Alors que la digitalisation des entreprises suit son cours, les directeurs financiers qui n’auraient pas encore franchi le pas de la dématérialisation des factures sont de plus en plus nombreux à l’envisager au cours des prochains mois. Toutefois, certaines entreprises françaises vivent cette évolution vers le numérique comme une contrainte et perdent parfois de vue ses bénéfices pourtant considérables.
La dématérialisation, bien plus que la numérisation
Une erreur fréquente est de réduire la dématérialisation à la numérisation, de n’y voir que l’opération consistant à scanner les factures entrantes pour pouvoir ensuite les transmettre et les classer plus aisément. Or, c’est beaucoup plus que cela !
Dématérialisation et numérisation : quelle différence ?
Numérisation et dématérialisation : deux mots qui sont souvent utilisés comme synonymes, alors qu'ils ont chacun une définition bien précise.
La numérisation désigne le processus de conversion d’un document physique en image numérique. En pratique, il s'agit d'utiliser un scanner ou un copieur multifonction pour prendre une "photographie” d'un document papier, qui sera ensuite enregistré au format PDF, JPG ou encore PNG.
La dématérialisation, quant à elle, consiste à convertir un document physique dans un format électronique qui peut être stocké, traité et transmis électroniquement. C'est un processus complet de transformation digitale, qui va au-delà de la simple capture d'image.
Grâce à l’Intelligence Artificielle, au Deep Learning et à des algorithmes de reconnaissance de caractère de plus en plus puissants et fiables, les éléments figurant sur la facture sont immédiatement extraits du document, identifiés et mis à la disposition du système d’information.
Avec la dématérialisation, le service financier bénéficie, dès la réception de la facture, d’une information exploitable, le plus souvent présentée dans des formats compatibles avec ses différents outils de comptabilité, de gestion de trésorerie, de reporting, etc., ainsi qu’avec la plupart des ERP du marché.
Elle va donc beaucoup plus loin que la numérisation, qui revient à créer une copie numérique d'un document physique. D'ailleurs, les entreprises tendent de plus en plus vers une "dématérialisation native", dans laquelle les documents reçus sont déjà au format numérique et où l'ensemble des processus sont dématérialisés.
Dématérialisation des factures : que dit la loi ?
En 2010, la directive européenne 2010/45/UE a ouvert la voie à la dématérialisation des factures, en proposant trois modalités de facturation possibles :
-
Un PDF simple, accompagné de contrôles permanents et documentés permettant d’établir une piste d'audit fiable.
-
Un PDF doté d'une signature électronique avancée.
-
L'échange de données informatisées (EDI).
Par ailleurs, le décret du 5 décembre 2016 a entériné le concept de "copie fiable", dont la valeur équivaut au document original. La production de copies fiables en remplacement des originaux est d'ailleurs autorisée par l'arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier.
Toutefois, la loi prévoit certaines conditions à remplir :
-
La facture dématérialisée doit garantir une reproduction à l’identique de l'originale.
-
L’archivage électronique de la facture doit être documenté par des contrôles internes.
-
La disponibilité et la lisibilité du document doivent être garantis pendant les durées de conservation fiscale et légale, qui sont respectivement de 6 ans et 10 ans.
-
Enfin, la conservation de la facture au format PDF doit être complétée par une empreinte numérique, une signature électronique RGS ou un autre mécanisme de sécurité équivalent.
Dématérialisation des factures et facturation électronique : pour quelle entreprise ?
Avec l’avènement de la facture électronique, toutes les entreprises assujetties à la TVA vont devoir mettre en place des solutions de dématérialisation.
Depuis le 1er janvier 2021, les factures adressées au secteur public doivent obligatoirement être transmises électroniquement, en passant par le portail Chorus Pro.
Cette obligation sera bientôt étendue à toutes les entreprises françaises assujettis à la TVA, pour les transactions entre professionnels (B2B), dans le cadre de la réforme de la Facturation Electronique.
L'obligation d’émission des factures sous forme électronique et de e-reporting s'appliquera progressivement aux entreprises de toutes tailles :
-
Dès le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
-
À partir du 1er septembre 2027 pour les TPE, PME et micro-entreprises.
Des gains de productivité considérables
Pour le directeur financier, les conséquences premières sont des gains de productivité immédiats et importants.
En éliminant la saisie des factures, la dématérialisation libère non seulement les collaborateurs d’une tâche chronophage et rébarbative, mais aussi du traitement des nombreux retards et litiges imputables aux inévitables erreurs manuelles. Les coûts inhérents au stockage, à la recherche et à la perte des documents papiers, ainsi que leur impact environnemental, sont aussi réduits.
Enfin, la fluidification et l’automatisation des processus de validation et de contrôle sur l’ensemble de la chaîne « Purchase-to-Pay » (P2P), de la demande d’achat au paiement, démultiplie encore ces bénéfices grâce à une meilleure traçabilité des échanges. La durée du cycle de traitement des documents peut diminuer drastiquement et les coûts de gestion peuvent être réduits de 80 %.
En dématérialisant et en industrialisant son processus P2P, le DAF est ainsi en mesure de dégager des moyens humains et financiers significatifs, que ce soit pour absorber la croissance de l’activité à ressources constantes, mobiliser ses équipes sur des projets de transformation ou les affecter à des tâches à plus forte valeur ajoutée, d’analyse, de conseil client ou de prospective.
