures papier, mais aussi préparer le passage à la facture électronique dès maintenant et jusqu’au 1er janvier 2026.
Il est recommandé de s’équiper d’une solution en mesure d’assurer la captation et le traitement de factures de tous formats, d’uniformiser le process comptable et de garantir la conformité actuelle des procédures (PAF, copie fiable, archivage légal, etc.). Cette mutation doit pouvoir s’opérer en toute simplicité, rapidement et permettre aux entreprises de digitaliser et automatiser les processus de A à Z pour faire d’une obligation légale une opportunité. Par exemple, automatiser les factures avec Microsoft Business Central permet non seulement de se conformer à la législation, mais aussi de gagner en efficacité et en productivité dans la gestion comptable
L’interopérabilité naturelle et bidirectionnelle avec votre ERP ou logiciel comptable du marché
Une plateforme qui intègre nativement des passerelles avec votre outil comptable constitue un véritable gain de temps. Il s’agit aussi d’un prérequis pour assurer la cohérence des données dans l’ensemble du système d’information. Dans le cas où votre entreprise utilise un logiciel de dématérialisation des factures dans le cadre de sa comptabilité, la possibilité de développer simplement des connecteurs sur-mesure vous permettra de ne pas sacrifier cette interopérabilité.
Une capture omni-canal des documents
La solution que vous retiendrez devra être en mesure de capturer aussi bien des factures papier (via n’importe quel scanner ou multifonction) que dématérialisées (Factur-X, PDF, EDI, bureautiques, XML...) arrivant par tous les canaux existants : courrier, e-mail, mobile, FTP... Elle devra permettre de gérer tous les flux de factures de façon homogène et industrialisée.
Un système de reconnaissance des factures performant ne nécessitant pas de paramétrage et proposant un haut niveau d’automatisation
La qualité de la reconnaissance automatique des données permet de diminuer les interventions des collaborateurs de façon drastique, d’automatiser la réconciliation entre factures et bons de commande, d’automatiser les imputations comptables ou la détection de doublons. L’approche technologique proposée par l’éditeur, en étant capable de s’affranchir de paramétrages initiaux pour la reconnaissance, évite à l’entreprise d’intervenir à chaque fois qu’elle intègre un nouveau fournisseur, ou qu’un de ses fournisseurs change de format de facture (pas de « modèles »).
Des outils de recherche puissants et intuitifs
Les utilisateurs sont habitués à se servir de moteurs de recherche « Google-like », en texte intégral. Ils souhaitent retrouver cette souplesse dans une plateforme de dématérialisation des factures, afin de gagner du temps quand ils cherchent un document. La possibilité d’effectuer des recherches avancées en combinant plusieurs critères est aussi importante afin de répondre à certains besoins de reporting du service financier.
La mobilité
Si certains de vos utilisateurs sont mobiles, notamment ceux qui font partie du processus de validation des factures, ou travaillent parfois à domicile, la possibilité d’accéder à la plateforme via une application mobile sera un prérequis car véritable gains de temps (possibilité d’accéder à la recherche de documents ou à leur validation depuis tous types d’appareil, tels qu’une tablette ou un smartphone).
Des circuits de validation souples
Pour s’adapter aux règles de validation de l’entreprise et aux évolutions de ces dernières, le workflow (technologie permettant de définir les routes (ou circuits) de validation) doit être non seulement riche, mais aussi très facile à paramétrer (accessible aux utilisateurs sans aucune compétence technique ou informatique). Il doit aussi permettre la gestion de litiges fournisseurs, la mise en place de délégations ainsi que l’envoi de notifications par e-mail, pour répondre à différents cas de figure, alertes, rappels ou escalade.
Des outils de pilotage
Des tableaux de bord et un reporting bien conçus sont indispensables pour que le service comptable puisse suivre son activité en temps réel et mesurer l’évolution de sa performance.
