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La próxima vez que se siente en un restaurante, tome un minuto y observe todos los pequeños detalles que hacen de su comida una experiencia. El comensal se sentará y el huésped le dará la carta, un camarero le informará de los platos del día y quizás le recomiende una bebida, y un camarero le traerá agua. A continuación, el camarero colabora con el personal de cocina para garantizar que los platos de su grupo lleguen en el orden correcto y al comensal correcto. En algún momento pagas la cuenta y sales, y el ciclo se repite con otra persona.
Esto es lo que se ve. Sin embargo, tras bastidores, cientos de piezas tienen que encajar para que este proceso funcione y para que el propio restaurante siga operando. Los detalles que conllevan la gestión de un negocio de hostelería están en gran parte ocultos a los ojos de los comensales. El mero hecho de hacer un seguimiento diario de los costes de inventario, de mano de obra, de productos y de asegurarse de que los proveedores estén contentos son cruciales para sobrevivir y prosperar en un sector definido por unos márgenes muy estrechos. Gracias al uso de la gestión de compras, los restaurantes tienen más posibilidades de obtener ganancias debidas a la venta de comida y de bebidas.
Dicho esto, los restaurantes operan bajo ciertas condiciones y se enfrentan a desafíos diarios que son únicos en su sector. Van desde hacer malabares con un inventario extremadamente susceptibles al tiempo, gastos que varían de un mes a otro, facturas de muchos proveedores que esperan un pago rápido, hasta el pago correcto de una plantilla de empleados, algunos de los cuales dependen de las propinas como parte de sus ingresos. Estos son sólo algunos de los factores que hacen que la contabilidad y gestión de compras de los restaurantes sea completamente único.
La contabilidad de los restaurantes en detalle
La contabilidad, y el flujo de trabajo de las cuentas por pagar en particular, dejan poco tiempo para mantener los libros contables y poco espacio para los errores. Esto es cierto tanto si se trata de un único establecimiento de restauración como si se trata de una franquicia de comida rápida con docenas o incluso centenares de sitios repartidos por una amplia zona geográfica, incluyendo puntos de venta internacionales.
El sector de la hostelería y servicio tiene que hacer un seguimiento minucioso de los costes, las entradas y las salidas, de manera diaria, y también necesita mantener la comunicación en todos los aspectos de sus operaciones, desde el de la provisión de productos hasta el de la entrega, además de gestionar sus propiedades y su personal. Tanto si se trata de servir bocadillos a los clientes con prisas, como de empaquetar la comida para su entrega o de emplatar cuidadosamente las verduras autóctonas para un plato especial, hay un ingrediente del que nadie debería prescindir: una plataforma de cuentas por pagar personalizable y fácil de usar que ayude a gestionar las compras y controlar lo que los restaurantes pueden ofrecer.
La automatización de las cuentas por pagar bien hecha agilizará la compleja carga de trabajo de un restaurante. Permite a los usuarios ahorrar costes y residuos innecesarios, evitar errores y retrasos, y mejorar las comunicaciones, desde los proveedores hasta el personal y desde la compra hasta el pago.
Cómo la automatización de cuentas por pagar garantiza un restaurante bien abastecido
Empecemos por mantener la cocina abastecida. La gestión de las relaciones con los proveedores es una ciencia y un arte para cualquier negocio, pero dirigir un restaurante, por no hablar de varios locales, da un nuevo significado al término "justo a tiempo". Los ingredientes, los productos frescos y perecederos o los productos secos y congelados tienen que entregarse y reponerse a diario según un calendario que a menudo funciona como un reloj.
Las entregas llegan nada más empezar el día, mucho antes de que aparezcan los primeros clientes. Hay que contarlas y contabilizarlas para que estén listas para el servicio de comidas. Perder una entrega clave de uno de los muchos proveedores no es una opción, ya que a los clientes no les gustará saber que no hay pan, pimientos, tortillas, arroces u otros productos básicos. Una interrupción en esta delicada cadena de suministro - un producto menos - puede causar estragos en la disponibilidad de los productos del menú diario o materias y, por ende, en las cifras de ventas previstas para el día.
Del mismo modo, los proveedores trabajan con márgenes de tiempo crítico, por lo que les encanta que se les pague a tiempo de forma consistente y, obviamente, sin errores ni retrasos. Lo ideal es que puedan conocer inmediatamente el estado de sus facturas y odian que se les dé largas cuando tienen preguntas.
Este es el complejo círculo de la gestión de compras de cualquier restaurante.
La contabilidad y gestión de los restaurantes gira en torno a mantener contentos a los proveedores
Responder a las consultas de los proveedores puede consumir un tiempo precioso cuando el personal de contabilidad debería estar haciendo otra cosa, por ejemplo, buscar proveedores para los codiciados artículos de temporada o calcular los costes primarios, que son las métricas clave para cualquier restaurante. Por lo tanto, ambas partes de estas transacciones B2B que se producen regularmente tienen un interés compartido en que las cosas funcionen lo mejor posible. Una visibilidad óptima mejora la gestión financiera y hace felices a los proveedores.