Pour les collaborateurs, la dématérialisation et l’automatisation ne sont donc pas des ennemies mais, au contraire, des alliées qui peuvent rendre leur travail plus stimulant et épanouissant (ce qui, dans un contexte de raréfaction des compétences, est loin d’être anecdotique).
Une grande richesse fonctionnelle
Grâce à leur grande richesse fonctionnelle et à une innovation constante fondée sur l’expérience cumulée de milliers d’entreprises utilisatrices, ces gains ne font que s’accroître car les solutions de dématérialisation les plus avancées minimisent toujours davantage le nombre de situations nécessitant malgré tout une intervention manuelle.
Ces logiciels sont par exemple capables de traiter les multiples taux de TVA ou les opérations internationales en différentes devises. Idéalement, elles gèrent aussi les factures électroniques reçues via d’autres canaux (EDI, mail…), ce qui permet d’en consolider et d’en unifier le traitement.
Technologiquement, les solutions les plus modernes, basées sur les technologies standard du cloud, s’intègrent de façon naturelle aux outils de l’entreprise (GED, CRM…). Cela permet notamment l’échange de données telles que les référentiels comptables (fournisseurs, plan de comptes, commandes, plan analytique…), les données utilisateurs (Active Directory) et les informations d’achats (catalogues, commandes, budgets…). Ces interconnexions offrent autant de voies supplémentaires pour repenser, automatiser et accélérer les processus métier.
Des outils faciles à prendre en main
En dépit de l’étendue de ces possibilités, les solutions de dématérialisation actuelles s’attachent à maintenir une grande simplicité d’utilisation, ce qui les rend particulièrement attrayantes pour les utilisateurs finaux et contribue largement à balayer leurs réticences au changement.
Intuitifs, conviviaux, faciles à prendre en main et disponibles en mobilité, les outils de gestion des factures dématérialisées ne nécessitent pratiquement aucune formation. Les collaborateurs sont presque immédiatement opérationnels et le retour sur investissement commence dès le premier jour.
En outre, les logiciels de dématérialisation des factures en mode Saas (Software as a Service) permettent aux utilisateurs de traiter, d'enregistrer et de classer leurs documents en quelques clics, à partir de n’importe quel ordinateur ou appareil connecté à internet. De quoi simplifier davantage leur utilisation, tout en favorisant leur adoption par l’ensemble des collaborateurs.
Sécurité et conformité
Enfin, la dématérialisation est un gage indéniable de sécurité et également de conformité, grâce à la traçabilité des échanges, mentionnée plus haut.
De plus, une bonne solution de dématérialisation permet d’obtenir une piste d’audit fiable (PAF), grâce à laquelle l’entreprise peut démontrer à l’Administration Fiscale la réalité économique de l’opération facturée, et de l’archivage légal à valeur probante, qui permet de préserver l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité des factures durant les 6 années minimum de leur conservation.
Autre dimension clé de la sécurité : la lutte contre la fraude. Alors que la crise et l’explosion des transactions à distance créent un environnement de risque propice aux escroqueries en tous genres, des algorithmes d’analyse des factures dématérialisées permettent de repérer les mouvements anormaux, les données incohérentes, les doublons suspects, les documents contrefaits et tous les signes de fraudes éventuelles, de manière à pouvoir y faire face de façon précoce et efficace.
Certaines solutions de dématérialisation des factures telles que Yooz vont même plus loin, en devenant PDP à l’horizon 2026 et en devenant ainsi une solution de facture électronique immatriculée par l’Etat.
Un moyen de limiter l’impact écologique des factures
C'est un fait : l'industrie du papier est particulièrement gourmande en ressources. Pour produire 1 tonne de papier, il faut 4000 litres d’eau et l’équivalent de 2 à 3 tonnes de bois. Sachant qu'un Français consomme 3 ramettes de papier par mois en moyenne, l'impact environnemental est considérable !
D'autant plus que l'industrie papetière utilise de nombreuses substances chimiques polluantes dans ses processus de fabrication. C'est le cas des colles, des résines, des produits pour dissoudre la lignine du bois, des agents de décoloration ou encore des agents d'égouttage. Il faut ajouter à cela l'impact écologique de l'expédition des documents papier par courrier.
Dématérialiser ses factures est donc un geste efficace pour limiter son impact environnemental. En effet, il est possible de réduire considérablement l'utilisation du papier dans une entreprise (à défaut de le supprimer totalement) grâce à une solution de gestion dématérialisée.
De plus, selon une étude de l’AIS (Association for Information Systems), le bilan carbone d'une facture électronique serait 63 % inférieur à celui de son équivalent papier.
Une opportunité pour faire évoluer le rôle de la fonction finance
Grâce à la dématérialisation, le DAF a donc la possibilité de remettre entièrement à plat le fonctionnement de son organisation puisqu’il dispose à la fois d’une information de meilleure qualité et de davantage de temps pour la traiter.
Au carrefour de tous les flux financiers de l’entreprise, il en possède désormais une vue globale et en temps réel, et il peut produire des indicateurs de performance (KPI) qui reflètent exactement la situation de l’entreprise à l’instant t.
Le DAF peut faire évoluer son organisation en prenant un rôle davantage tourné vers le pilotage et l’accompagnement des métiers au service de la stratégie.
Gains de productivité, conformité légale, réduction de l'empreinte carbone... La dématérialisation offre de nombreux avantages ! À condition de s'appuyer sur une plateforme de gestion des factures faciles à prendre en main, avec des fonctionnalités adaptées aux besoins de votre entreprise. Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages liés à la mise en place d'un projet de dématérialisation de factures ?