Une traçabilité totale
La plateforme de dématérialisation doit être en mesure de suivre tout le cycle de vie des documents, de la création de la demande d’achat au paiement. Cette traçabilité permet notamment la conformité avec la réglementation concernant la piste d’audit fiable et constitue un outil utile pour la détection de fraudes.
Une solution unique pour la couverture de l’ensemble du processus Purchase-to-pay (P2P)
Afin de profiter de tous les avantages attendus dans le cadre d’un projet de dématérialisation, il est préférable d’opter pour une solution unique, couvrant tout le processus Purchase-to-pay (P2P). Il est fréquent qu’une entreprise dématérialisant ses factures efficacement souhaite aussi, dans la foulée, dématérialiser ses achats. Dans ce cas, l’utilisation de plusieurs solutions obligerait l’entreprise à mettre en œuvre des passerelles et ajouterait des coûts d’intégration. Une plateforme capable de traiter la totalité du processus, de l’achat au bon à payer des factures, sera non seulement plus rapide à mettre en œuvre et à accepter par les utilisateurs, mais assurera de plus une unité dans la gestion des référentiels comptables.
Privilégier la simplicité et l’intuitivité
Le déploiement de la solution doit être rapide, et la solution doit être facile à paramétrer, afin de s’adapter facilement aux évolutions des besoins de l’entreprise. Les workflows de validation des factures peuvent évoluer dans le temps pour suivre la croissance de l’entreprise, le développement de nouveaux circuits d’achat ou l’arrivée de nouveaux fournisseurs. L’aisance de paramétrage de ces workflows, qui ne nécessite pas de faire appel à un spécialiste, est ainsi un critère d’évolutivité et d’économie important.
Des attestations de conformité / des garanties de qualité de service
Une entreprise souhaitant mettre en place une solution de dématérialisation doit s’appuyer sur un partenaire fiable, qui propose toutes les garanties nécessaires pour instaurer une relation de confiance sur le long terme. Ce partenaire doit proposer au minimum cinq garanties :
- Des normes et certificats attestant de la conformité de la solution aux exigences de sécurité et de confidentialité du client.
- Un engagement sur la continuité de service.
- La possibilité de tester gratuitement la solution sans engagement, afin d’évaluer son adéquation aux besoins des comptables.
- Un accompagnement adapté, permettant à l’entreprise d’être autonome en quelques jours.
- Des garanties de réversibilité.
Cloud ou on-premise ?
L’augmentation exponentielle du télétravail a mis en évidence les bénéfices immédiats du cloud et des logiciels en mode SaaS. L’engouement pour le Cloud s’explique par :
- La facilité et rapidité de mise en œuvre.
- Les économies dues à l’absence d’investissement informatique pour mettre en œuvre le projet.
- Le développement des modèles de facturation à l’usage.
Ainsi, les logiciels Cloud s’alignent sur les trois exigences des directions financières en termes de comptabilité fournisseurs : la réactivité, la productivité des utilisateurs et l’agilité.
À court terme, l’entreprise qui choisit le mode Cloud pour dématérialiser ses processus comptables profite notamment de la rapidité de mise en œuvre propre à cette approche. Sur le long terme, ses comptables bénéficieront aussi d’une solution évoluant plus régulièrement et de manière transparente, ce qui leur permettra de rester alignés sur les meilleures pratiques de leur domaine.
Vers la réforme de la Facturation électronique
Au-delà des avantages certains qu'offre une plateforme de dématérialisation des factures, il s'agira bientôt d'une exigence pour les entreprises françaises. En effet, dans le cadre de la réforme de la Facturation électronique celles-ci auront un rôle central au sein du dispositif de facturation électronique et de transmission d’informations vers l’administration.
Les entreprises assujetties à la TVA devront avoir recours aux services d’une plateforme de dématérialisation pour la transmission et la réception de leurs factures électroniques et pour adresser certaines données de transactions et de paiement à l’administration.
Yooz : la référence pour la dématérialisation
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