El flujo de trabajo de las cuentas por pagar para los restaurantes es diferente por otra razón. Más allá de la danza cotidiana para pedir la cantidad adecuada de suministros, tener suficientes ingredientes a mano y pagarlos a tiempo, los restaurantes también necesitan realizar un análisis financiero detallado a diario. Ahí es donde los datos de las órdenes de compra y las facturas en tiempo real son fundamentales.
Una cantidad similar de información detallada es necesaria para hacer las cuentas de resultados semanales. Esto ayuda a un restaurante familiar de la misma manera que a una marca global con muchas franquicias; ambos necesitan saber si están ganando dinero y les permite tomar medidas correctivas, como ajustar los precios de un menú o cambiar a ingredientes más baratos.
Capture todas las facturas con la contabilidad de restaurantes más avanzada
Una plataforma inteligente para la automatización de Cuentas por puede afrontar todos los desafíos mencionados anteriormente, incluyendo mantener a todos en el conocimiento, desde el chef hasta el gerente a la función financiera centralizada en una organización más grande. Una solución basada en la nube como Yooz tratará todas las preocupaciones específicas del sector de la restauración, gestionando todo el flujo de trabajo desde la compra hasta el pago de una forma segura y escalable que crece junto con el volumen de un restaurante y la red de proveedores. Examinemos algunas formas de hacerlo.
Comienza con la captura. El primer paso en el flujo de trabajo de las cuentas por pagar sigue siendo, con demasiada frecuencia, en papel, con facturas y recibos de entrega que vienen en todas las formas y tamaños, tales como un documento con una oreja en la parte superior de las cajas de productos. Todo ello en un periodo en el que el tiempo - hasta el minuto - marca la diferencia.
Normalmente, en otros sectores o incluso en organizaciones de restauración de mayor volumen, hay un departamento financiero con un equipo de cuentas por pagar que se ocupa de estos documentos, introduciendo las facturas en su sistema de contabilidad lo más rápidamente posible, comparando día a día los artículos entregados con los pedidos y asegurándose de que no se incumplen las fechas de vencimiento. En las organizaciones de restaurantes más pequeñas, esta persona normalmente es el propio gerente o propietario, y todo el proceso de cuentas por pagar es sólo una de las muchas tareas. En otras palabras, un montón de papeles y la introducción manual de datos aumentan el riesgo de omitir facturas, de equivocarse en los detalles o de no detectar un error por parte del proveedor.
Por qué todos los chefs deberían utilizar el aprendizaje automático para su flujo de trabajo de Cuentas a pagar
En cambio, la automatización de las cuentas a pagar captura correctamente la gran mayoría de las facturas, independientemente de su formato. Las facturas en papel, los faxes y/o los archivos adjuntos de correo electrónico se ingieren y el proceso pasa automáticamente a la extracción de datos. En el caso de Yooz, el sistema tiene la ventaja de haber visto decenas de millones de facturas de decenas de miles de empresas y proveedores de una gran variedad de sectores, por lo que la plataforma reconocerá con precisión casi cualquier documento.
El reconocimiento óptico de caracteres y una gran dosis de inteligencia artificial son capaces de dar sentido a lo que hay en una factura de 200 panes o 15 filetes de salmón. Los algoritmos de aprendizaje automático extraen toda la información relevante, codifican correctamente la factura e incluso la comparan con las órdenes de compra existentes si están en el sistema.
Y lo mejor, el software aprende constantemente a medida que ve más facturas y apenas requiere intervención humana. Piénsalo así: deja que los robots se encarguen de las tareas repetitivas de tu back office, para que los humanos puedan centrarse en el almacén, la cocina y la sala de ventas. ¿Y si el papel adjunto a los productos se mancha o se rompe? No te preocupes, ¡el formato electrónico no tiene ese problema!
No hay ofertas especiales no deseadas: La gestión de compras para restaurantes basada en la automatización reduce los errores
El sistema marcará automáticamente las excepciones para que sean revisadas por personas o avanzará todas las facturas que se registren para su aprobación. La personalización es clave aquí para acomodar las necesidades individuales de un restaurante en función de factores como el número de sus locales o incluso el tipo de comida que sirve.
Gracias a las reglas de flujo de trabajo inteligentes y personalizables que cualquier negocio puede ajustar a su propio gusto, las facturas que tienen que ver con la comida pueden ser enrutadas y aprobadas por el chef, mientras que los artículos de gran volumen o de alto precio irán automáticamente al equipo de finanzas, al director general o incluso al director financiero. Las facturas también se pueden enrutar según una división regional o en función de configuraciones especiales, como los locales exclusivos del aeropuerto o los nuevos establecimientos.
