Cuando se habla de trabajo manual, es poco común pensar en la contabilidad. Si bien, así es como han realizado su trabajo los departamentos financieros hasta el inicio de la era digital en la que estamos inmersos. Es más, muchas empresas todavía no han dado el paso hacia la digitalización de facturas y siguen gestionando sus datos financieros de forma manual; un método que, aunque haya funcionado, sabemos que tiene sus límites. Uno de ellos es el hecho de que las facturas de proveedor llegan a los departamentos de administración de diferentes formas y en cualquier formato y esto dificulta su lectura, su importación, etc.
Las facturas de proveedor y de ventas a clientes, los abonos, etc. son documentos de la administración de la empresa clave para la contabilidad. El procesamiento de las facturas de proveedor se realiza en diferentes fases: introducción de datos en el diario correspondiente, comprobación de importes, archivado en la carpeta de destino, impresión y envío de documentos. Es indiscutible que la integración de las facturas de proveedor implica una enorme inversión de tiempo y esfuerzo, no solo humano sino también financiero, además de resultar un trabajo repetitivo.
A esto hay que añadir que el usuario que introduce los datos debe conocer a la perfección la gestión de la información financiera para que no haya ningún error en la contabilidad.
Es por esto que es necesario apoyarse en las nuevas tecnologías para digitalizar y automatizar el procesamietno de las facturas proveedor.
La importancia de la precisión al momento de integrar datos de las facturas de proveedor
Las empresas necesitan contar con registros financieros precisos y con datos en tiempo real para que la revisión de sus cuentas resulte rápida y sencilla y asi poder accionar fácilmente a la hora de realizar el balance general de final de ejercicio.
También puede ocurrir que una asesoría o despacho tenga que recuperar uno o varios datos financieros a lo largo del año: facturas de proveedores para ajustar un ciclo de facturación, órdenes de compra para determinar un inventario, el importe y detalle de una operación para examinar las carpetas de incidencias o, incluso, el historial de flujos financieros para conocer el estado de salud financiera de la empresa.
Como vemos, son varios los motivos que llevan a recurrir a los datos financieros ya introducidos, ya sea por iniciativa de la propia empresa o que así lo solicite un tercero.
La tarea se puede realizar correctamente por la profesionalidad del equipo financiero, pero, también es cierto que se dedica una cantidad enorme de tiempo a al registro manual de los datos de las facturas, a expensas de tareas de más valor añadido y que puede aportar muchos errores humanos al ingreso del dato de cada factura de proveedor. De media, se necesita de 3 a 5 semanas para procesar una factura, y eso, si todo va bien. Pero basta un error insignificante de registro para que todo el proceso quede interrumpido.
De pronto, surgen demoras en los pagos, discusiones tensas con los proveedores, largas búsquedas para encontrar errores en los importes o el origen de un problema, los documentos se pierden porque no están adjuntos a su orden de compra y hay que volver a generarlos; todos estos son aspectos que llevan a retrasos en el procesamiento de facturas de proveedor, desde su llegada hasta su pago y que puede también implicar un paquete de sanciones (jurídicas, impositivas, etc).
Ante esto, conviene pensar en un método diferente que permita una lectura más ágil de las facturas más allá de su formato y consolidar la pista de auditoría de la gestión financiera de la empresa.
En consecuencia, ¿se puede prescindir de la integración manual de facturas y automatizar todo el proceso con un solo clic en un botón? Sin lugar a duda, la respuesta es sí. Hoy en día, esto es posible gracias a un software flexible, intuitivo y fiable para automatizar el procesamiento de facturas, y en el que intervienen tres tecnologías avanzadas: el reconocimiento óptico de caracteres, la inteligencia artificial y la automatización.
La combinación de 3 tecnologías inteligentes en la digitalización de facturas y así obtener datos en tiempo real
La tecnología OCR: de la imagen al dato
El reconocimiento óptico de caracteres (u OCR, del inglés Optical Character Recognition) consiste en identificar texto impreso en imágenes, extraer los caracteres y convertirlos a formato digital (documento PDF, por ejemplo). Con los algoritmos actuales, en los que se utilizan métodos visuales y semánticos, el porcentaje de reconocimiento es superior al 98 %, y cuanto más se utiliza este tipo de visualizador, más precisos son.
Una vez escaneadas las facturas, gracias a la tecnología OCR se pueden extraer los datos de cada línea de forma automática y a su vez adjuntar la factura al la información extraída. Con ello, se evita tener que introducirlos manualmente y, de esta forma, los casi inevitables errores de los usuarios encargados de introducir dichos datos.
La tecnología OCR hace que sea posible capturar datos de varios orígenes (correo electrónico, documentos en papel…), así como a través de programas informáticos integrados (software de contabilidad, software de finance, ERP, CRM, etc.).
Los resultados son impresionantes y permiten una gran optimización al momento de importar facturas de proveedor y agilizar su procesamiento para cualquier tipo de usuario. Sin embargo, hay que conocer el paso siguiente que podemos dar en el camino hacia la eficiencia en el procesamiento de facturas de proveedor.