Las facturas también pueden dirigirse según una división regional o en función de configuraciones especiales, como lugares exclusivos del aeropuerto o nuevos establecimientos. Además, cuando se dispone de una plataforma basada en la nube, la revisión y la aprobación pueden realizarse desde cualquier lugar y en cualquier momento. Todo lo que necesita es un navegador o un dispositivo móvil.
No pierda nunca la pista con la contabilidad de los restaurantes en la nube
Como todos los documentos están indexados y almacenados en la nube, ninguna factura corre el riesgo de perderse y puede abrirse en cualquier momento y lugar. Los empleados pueden estar de viaje, trabajando en un lugar diferente, en una zona horaria distinta: la automatización de Cuentas por pagar basada en la nube les permite realizar el "papeleo" digital lo más rápidamente posible.
Los permisos de acceso a los documentos son igualmente flexibles y adaptables, por lo que cuando una organización crece o el personal cambia, puede estar seguro de que las personas adecuadas recibirán las facturas correctas para acelerar el proceso. En resumen, la automatización de Cuentas por pagar no pone límites a la creatividad del personal de Cuentas por pagar o del propietario de un restaurante individual para cortar el flujo de trabajo a su gusto.
Pedido corto: Cómo los restaurantes pueden ahorrar en costes de procesamiento
Además, los archivadores o los costes de almacenamiento son cosa del pasado, y la información en tiempo real facilita el cálculo del coste de las mercancías vendidas, crucial para cualquier negocio de restauración. Hablando de costes, la automatización de las cuentas por pagar reduce los costes de procesamiento por factura en un 80% y puede reducir el tiempo del ciclo a horas, lo que permite a los restaurantes pagar las facturas el mismo día. Esto permite aprovechar todos los descuentos por pronto pago y evitar la morosidad, incluso si se opera en un entorno con muchos proveedores como el de la hostelería. Y lo que es mejor, los pagos puntuales ayudan a mantener una buena relación con todos los proveedores.
Una vez que se haya liberado del desorden de un proceso basado en el papel, la configuración y ejecución de los pagos debería ser lo siguiente en su lista. Merece la pena repetir que los restaurantes necesitan proveedores fiables y que pagarles siempre a tiempo es crucial.
Lo mismo ocurre con las nóminas. A diferencia de otros sectores, los restaurantes, con sus camareros, cocineros y demás personal, tienen que contabilizar adecuadamente las propinas al hacer la nómina, a menudo al final del día en lugar de los ciclos de pago quincenales o mensuales. Por lo tanto, reunir toda esa información en un solo sistema con la misma interfaz intuitiva ayuda a agilizar las cosas y garantiza que el personal reciba su paga de manera oportuna y coherente.
De la granja a la mesa pivotante: Cómo los restaurantes pueden vigilar sus métricas clave
La última parte del flujo de trabajo de automatización de Cuentas por pagar es también muy relevante para tener éxito como negocio de hostelería. Llevar una contabilidad detallada está bien, pero sólo vale la pena si se puede dar sentido fácilmente a las facturas y otros documentos financieros que se acumulan rápidamente. También hay una solución para este problema. Exportar los datos de las facturas y los pagos a un software financiero o a un sistema ERP ayuda a conciliar los libros casi al instante, en lugar de tener que batallar con las hojas de cálculo después de un largo turno en la cocina. La creación de un informe financiero o de auditoría se simplifica finalmente.
Además, cuando se implanta una plataforma de automatización moderna, ésta se integra perfectamente con la mayoría de los paquetes de contabilidad o ERP que funcionan en su establecimiento. Yooz, por ejemplo, se conecta con más de 250 paquetes de software de este tipo que sirven a negocios pequeños de un solo local, así como a marcas de franquicias globales.
Receta para el éxito: Se trata de hacer buena comida, no de preocuparse por si los productos llegan
Los resultados de esta integración son tangibles. Disponer de información actualizada inmediatamente crea lo que nos gusta llamar inteligencia financiera. Ofrece un valor añadido a muchas tareas de forma casi instantánea. Ofrece a los restaurantes un potente panel de control todo en uno para hacer un seguimiento de sus gastos en categorías de stock clave como la comida, la bebida, el alquiler y la mano de obra. Además, les permite vigilar su flujo de caja, su productividad general y muchas otras métricas.
Dirigir un restaurante, después de todo, debería consistir en deleitar a los clientes con la comida, no en preocuparse por la facturación y la contabilidad. Hay una receta para hacerlo bien, y todos los ingredientes están disponibles. Por qué no posicionar su negocio para el crecimiento y consentimiento a la automatización le ayude con la gestión de compras, todo para empezar a ahorrar mientras se cocina.