La inteligencia artificial: del dato a la información
En la fase de reconocimiento de caracteres, el procesamiento digital y autónomo de facturas no es del todo completo por sí solo. Así, la captura de una única secuencia de cifras puede corresponder a un número de teléfono, a un número de identificación, al código IVA o al importe de una factura de proveedores.
Aquí es donde interviene la inteligencia artificial (IA), que es capaz de interpretar esos datos e importes y darles un sentido. De esta forma se puede identificar la entidad del dato introducido en la factura de proveedor y dar acceso a la automatización del proceso. Al recibir millones de facturas, una solución de automatización independiente y eficaz es capaz de reconocer todos los campos que conforman un documento (proveedor, fecha de compra o venta, número de pedido, referencias, importes...) sin intervención manual.
Por lo que, un OCR y a la IA, nos podrá proporcionar el pasaje de la factura de proveedor en papel a un listado de información totalmente completa, identificada y registrada. Además, este tipo de tecnologías aportan datos como las facturas pendientes de pago, las facturas pendientes de facturar, las facturas de proveedor listas para pagar, entre otros, y se podrán configurar según las necesidades de cada empresa.
La automatización en el procesamiento de facturas: de la información a la eficacia
Queda la última fase del proceso de digitalización de facturas de una empresa: automatizar el proceso de interpretación de la información para obtener datos en tiempo real.
Esto es posible gracias a unas de las técnicas de inteligencia artificial sumamente avanzada: el machine learning, o aprendizaje automático, que utiliza el cálculo de probabilidades y datos estadísticos para identificar asientos sin programación explícita.
Al recuperar e identificar de esta forma las características del dato como el de la cuenta de la empresa, con las soluciones de automatización se pueden asociar las facturas a los pedidos y adjuntar la factura a su orden de compra. Por otro lado, se puede identificar importes dudosos, resaltar excepciones o errores en los importes de IVA, seleccionar la imputación apropiada, crear el documento correspondiente y transferir los datos a la aplicación de gestión, como el ERP, de la empresa y enviar notificaciones a las personas implicadas para, por ejemplo, que se apruebe una operación que supere un cierto importe.
La automatización de dichos procesos se configura en la herramienta para reflejar las reglas de gestión de la empresa y no tener que recurrir a la intervención del usuario a no ser que sea expresamente necesario. De esta forma, la codificación de facturas se puede personalizar con facilidad y con un alto nivel de seguridad.
Pero ¿qué ocurre con la versión original en papel de la factura? Al contar con una copia digital que se puede archivar en el sistema para conservarla por todo el tiempo que sea necesario y cuyo valor legal sigue siendo el mismo, se ahorra espacio físico para guardar documentos en papel.
Las ventajas de la digitalización de facturas: productividad, control y anticipación
Al utilizar conjuntamente la tecnología OCR, la IA y la automatización, la gestión manual de facturas se sustituye por un procesamiento digital fiable, seguro y sumamente eficaz de documentos administrativos.
Entre las principales ventajas de la digitalización de facturas de proveedor, el primer lugar lo ocuparía el notable incremento de la productividad. Gracias a la automatización de procesos, los usuarios se liberan de la fastidiosa tarea de tener que introducir los datos de forma manual, que, además, no aporta ningún valor añadido. De esta forma, se pueden dedicar a la gestión de un mayor volumen de documentos, limitar los retrasos e identificar con mayor rapidez incidencias debidas a errores en la entrada de datos.
A esto hay que añadir la reducción de costes, al ahorrar espacio físico y tiempo a la hora de almacenar y buscar los documentos en papel, con lo que se evita también posibles extravíos, pérdidas o deterioros. En total, se estima que la duración del ciclo de procesamiento de documentos disminuye considerablemente y los gastos de gestión se reducen en un 80 %.
La segunda principal ventaja del avance en los métodos de digitalización de los documentos financieros para una asesoría contable o el departamento financiero de una empresa es la posibilidad de ampliar su oferta de servicios y su competitividad así como también, el tener la capacidad de acceder a datos contables en tiempo real para la toma de decisiones informadas.
De hecho, al liberarse de tareas secundarias, el personal de la empresa dispone de indicadores más completos, de alertas más rápidas y de cifras más fiables para gestionar y optimizar los recursos. Asistimos así a una auténtica transformación de las distintas partes implicadas ante los principales interlocutores de su empresa.
Por último, otra gran ventaja de cumplir de antemano con la ley relativa al uso generalizado de la facturación electrónica a efectos del IVA es la fiabilidad y el rigor que se obtiene con este nuevo sistema.
Así, la empresa demuestra su compromiso de transparencia en relación con la Agencia Tributaria, al tiempo que aumenta su atractivo e interés para otros agentes del mercado al posicionarse como un referente. Por otro lado, la empresa también demuestra encabezar la carrera hacia la Transformación Digital, empezando por este proceso de las factuas de proveedor que su forma manual resulta anacrónica y expone a la empresa a diversos riesgos.
